Discussion :

[dany13]

Bonjour,

je découvre petit à petit l'environnement et l'univers de SharePoint qui est assez ... vaste!!
Au fur et à mesure de mon exploration, il me vient des question dont je n'ai pour le moment pas trouvé de réponses précises, alors je sollicite un peu vos lumières aujourd'hui.

J'utilise SharePoint Server 2010. J'aimerais créer des bibliothèques de documents selon 5-6 thèmes de regroupement. Et mettre en place un workflow, avec systeme de validation (certainement le "approbation SP2010")

Pour ce faire, j'avais d'abord pensé à faire 5-6 bibliothèques de documents partagés correspondant à mes thèmes. Mais j'ai découvert qu'on pouvait faire des dossiers de documents et également, en activant la fonctionnalité "Ensemble de documents" (Document set), gerer aussi des groupes de documents!

Pour le coup, je suis perdue

Quelle est la differences entre ces 3 façon de regrouper les documents : bibliothèque / Répertoire-Dossier/ Ensemble de documents (Documents Set) ?

Merci pour vos lumières.

[Lapinpanda]

Les bibliothèques, tu connais donc bon je m'étale pas.

Le dossier, l'intérêt, c'est pour les DSI qui veulent tout mettre dans des dossiers...Les utilisateurs finaux, n'apprécient guère, quand tu te retrouve avec 5 sous dossier en cascade, c'est 5 clic, 5 pages à attendre quelle se charge. Si tu n'a qu'un niveau, max 2, les dossiers c'est viable.


Le document set, nouveau truc de 2010, permet d'avoir un groupe document, le gros avantage, c'est les métadonnées, tu associe à tous tes documents des métadonnées spécifiques, puor la recherche par exemple ca peut être sympa

[SONY30]

Je ne connais pas encore SP 2010, mais d'après la présentation rapide que j'en ai eu, j'ai tendance à croire que les répertoires n'ont que plus trop d'intérêts...

De plus pour la version 2007 les répertoires étaient déjà "buggés" (Ex : la création de répertoire ne déclenche pas de processus d'approbation)

Dans une bibliothèque de document tu peux créer des types de contenu (modèle de document et métas données).
Et les document set, nouveauté 2010, permettent de créer des "super" répertoires contenant autant de document souhaité. Par exemple dans une bibliothèque de document je peux créer un document set "Appel d'offres" qui à la création va initialiser les x documents (cahier des charges,...) nécessaires à un appel d'offre.

[dany13]

Merci @SONY30 et @Lapinpanda pour vos reponses, vos lumières.

Pour reprendre un peu vos elements de reponses, les 3 possibilités peuvent etre utilisées pour mon besoin mais des 3, le Document Set est le mieux au vu de :

- possibilités de mettre des métadonnées par lot de document
- association entre les documents d'un même ensemble
- niveau d'arborescence "allégé"
- solution pas buggée (contrairement à la gestion par répertoire) dans le processus workflow "Approbation"

Est ce que j'ai bien saisi?

Merci dans tous les cas

[Lapinpanda]

Niveau bug, je m'avance pas. C'est une nouvelle feature de Microsoft sur sharepoint, donc bon, c'est nouveau...j'ai tendance à etre méfiant ^^

[Nicolas Esprit]

Bonjour,

Je vous conseille de jeter un œil à l'article introductif de Ludovic Lefort sur les Documents Set.

Je les ai utilisés dans un précédent projet, plus précisément en consitutant un Content Type customisé hérité du CT Document Set. Pas de problème à signaler.

En espérant avoir aidé.

[ludojojo]

Je les ai utilisés dans un précédent projet, plus précisément en consitutant un Content Type customisé hérité du CT Document Set. Pas de problème à signaler.

J'ai utilisé la même fonctionnalité, et pas de problème non plus, donc malgré que ce soit une nouvelle feature, elle est plutôt bien construite ! +1

Je vous conseille de jeter un œil à l'article introductif de Ludovic Lefort sur les Documents Set.

J'ai un peu galéré à la mettre en place en revanche, je ne connaissait pas cette article...

[dany13]

Merci @NicolasEsprit pour vos éléments de réponse.

J'ai effectivement vu cet excellent article que j'ai d'ailleurs utilisé pour mettre en place des ensembles de document. Et c'est en fait suite à cette documentation que je me suis demandée à quoi servait finalement le fait de regrouper des documents autrement : par bibliothèque ou répertoire. Pas évident de savoir les différences, les avantages et inconvénients de chacun...
Et puis avec la configuration d'un workflow pour compliquer la chose, j'aurai bien aimé trouver un articles qui définisse concrètement les limites de chacun.

[Nicolas Esprit]

Et c'est en fait suite à cette documentation que je me suis demandée à quoi servait finalement le fait de regrouper des documents autrement : par bibliothèque ou répertoire. Pas évident de savoir les différences, les avantages et inconvénients de chacun...
Et puis avec la configuration d'un workflow pour compliquer la chose, j'aurai bien aimé trouver un articles qui définisse concrètement les limites de chacun.

