Pierre Fauconnier

Créer des listes déroulantes en cascade avec les plages dynamiques est un jeu d'enfants avec Excel 365



- Salut Pierre
- Salut. Tout baigne?
- Oui..., enfin, pas tout à fait... Je voudrais créer une liste déroulante qui dépend d'une valeur
- Mmmmh? Une liste déroulante ou une liste de validation?
- Heu... Une liste de validation. Tu sais, le truc qu'on ouvre par une flèche à droite dans la cellule
- Ah ok... Mais encore
- Je voudrais choisir le service puis avoir la liste des personnes de ce service...
- Fastoche... Range ta boite d'aspirines. Tu n'en auras pas besoin.


Illustration

Pour obtenir une liste de validation, appelée liste déroulante, dans Excel, on crée une validation via Données, Outils de données, Validation des données et on appuie la validation sur une liste. C'est connu depuis la nuit des temps, je ne vais pas revenir dessus aujourd'hui. Les listes fixes étant rares, on saisira souvent l'adresse d'une plage de données. Les tableaux structurés ont apportés beaucoup de souplesse à l'outil, et aujourd'hui, certaines fonctions Excel 365 améliorent encore les performances et les possibilités. En 10 secondes, on peut avoir une liste de validation triée sur base d'une colonne d'un tableau structuré:




Bien entendu, l'ajout d'une donnée au bas du tableau est reprise dans la liste de validation, à la bonne place, sans que l'on doive toucher à quoi que ce soit dans le classeur. On a donc un outil très performant pour aider à la saisie des données dans Excel.





Liste de validation triée

Bien entendu, on pourrait trier le tableau initial sur la colonne alimentant la liste de validation, mais ce n'est pas toujours souhaitable et si l'on oublie de trier à nouveau sur cette colonne par la suite, la liste de validation n'est plus présentée par ordre alphabétique. Pour résoudre le problème, nous disposons de la fonction TRIER, spécifique à Excel 365.

L'astuce consiste ici à créer une plage dynamique avec TRIER, puis à appuyer la liste de validation sur cette plage. Dans un précédent billet, nous avons vu que l'on pouvait adresser une plage dynamique en pointant sur sa première cellule et en la suffixant avec le signe #.

Et cette technique, nous pouvons l'employer pour créer notre liste déroulante:





Bien entendu, l'astuce consistera à poser les plages dynamiques dans une feuille spéciale, éventuellement cachée.


Liste de validation filtrée, et triée

La demande de départ consistant à obtenir une liste de validation filtrée, nous allons adapter notre classeur en:

• ajoutant une colonne pour renseigner le service dans lequel travaille chaque contact;
• créant une plage reprenant les services dans doublons;
• choisissant le service dans une liste de validation;
• créant la liste de validation des contacts pour ce service.

Conclusions


Voilà le travail. Quelques clics, deux formules, un zeste d'astuce, et on obtient des listes de validation qui guident l'utilisateur dans la saisie de ses données. Excel 365 devient vraiment l'outil professionnel incontournable pour qui veut travailler efficacement.

Vous utilisez souvent les listes de validation en cascade?
Vous connaissez ces nouvelles fonctionnalités d'Excel 365?