Numérotation automatique Devis et Factures

**clickandgo** · 05/01/2011, 15h28

Bonjour à tous,

Je souhaiterai qu'une numérotation automatique d'un document en cours de création soit applicable selon le type de document Devis ou Facture.

J'ai déjà fait en sorte qu'à chaque nouveau document une chaîne se créée dans le champ [NumDoc] qui reprend :

- Préfixe du document : "Dev" pour Devis et "Fac" pour Facture
- Année indiquée dans le champ [Date]
- Mois indiqué dans le champ [Date]

Ce qui donne par ex : FAC201001 ou DEV201002

Il me manque la partie la plus compliquée de la chaîne c.à.d : l'indice à 4 chiffres qui serait calculé sur les indices déjà existants pour chaque type de document , pour arriver à une chaine de type [TypeDoc][Année][Mois][Indice].

Je pense que cet indice résultera d'une requête sachant vérifier et trier quels indices existent déjà et à quel type de Document ils appartiennent et qui rajoutera "n+1" ou "n" au dernier indice connu dans la base .

Il faut absolument que l'indice soit calculé en tenant compte du type de document : il peut donc y avoir 2 x l'indice 0001, un pour la première facture et pour le premier devis de l'année et mois en cours.( j'utilise la même table pour les devis et factures)

Quel procesus VBA utiliser avec access 2010 pour ce faire ?

Merci pour votre aide !

(Je ne maîtrise pas bien l'éxécution de requêtes en vba puis l' écriture du CStr correspondant décrit plus haut, de plus, toutes les astuces trouvées dans les forums ne mentionnent pas comment créer l''indice par rapport au type de document. Il est simple de connaître le denier indice utilisé pour tel type de doc en utilisant une requête filtrée , mais comment automatiser tout cela puis créer la chaîne finale à mettre dans le champ [NumDoc] en VBA sans faire d'erreur ?)

**paidge** · 05/01/2011, 17h34

Bonjour,

Ce champ [NumDoc] est-il la clé primaire de ta table Devis/factures ?
Quand tu arrives sur la création d'un devis ou d'une facture, comment l'application sait que tu te trouves sur un devis ou une facture (click sur un bouton d'un formulaire principal + un label sur le nouveau document indiquant le type ? tu as un champ [TypeDoc] style menu déroulant avec une valeur par défaut ? etc...)

A partir de là, on pourra créer une fonction qui te renverra le nouveau numéro à attribuer à ton nouveau document

et que tu placeras dans "valeur par défaut" de ton champ [NumDoc] (si celui-ci est bien la clé primaire)
Dans cette fonction :
-Récupérer, dans la table des documents, les quatres derniers caractères du champ [NumDoc] pour le type de document spécifié, le mois et l'année du jour

-Prendre le plus grand nombre de cette liste (ou zéro si aucune valeur de retournée)
-Incrémenter de 1
-Compléter avec des zéros si <1000
-Concaténer les 3 premiers caractères du type de document avec l'année du jour, le mois du jour et la valeur calculée précédemment
-Retourner cette chaîne de caractère

**f-leb** · 05/01/2011, 18h15

bonsoir,

Envoyé par clickandgo

Quel procesus VBA utiliser avec access 2010 pour ce faire ?

un peu de lecture pour commencer:
Numérotation personnalisée des enregistrements dans Access 2010

la base fonctionne dans un cadre multi-utilisateurs ?

**clickandgo** · 05/01/2011, 18h31

Rebonjour Paidge,

Tu viens de faire une liste qui retrace tout ce que je demandais plus haut :

Mon champ [NumDoc] est volontairement pas un champ auto mais un champ texte qui est rempli par event sur bouton en VBA en appliquant la chaine que j'ai décrite plus haut ce qui me donne soit [DEV][Année][Mois], soit [FAC][Année][Mois].Un champ [IDDoc] se charge d'être la clé primaire et d' être autonumérique.

Les valeurs "Année" et "Mois" étant automatiquement extraits d'un champ [Date] dans mon formulaire, la date n'étant pas forcément celle du jour...

Donc tout ceci fonctionne parfaitement, il me reste à implanter le calcul d'indice à concaténer en final de chaîne et ce avec 4 chiffres...

J'aurai donc juste besoin d'un module qui exécute les requêtes ou autres Dlast faisant le filtre sur le type de document et l'indice déjà existant ou à créer (n si 0 ou n+1).

