L'évenement en question est une convention, une rencontre entre personnalités d'origine diverse. Pour chaque participant, on souhaite retenir des informations telles son nom, prénom, sexe, nationalité, addresse, e-mail, catégorie soio-professionnelle.
Le participant a une qualité qui définira son rôle lors de ladite convention (VIP, Orateur, Simple participant, Invité,...).Le participant doit confirmer aussi sa venue à la convention par trois fois (à trois échéances donc). Bien entendu, c'est la dernière confirmation qui l'emporte...
Le participant peut être affilié à une organisation qui le mandate pour la représenter à ladite convention. Cette organisation pouvant être une ONG, un Club, bref, une personne morale. Bien entendu, le participant peut aussi venir pour son besoin personnel, sans représenter quiconque sinon lui-même.
En dernier lieu, l'on désire également garder trace du mode d'arrivée des participants. Le participant peut venir par ses propres moyens (s'il est localement sur place, ou s'il en a envie), mais c'est surtout pour les participants étrangers que se pose le souci: Ceux-ci peuvent arriver par vol, ou par la route. Dans les deux cas, il faudrait connaître la compagnie de transport, la date/heure d'arrivée.
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