Discussion :

[rico the hobbit]

Bonjour à la communauté,

J'aurais souhaité avoir des éclairages sur l'utilisation d'Excel dans le cadre de mon travail. Mon institution met en place un listing des usagers qui doit servir à orienter les personnes vers les professionnels référents.

Etant un utilisateur averti de l'outil informatique par rapport à mes collègues, je touche un peu à la programmation sous html, php et mysql, l'institution me délègue le rôle de coordonner la mise en place d'un outil efficace. Personnellement, j'aurais préféré l'utilisation de véritables outils de gestion de bases de données (sql ou autre) pour ce type de travail mais comme le service informatique ne veut pas intervenir, on doit faire avec les moyens du bord c'est à dire avec Excel...

Le listing des usagers est un tableau Excel comprenant : le nom, prénom, âge, adresse et travailleur référent. Seules les secrétaires peuvent éditer ce tableau. Les travailleurs référents ne peuvent que le consulter.

A présent, l'institution nous demande de quantifier, qualifier notre charge de travail avec par exemple : le nombre de rendez-vous, d'appels téléphoniques, réunions, etc. Toutefois, l'institution ne nous donne pas les moyens de quantifier, c'est à nous de trouver les outils adaptés.

Mon idée est de partir du listing des usagers, d'y extraire dans un fichier Excel indépendant les noms, prénoms et adresses des usagers pour chaque travailleur référent. Chaque travailleur référent aurait son propre fichier Excel où il pourrait quantifier son travail à partir de sa propre liste des usagers. Enfin, pour l'institution, un autre fichier Excel pourrait rassembler les différentes statistiques de chaque fichier des travailleurs référents.

Evidemment, il faudrait que les données soient automatiquement actualisées. Si un nouvel usager est entré par la secrétaire dans le listing des usagers, il faudrait qu'il puisse apparaître dans le fichier du travailleur référent. Si chaque semaine, chaque travailleur référent remplit sa charge de travail, il faudrait que les statistiques s'actualisent.

N'ayant jamais vraiment mis le nez dans le moteur d'Excel, je ne sais pas trop à l'heure actuelle ce que je peux faire pour mettre en place cette structure au sein de mon institution. Pourriez-vous m'aider à y voir plus clair sur les possibilités d'Excel ?

[Maxence HUBICHE]

tu dis : "le service informatique ne veut pas intervenir", mais, au risque d'être lourd (si si ! je le suis parfois )

• ils ne peuvent pas tout simplement te créer une base de données et te donner les droit en admin dessu ? (sans les droits sur le server s'entend...)
• ils autorisent l'usage d'Access ?

[rico the hobbit]

Le service informatique n'utilise qu'un seul logiciel (PERCEVAL) qui ne répond pas à nos besoins et ils refusent toute autre application. Du coup, le lien entre les deux services ne peut se faire...

Ils n'autorisent pas Access, ni d'ailleurs l'utilisation d'Excel mais il faut bien avancer. Du coup, on doit gérer avec Word, Excel et Outlook.

Merci pour tes remarques !

[Maxence HUBICHE]

ok...
Autres remarques
1- Est-ce que "l'institution" ou le "service" qui en fait la demande a un budget pour cela, et as-tu entendu parler du cloud Microsoft ?
Cette solution te permettrait de créer une base et/ou un site web tout en payat seulement un service. Un genre d'abonnement quoi.

Sinon, tu dis que le SI ne permet pas Excel, mais que vous l'utilisez quand même. Est-ce que, sur le même principe tu ne pourrais pas installer Access QUE pour toi ? Après, il suffit de diffuser le Runtime Access (gratuit) pour que tes utilisateurs exploitent ce que tu as fait.
Mais, au moins, tu aurais une vraie Bdd, parce que, même si c'est "réalisable" avec Excel, ce que tu veux faire, en gros, c'est une gestion de bases de données avec un tableur, alors, comme j'ai l'habitude de dire... on peut aussi faire du dessin avec Word si on veut... c'est aussi facile que de faire de la gestion de données avec Excel

[rico the hobbit]

ok...
Autres remarques
1- Est-ce que "l'institution" ou le "service" qui en fait la demande a un budget pour cela, et as-tu entendu parler du cloud Microsoft ?
Cette solution te permettrait de créer une base et/ou un site web tout en payat seulement un service. Un genre d'abonnement quoi.

Budget : 0 € On fait uniquement avec les moyens du bord...

Sinon, tu dis que le SI ne permet pas Excel, mais que vous l'utilisez quand même. Est-ce que, sur le même principe tu ne pourrais pas installer Access QUE pour toi ? Après, il suffit de diffuser le Runtime Access (gratuit) pour que tes utilisateurs exploitent ce que tu as fait.
Mais, au moins, tu aurais une vraie Bdd, parce que, même si c'est "réalisable" avec Excel, ce que tu veux faire, en gros, c'est une gestion de bases de données avec un tableur, alors, comme j'ai l'habitude de dire... on peut aussi faire du dessin avec Word si on veut... c'est aussi facile que de faire de la gestion de données avec Excel

Nos autorisations ne nous permettent pas de pouvoir installer de nouveaux logiciels. Nous ne pouvons donc pas utiliser autre chose que ce qui est installé sur la machine c'est à dire : Word, Excel, Powerpoint et Outlook... éventuellement le "bloc note"...
Tu as raison sur le principe de la gestion d'une base de données avec Excel et c'est d'ailleurs ce que je n'arrête pas de faire remonter au service, il existe des outils beaucoup plus adaptés pour gérer les bases de données. Cependant, il va falloir "bricoler" avec des petits moyens.