Merci pour toute réponse

**clickandgo** · 05/01/2011, 18h50

Envoyé par f-leb

bonsoir,

un peu de lecture pour commencer:
Numérotation personnalisée des enregistrements dans Access 2010

la base fonctionne dans un cadre multi-utilisateurs ?

Bonjour,

Non elle n'est pas multi utilisateurs, d'autre part la méthode décrite ici n'applique pas de filtre par rapport au type de document devis ou facture et de leur indice respectif après requête.

J'ai vu sur un autre forum une méthode bcp plus rapide utilisant Dcount et une chaine concaténée, mais je ne sais comment la transformer pour mon cas précis.

**f-leb** · 05/01/2011, 19h08

le tuto donne des pistes qu'il suffit d'adapter...

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

1
2
3
4
5
...
 Set oRst = CurrentDb.OpenRecordset( _
            "SELECT Max(Indice) FROM tblFacture_ac2007 WHERE Format(DateFacture,""yymm"")=" & _
                    Chr(34) & Format(Me.DateFacture, "yymm") & Chr(34))
...

Dans ton cas l'indice est incrémenté relativement à [Année][Mois] et au [TypeDoc].

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

1
2
3
4
5
6
...
 Set oRst = CurrentDb.OpenRecordset( _
            "SELECT Max(Indice) FROM tblFacture_ac2007 WHERE Format(DateFacture,""yymm"")=" & _
                    Chr(34) & Format(Me.DateFacture, "yymm") & Chr(34)) & _
                    " AND [TypeDoc]=" & Me.TypeDoc
...

**clickandgo** · 05/01/2011, 19h42

Bonjour,

Merci f-leb pour ta réponse qui se rapproche de ce dont j'ai besoin mais :

je ne vois pas à quel moment cela crée la chaine complète avec son indice, là il me semble que l'on crée un nouvel enregistrement, ce que je ne veux pas.

Je voudrais que sur appui d'un bouton des requêtes s'exécutent et suggèrent un numéro de document par rapport à ce que je décrivais plus haut, l'injection de ce numéro dans un champ [NumDoc]ne se ferait qu'après confirmation.

De plus ces lignes de code font référence à un indice d'un champ table [indice] préalablement créé je suppose, mais est il vraiment nécessaire de créer ce champ ? Je pensais que l'on pouvait passer outre en utilisant des conditions et appliquant un code du genre :
Si aucun registre alors appliquer chaine &0000...
Si déjà registre alors appliquer chaine & et indice (n+1).

Merci de m' éclairer

**paidge** · 06/01/2011, 11h12

Salut tout le monde !
Je viens de faire cette fonction-là :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
Public Function NumAuto(Doctype As String) As String
 
    Dim strMaxNum As Variant
    Dim strMonth As String
 
    ' Création de la chaîne qui concerne le mois
    strMonth = CStr(Month(Date))
    If Month(Date) < 10 Then strMonth = "0" & CStr(Month(Date))
 
    ' Récupération du plus grand indice pour le type de doc choisi
    strMaxNum = DMax("Right([NumDoc],10)", "Table1", "[Doctype]='" & Doctype & "'")
 
    ' Si il il n'y a pas encore de doc pour le type de doc choisi
    If IsNull(strMaxNum) Then
        strMaxNum = CStr(Year(Date)) & strMonth & "0001"
    ' Sinon si il y a déjà un doc pour le mois et l'année du jour
    ElseIf CInt(Left(strMaxNum, 4)) = Year(Date) And CInt(Mid(strMaxNum, 5, 2)) = Month(Date) Then
        strMaxNum = CStr(CLng(strMaxNum) + 1)
    ' Sinon
    Else
        strMaxNum = CStr(Year(Date)) & strMonth & "0001"
    End If
 
    ' On retourne le numéro du Nouveau Doc
    NumAuto = Left(Doctype, 3) & strMaxNum
 
End Function

Et ça a l'air de marcher plutôt bien

Utilisation :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

NumAuto(TypDoc)

TypDoc étant une chaîne de caractère(string)

NB : perso, j'utiliserais ce numéro en tant que clé primaire, c'est aussi bien

**castours** · 06/01/2011, 11h27

Bonjour
J'ai realise une clé primaire automatique dans une base adhérent en fonction de la saison de l'adhesion en prenant son N° d'adhérent.
Lorsque je choisis la saison, la clé primaire s'inscrit automatiquement dans le champ IdAdhIns qui se situe dans le sous formulaire.
Si cela peut aider.

