Discussion :

[christy1]

Bonjour,
N'ayant pas d'autre outil de gestion de Bdd documentaire, j'ai commencé
à réaliser une petite base de données ACCESS de gestion de documents
dans la société où j'ai été embauchée récemment
(société qui est quand même une filiale d'un grand groupe).

Bien sûr, je vais savoir faire cette "liste de documents" sur cet Access.

Mais, bien évidemment, je me pose des questions et pense que
je vais bientôt atteindre les limites de mes compétences...
La question est la suivante :
1) Où faut-il mettre les fichiers correspondants aux documents ? ,
Suffit t'il de les rattacher à la fiche documentaire en tant que "objet ole" ou en tant que "pièce jointe" pour que l'on parle de vraie base de données ?
Mais cela va peser très rapidement ? est-ce normal ? de plus, un copain m'a dit que les documents n'étaient pas stockés dans la Bdd mais sur un serveur et que la Bdd se débrouillait pour les trouver.

2) Que faut-il demander au service informatique (que je ne connais pas encore) pour que la base access que je réalise soit opérationnelle et sur réseau ?

Merci de votre réponse surtout sur le point 1 ? (je ne voudrai pas passer du temps à rattacher les documents surtout si cela est inutile..)

christine

[Invité]

Bonjour

Il ne faut pas stocker les documents, mais le chemin de ceux-ci dans la base.

Philippe

[ClaudeLELOUP]

Bonjour christy1,
Salut Philippe,

Je crois comprendre que tu débutes en Access (non Philippe, pas toi ! ).
Si tu le veux, je peux accompagner tes premiers pas.
Jette un rapide coup d’œil sur cette discussion.
Le sujet n’a rien à voir avec le tien, mais ça te permettra de voir le mode de progression que je te propose.

À toi de voir si tu es d’accord de t’investir dans un projet.

Ceci dit, Philippe a raison mais ton copain exagère quand il dit que la Bdd se débrouille pour les retrouver : il faut lui donner un coup de main !

Cordialement.

[philben]

bonjour,

l'objectif est-il de créer une interface de recherche et d'affichage de documents pour les employés ?
la gestion des documents (version, lien,...) est-elle réalisée par une seule personne ?

philippe

[christy1]

merci à vous de vos réponses.

Philippe a écrit "Il ne faut pas stocker les documents, mais le chemin de ceux-ci dans la base"

Réponse de christy1 à Philippe :
(ok, j'ai compris qu'il ne faut pas rattacher les fichiers à la table "documents"
ni en tant que objet Ole, ni en tant que pièce jointe). Et j'en conclus donc qu'il faut que je crée un champ "path" où je vais renseigner le "chemin d'accès au fichier" ET ""nom du fichier" (chemin d'accès = endroit
physique du réseau où je vais commencer à stocker les fichiers - et qui sera dédié uniquement aux fichiers de ma base access).

1) Donc, je vais d'ores et déjà avertir le service informatique qu'il me faut un espace de stockage dédié sur leurs serveurs qui semblent être situés en Espagne.
2) Je vais demander au service informatique de quelle manière récupérer le chemin d'accès (pour le mettre dans mon champ "path").
3) Je vais créer un plan de classement dans cet espace et y mettre chaque fichier.
(Comme il y a peut-être 1000 à 3000 documents (provenant des fournisseurs) avec des types de document certainement
très différents), le plan de classement va me prendre certainement beaucoup de temps.

Réponse de christy1 à claude leloup :
Claude, je veux bien que tu m'aides et donc, je t'envoie bientôt un message privé.

Réponse de christy1 à philben :

1) Oui, le 1er objectif est que je commence toute seule à "saisir le courrier arrivé"
(donc à enregistrer les documents provenant des fournisseurs)
et
(donc à "repêcher" également les anciens ou récents documents "départ").

2) Le 2ème objectif est de créer un chrono départ qui va permettre à TOUS de prendre un numéro et d'alimenter la
bdd.
(Cela sera très certainement artisanal dans un premier temps).