[Maxence HUBICHE]

waw ...
Bon ben... bon courage alors

Comme cela, je vois Deux solutions.

• Soit une solution full Excel, utilisant des liaisons entre fichiers.
• Soit une solution "hybride" qui utiliserait Excel comme un frontal, et une couche VBA qui pointerait vers un fichier de base de données "à la mode Access", auquel on accède en ADO ou DAO (comme pour un site Web quoi )

Qu'est-ce que tu préfères ?

[rico the hobbit]

waw ...
Bon ben... bon courage alors

Comme cela, je vois Deux solutions.

Soit une solution full Excel, utilisant des liaisons entre fichiers.

Cette première solution est celle à laquelle je pensais. Avec mes maigres connaissances d'Excel, je me disais que l'on pouvait réussir à faire un truc dans ce genre, comment exactement, c'est encore une question...

Soit une solution "hybride" qui utiliserait Excel comme un frontal, et une couche VBA qui pointerait vers un fichier de base de données "à la mode Access", auquel on accède en ADO ou DAO (comme pour un site Web quoi )
Qu'est-ce que tu préfères ?

Cette seconde solution me séduit plus mais pose de nombreuses questions techniques et autant dire que VBA est loin d'être mon quotidien.

Merci pour tes suggestions

[Maxence HUBICHE]

Ah ben là... le choix t'appartient !

Fais ton choix, et on t'aidera en fonction de ce dernier

[rico the hobbit]

Est-il possible d'avoir un peu plus d'explications sur la seconde option afin que je comprenne un peu mieux le processus de mise en place de cette structure ?

[Maxence HUBICHE]

Bien sûr !

Il existe plusieurs technologies pour accéder à des données présentes dans une base de données.

ADO (plutôt universelle) et DAO(plutôt orientée format Access) sont les deux principales dans le monde Microsoft.

Tu peux développer (construire, remplir, interroger, ...) un fichier de bases de données Access avec ces technologies, sans pour autant posséder le logiciel Access

Pour comprendre cela, il faut comprendre que, contrairement à ce qui est dit partout (je le dis aussi...mais, c'est un raccourcis en fait) Access N'EST PAS UN SGBDR ! Access n'est qu'un RAD (Rapid Application Development) qui manipule un SGBDR (JET ou ADE suivant la version que tu utiliseras.

Puisqu'on ne te permet pas l'usage du RAD Access, tant pis... tu pourras te servir d'Excel comme d'un outil permettant la visualisation, la modification... des données présentes dans la base. Pour ce faire, tu auras la possibilité de te connecter à la base, d'afficher les enregistrements, d'en rechercher un en particulier, de faire des requêtes, etc. (bref, de manipuler des données quoi )
La partie "manipulation" des données, il faudra la développer, car Excel n'est pas prévu pour cela.
La partie "présentation", ben... ce sont simplement des cellules de feuille de calcul à remplir et à mettre en forme, et des boutons à installer... et ce, que ce soit pour consulter/modifier ou imprimer les données.

Qui plus est, tu pourras toujours faire un Tableau Croisé Dynamique en liaison avec la base, pour récupérer des données synthétiques des informations contenues dans la base.


Si tu fais du php, la notion de classes ne t'es pas étrangère ?

[rico the hobbit]

OK, merci pour tes informations. Par contre, pour débuter le processus, il faudrait sans doute que je me documente. As-tu des liens vers de la documentation appropriée ou une démarche à suivre ?

Par contre, je suis désolé mais certaines notions de php me sont toujours obscures. En gros, j'utilise php de façon empirique sans réellement connaître les termes techniques mais j'arrive, quand même, à mes fins. D'ailleurs, j'aurais pu mettre en place un outil de listing d'usagers et de statistiques en php et mysql mais ce n'est pas autorisé par le service informatique... Il faudra donc m'excuser mais je capte mieux les exemples concrets que les concepts théoriques.

[rico the hobbit]

Dans le fichier de chaque travailleur référent, il faudrait qu'apparaisse la liste des usagers. A chaque rendez-vous, le travailleur référent note le rendez-vous et y indique la date. Or avec un tableau avec une ligne par usager, on ne peut mettre qu'une seule date (en gros la dernière) sans multiplier les colonnes. Est-il possible d'enregistrer les différentes dates de rendez-vous sans multiplier les colonnes ?
Si oui, comment ?

J'espère que ma question est claire...

[Maxence HUBICHE]

il te faut 2 tables mises en relation
Tu n'as pas le choix.

1-travailleur
ID - Nom - Prénom - ...

2-rv
IDTravailleur - Date - ....