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

1
2
3
4
5
6
7
8
Private Sub Saison_Click()
Dim AdhIns, Saison
'Calcul la clé primaire
AdhIns = Me.[Saison] & "~" & Me.[IdAdh]
'Envoi le resultat dans le champ IdAdhIns
Me.[S/F_RenouvellementAdhérents].Form.[IdAdhIns] = AdhIns 
 
End Sub

Guy

**clickandgo** · 06/01/2011, 13h03

Envoyé par paidge

Salut tout le monde !
Je viens de faire cette fonction-là :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
Public Function NumAuto(Doctype As String) As String
 
    Dim strMaxNum As Variant
    Dim strMonth As String
 
    ' Création de la chaîne qui concerne le mois
    strMonth = CStr(Month(Date))
    If Month(Date) < 10 Then strMonth = "0" & CStr(Month(Date))
 
    ' Récupération du plus grand indice pour le type de doc choisi
    strMaxNum = DMax("Right([NumDoc],10)", "Table1", "[Doctype]='" & Doctype & "'")
 
    ' Si il il n'y a pas encore de doc pour le type de doc choisi
    If IsNull(strMaxNum) Then
        strMaxNum = CStr(Year(Date)) & strMonth & "0001"
    ' Sinon si il y a déjà un doc pour le mois et l'année du jour
    ElseIf CInt(Left(strMaxNum, 4)) = Year(Date) And CInt(Mid(strMaxNum, 5, 2)) = Month(Date) Then
        strMaxNum = CStr(CLng(strMaxNum) + 1)
    ' Sinon
    Else
        strMaxNum = CStr(Year(Date)) & strMonth & "0001"
    End If
 
    ' On retourne le numéro du Nouveau Doc
    NumAuto = Left(Doctype, 3) & strMaxNum
 
End Function

Et ça a l'air de marcher plutôt bien

Utilisation :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

NumAuto(TypDoc)

TypDoc étant une chaîne de caractère(string)

NB : perso, j'utiliserais ce numéro en tant que clé primaire, c'est aussi bien

Ben dis donc !

Tu chôme pas toi au moins !

Ca doit fonctionner génial mais comment dois je appeler cette fonction pour qu'elle remplisse le champ [NumDoc]sur l'event click d'un bouton ?

Merci pour tout

**f-leb** · 06/01/2011, 13h29

bonjour,

pour ma part je préfère une clé primaire NumAuto et stocker l'indice au format numérique

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

1
2
3
4
5
6
7
TblDocument:

idDocument   LibelleDoc   DateDoc   TypeDoc   Indice
   1          XXXX     22/03/2010     "FAC"     45
   2          YYYY     25/03/2010     "FAC"     46
   3          ZZZZ     13/03/2010     "DEV"     58
...

et utiliser une fonction de formatage dans une zone de texte pour affichage dans les formulaires/états:

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

=[TypeDoc] & Format([DateDoc];"yyyymm") & Format([Indice];"000")

mais bon, pourquoi pas sinon

**paidge** · 06/01/2011, 14h24

Envoyé par clickandgo

comment dois je appeler cette fonction pour qu'elle remplisse le champ [NumDoc]sur l'event click d'un bouton ?

Tout dépend comment tu as créé ton appli.

Envoies-moi ton mail par MP

je vais t'envoyer une base expemple avec un formulaire

Si tu fais pareil, t'auras juste à appeler ton formulaire sur un nouvel enregistrement grâce à un bouton "Nouveau Document" ! ^^

**clickandgo** · 07/01/2011, 13h32

Je viens de voir ta base, ça marche génial mais je dois l'adapter à la mienne le formulaire étant plus automatisé...

J'ai changé la référence Date dans le module par [Date] pour permettre de changer la date dans mon formulaire et j'ai changé les noms de champs par les miens mais :

Pour tester, j'ai mis un bouton dans mon formulaire à coté du champ dépendant "NumDocument" avec le code Me.NumDocument=NumAuto([NumDocument]) mais il me dit qu'il attend une variable et non un module ...

Qu'ai je mal fait ? comment appeler le module appellé NumAuto depuis ce bouton pour remplir le champ NumDocument ???