Les avantages à utiliser un Document Set sont nombreux. Je t'invite à consulter cet article : Document Sets vs. Folders in SharePoint 2010.

En espérant t'avoir aidé.

[SONY30]

Les avantages sont évidents.
Maintenant cela risque d'être un peu difficile à appréhender pour un utilisateur "lambda" habitué à créer des sous répertoires de sous répertoire...

[Nicolas Esprit]

Maintenant cela risque d'être un peu difficile à appréhender pour un utilisateur "lambda" habitué à créer des sous répertoires de sous répertoire...

Pas vraiment je pense. L'interface est la même que lors de la création d'un document. On saisit le nom ou autre properties (exemple : le numéro client) et hop c'est créé.

De plus, lorsqu'on passe de SP2007 à SP2010 ou bien d'un autre intranet à SP2010, les utilisateurs sont sensés avoir une formation.

[SONY30]

Pas vraiment je pense. L'interface est la même que lors de la création d'un document. On saisit le nom ou autre properties (exemple : le numéro client) et hop c'est créé.

De plus, lorsqu'on passe de SP2007 à SP2010 ou bien d'un autre intranet à SP2010, les utilisateurs sont sensés avoir une formation.

Je suis d'accord, mais dans la réalité les utilisateurs ont au mieux un guide d'accompagnement... (que la plupart ne lit pas)

Mais ça ne remet pas en cause les fonctionnalités qu'apportent les Document Set, j'attends avec impatience d'avoir 2010 pour les tester.

[Nicolas Esprit]

Je suis d'accord, mais dans la réalité les utilisateurs ont au mieux un guide d'accompagnement... (que la plupart ne lit pas)

C'est pas faux . Mais Microsoft a tout de même mis en ligne des tutoriels assez intuitifs :

Mais ça ne remet pas en cause les fonctionnalités qu'apportent les Document Set, j'attends avec impatience d'avoir 2010 pour les tester.

Pourquoi attendre ? Une petite VM avec la version Foundation et le tour est joué.

[dany13]

Merci @NicolasEsprit pour cet article, c'est exactement ce que je cherchais!
Et j'ai des réponses à quelques unes de mes questions, c'est parfait
Merci encore pour tout.
Bonne journée

[jff42]

Bonjour à tous, j'arrive en retard, je n'ajoute donc rien sur les "document sets".

Par contre je veux mettre un bémol sur ce qu'on a dit des dossiers. Je cite Lapinpanda :

Le dossier, l'intérêt, c'est pour les DSI qui veulent tout mettre dans des dossiers...Les utilisateurs finaux, n'apprécient guère, quand tu te retrouve avec 5 sous dossier en cascade, c'est 5 clic, 5 pages à attendre quelle se charge. Si tu n'a qu'un niveau, max 2, les dossiers c'est viable.

Les dossiers offrent deux fonctionnalités (et seulement deux) :
- c'est un niveau pour gérer les autorisations ;
par exemple un dossier par agence, l'utilisateur de l'agence voit seulement son dossier à lui, la direction voit toutes les agences.
Ca évite d'avoir à gérer des autorisations au niveau de l'élément.
- le dossier peut se faire oublier :
dans la création d'un affichage, catégorie Dossiers, afficher sans les dossiers.

Conclusion :

• Pour des utilisateurs pas trop avancés, je leur apprends à faire des catégories et affichages groupés, et à oublier complètement les dossiers.
  
• Pour un concepteur avancé, on peut utiliser un niveau de dossier (surtout pas plus), si ça répond à un cloisonnement des utilisateurs, et à condition de systématiquement doubler l'affichage Tous les documents par un deuxième affichage à plat (transdossiers).

De toute façon une fois la structure établie (avec ou sans dossiers), je désactive toujours l'option Nouveau dossier : il faut empêcher l'utilisateur créer des dossiers seulement pour faire du classement.

Enfin, si on a plusieurs niveaux de dossiers, c'est qu'on y met des catégorisations qui seraient mieux dans des colonnes et de types de contenu, généralement pour rassurer le boss qui ne veut pas changer trop vite ; c'est là où il faut refaire de l'évangélisation (comme dirait MS), et de l'analyse fonctionnelle.

[SONY30]

Pourquoi attendre ? Une petite VM avec la version Foundation et le tour est joué.

Sauf que la version Foundation est limitée et n'offre pas les Document Set ?

[Nicolas Esprit]

Sauf que la version Foundation est limitée et n'offre pas les Document Set ?

Effectivement, autant pour moi. Travaillant exclusivement avec la version Enterprise chez les clients je ne pense jamais à vérifier le contenu des différentes version (cf ce tableau sympa).

Donc je propose une autre solution : casser la tirelire et acheter une licence Standard