3) Aucun workflow de prévu pour le moment
L'envoi desdits documents ne pourra se faire que depuis la messagerie nominative des personnes
(aucun envoi de documents depuis access avec un lotus notes associé ou instantané - nous
ne savons pas faire, aucun programmeur pour l'instant).

Merci

[ClaudeLELOUP]

Bonjour à tous,
Christy, avant de prendre contact avec ton service informatique, je te suggère de d’abord faire quelques essais pour comprendre tes besoins.
À ce stade, il n’est pas sûr qu’une intervention de leur part soit nécessaire, sauf à te permettre d’accéder à l’endroit où est stocké le document.
En fait, tout ce que tu dois connaître c’est cet endroit. Ce chemin sera stocké dans ton application, c’est dans ton application que se trouvera le « plan de classement » dont tu parles.

Tu peux évidemment m’envoyer des messages privés, mais l’essentiel de nos échanges d’ordre technique doivent être publics, c’est le principe même du forum.

À bientôt.

[christy1]

1) Ok, je n'ai pas alerté le service informatique pour le moment.

2) J'ai (enfin depuis ce matin) accès au réseau et aux serveurs et donc accès à un répertoire du réseau (qui est dédié à mon équipe O&M(a)).
Ce répertoire n'étant pas trop plein, c'est là que je vais mettre mes fichiers et que je vais pouvoir "élaborer mon plan de classement"
(qui me servira surtout à trier les documents).

Je vais en toute logique donc pourvoir récupérer ce chemin d'accès qui est :
"\\nas_neo.xxxx.corp\NEO\Business Units\NEO_BU_FR\NEO_BU_FR_O&M"

- nas_neo.xxxx.corp est le réseau de la société "xxxx"
- NEO\Business Units est ce réseau découpé en business units
- NEO_BU_FR est la business unit france
- NEO_BU_FR_O&M est le répertoire du réseau dédié à mon équipe O&M (a)

- et je pense créer un folder intitulé "A" comme Access (où je vais mettre les fichiers)


Claude, ok, tu dis que : " Ce chemin sera stocké dans mon application, c’est dans mon application que se trouvera le « plan de classement » dont je parle"


Mais peux-tu me confirmer par "OUI" ou par "NON" que je dois bel et bien mettre ce "chemin d'accès + nom du fichier.pdf" dans un champ
par exemple appelé "path" de ma table documents ?

Ce qui donnerait pour le document dont le nom du fichier correspondant est "procédure" et au format .pdf :

\\nas_neo.xxxx.corp\NEO\Business Units\NEO_BU_FR\NEO_BU_FR_O&M\A\procédure.pdf ---> à mettre dans champ "path" du document.

Confirme moi, stp.

Access va donc après arriver à afficher le fichier (je ne vois pas par quel bouton pour l'instant)..
A+
christy

[ClaudeLELOUP]

Vois dans le petit exemple en annexe :
- la table Adresses qui contient un nom et une adresse (ici Internet)
- dans le formulaire1, une zone de liste te permet de choisir un nom et d’accéder à l’adresse indiquée.

L’instruction associée à l’événement Après mise à jour, procure le même effet qu’un double-clic sur un nom de fichier dans l’explorateur.

Essaie d’y mettre l’adresse d’un de tes documents pour vérifier que cela fonctionne aussi chez toi.

[christy1]

Oui, Claude, cela marche parfaitement quand j'indique l'adresse d'un de mes fichiers, le formulaire l'affiche.

Mais de toute manière, je pense en plus que je vais devoir créer cette table des adresses à part pour gérer deux adresses différentes (exemple ".pdf" ou "word"). Je n'aurais plus après qu'à définir une priorité d'affichage entre
ces 2 fichiers (comme dans les logiciels professionnels type documentum). Mais ce n'est vraiment pas pour tout de suite.


En tout cas, merci bien à toi Claude. Je cloture donc la conversation.