Merci mille fois

**paidge** · 07/01/2011, 14h04

Bonjour,
Alors déjà pour le fait que tu aies remplacé la fonction Date() dans la fonction NumAuto(TypDoc) par [Date]....C'est quoi [Date] ? je suppose que c'est un champ texte de ton formulaire qui est lié au champ [Date] de la source de ton formulaire (table ou requête). Dans ce cas, je propose de modifier légèrement la fonction :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
Public Function NumAuto(DocType As String, dDate As Date) As String
 
    Dim strMaxNum As Variant
    Dim strMonth As String
 
    ' Création de la chaîne qui concerne le mois
    strMonth = CStr(Month(dDate))
    If Month(dDate) < 10 Then strMonth = "0" & CStr(Month(dDate))
 
    ' Récupération du plus grand indice pour le type de doc choisi
    strMaxNum = DMax("Right([NumDoc],10)", "Table1", "[Doctype]='" & DocType & "'")
 
    ' Si il il n'y a pas encore de doc pour type de doc choisi
    If (IsNull(strMaxNum)) Then
        strMaxNum = CStr(Year(dDate)) & strMonth & "0001"
    ' Sinon si il y a déjà un doc pour le mois et l'année du jour
    ElseIf CInt(Left(strMaxNum, 4)) = Year(dDate) And CInt(Mid(strMaxNum, 5, 2)) = Month(dDate) Then
        strMaxNum = CStr(CLng(strMaxNum) + 1)
    ' Sinon
    Else
        strMaxNum = CStr(Year(dDate)) & strMonth & "0001"
    End If
 
    ' On retourne le numéro du Nouveau Doc
    NumAuto = Left(DocType, 3) & strMaxNum
 
End Function

De cette manière, ta fonction aura besoin de deux arguments : le type de document et la date à partir de laquelle la fonction va générer le NumAuto.
Utilisation :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

NumAuto(TypeDoc,Date)

TypeDoc est de type string et date de type date.
Tu peux par exemple écrire :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

NumAuto(Me.monChampTypdoc,Me.monChampDate)

Ensuite :

Envoyé par clickandgo

Pour tester, j'ai mis un bouton dans mon formulaire à coté du champ dépendant "NumDocument" avec le code Me.NumDocument=NumAuto([NumDocument])

Je suppose que tu l'as mis sur l'évènement Click du bouton

Pourquoi tu écrit Me.NumDocument=NumAuto([NumDocument] ???
L'argument de la fonction est LE TYPE DE DOCUMENT ("DEVIS" ou "FACTURE"). Donc avec mon exemple d'utilisation, tu devrais comprendre

**clickandgo** · 07/01/2011, 14h36

Ensuite :

Je suppose que tu l'as mis sur l'évènement Click du bouton

Pourquoi tu écris

Oui, c'est ça, il faut que la fonction recalcule suivant la date enregistrée dans le champ [Date] qui ne sera pas forcément celle du jour et que l'utilisateur pourra actualiser autant de fois qu'il le veut... En mettant un événement afterupdate sur [Date] qui fait appel à la fonction.

Je vais essayer d'implanter tout çà dans mon formulaire qui contient déjà des procédures.

Je te tiens au courant et te remercie sans fin pour l'aide apportée....

**clickandgo** · 07/01/2011, 14h55

Envoyé par paidge

Ensuite :

Je suppose que tu l'as mis sur l'évènement Click du bouton

Pourquoi tu écrit Me.NumDocument=NumAuto([NumDocument] ???
L'argument de la fonction est LE TYPE DE DOCUMENT ("DEVIS" ou "FACTURE"). Donc avec mon exemple d'utilisation, tu devrais comprendre

Je me suis trompé en écrivant ! j'ai essayé avec :

Me.NumDocument=NumAuto([TypeDoc]) mais il continue à me dire :

Variable ou procédure attendue, et non un Module

Hic ?

**paidge** · 10/01/2011, 13h48

Envoies-moi ta base

Je regarderai ça et essaierai de comprendre pourquoi t'arrives pas mettre ça en oeuvre.

**clickandgo** · 10/01/2011, 18h19

Envoyé par paidge

Envoies-moi ta base

Je regarderai ça et essaierai de comprendre pourquoi t'arrives pas mettre ça en oeuvre.

Ca marche !!!!

J'avais mis comme nom de module le même nom que celui de la fonction incluse (NumAuto) ... la fatigue ..., ça risquait pas de marcher !

La seule chose qui manque maintenant serait que les 3 premiéres lettres du TypeDoc ("Fac" ou "Dev") soient en majuscules ...

Merci mille fois !!!!!