Discussion :

[julius870]

Bonjour les développeurs,
J’ai besoin de créer une base de données dans le cadre des réservations de salle.
En effet, je souhaiterai à l’aide d’un formulaire, gérer les réservations, c'est-à-dire prendre les coordonnées du loueur, son identité, son choix de salle, son choix de date, son choix de la durée, et enfin son choix d’équipement. Je voudrais que lorsqu’on complète le formulaire, les champs suivants se calculent :
Nom_salle, Duree, Interne, Agent_Elus, Lave_Vaisselle -> montant de la location
Une fois le formulaire complété je souhaiterai créer un bouton de manière à générer un publipostage vers word .
Pour ce faire j’ai créé une T_Occupation avec les champs suivants :
1) Id_Occupation -> clé primaire
2) #Id_Tarification -> clé étrangère
3) Nom_Occupant -> texte
4) Nature_Occupant -> liste de choix : Particulier ; Autres
5) Nom_Entite -> texte
6) Adresse_Occupant -> texte
7) Cp_Occupant -> texte
8) Ville_Occupant -> texte
9) Montant -> monétaire alimenté par le champs cbo_Montant dans le formulaire F_Reservation
Pour ce faire j’ai créé une T_Tarification avec les champs suivants :
1) Id_Tarification -> clé primaire
2) Nom_Salle -> liste de choix : « Guy Cresson » ; « La Grange »
3) Duree -> liste de choix : 1 Heure ; 2 Heures ; 3 Heures ; 4 Heures ; 5 Heures ; ½ Journée ; 1 Journée ; 1,5 Journée ; 2 Journées
4) Montant_Interne -> monétaire
5) Montant_Externe -> monétaire
6) Montant_Agent_Elus -> monétaire
7) Lave_Vaisselle -> case à cocher oui/non
Pour la salle Guy Cresson, il y a la possibilité d’avoir à disposition un lave-vaisselle moyennant une majoration de 50 €.
Pour ce faire j’ai donc créé une requête avec les champs suivants :
1) Id_Tarification -> T_Tarification
2) Nom_Salle -> T_Tarification
3) Duree -> T_Tarification
4) Lave_Vaisselle -> T_Tarification
5) Montant_Interne -> T_Tarification
6) Montant_Interne_Lave_Vaisselle -> VraiFaux([Lave_Vaisselle];[Montant_Interne]+50;[Montant_Interne]) Montant_Externe
7) Montant_Externe -> T_Tarification
8) Montant_Externe_Lave_Vaisselle -> VraiFaux([Lave_Vaisselle];[Montant_Externe]+50;[Montant_Externe])
9) Montant_Agent_Elus -> T_Tarification
Passons au formulaire F_Reservation :
1) Id_Occupation -> clé primaire
2) #Id_Tarification -> clé étrangère
3) Nom_Occupant -> texte
4) Nature_Occupant -> liste de choix : Particulier ; Autres
5) Nom_Entite -> texte
6) Adresse_Occupant -> texte
7) Cp_Occupant -> texte
8) Ville_Occupant -> texte
9) cbo_Nom_Salle -> liste déroulante basée sur le champ Nom_Salle
10) cbo_Duree -> liste déroulante basée sur le champ Duree
11) C_Interne -> case à cocher basé sur le champ Montant_Interne
12) C_Lave_Vaisselle -> case à cocher basé sur le champ Lave_Vaisselle
13) C_Agent_Elus -> case à cocher basé sur le champ Agent_Elus
14) Montant -> liste déroulante qui affiche le bon montant en fonction des choix 9,10,11,12,13 et qui va alimenter le champ Montant dans la table T_Occupation de façon à récupérer la valeur dans le publipostage.
Je bloque naturellement aux étapes 9,10,11,12,13. En effet mon idée est la suivante :
Si C_Interne = vrai et C_Lave_Vaisselle = vrai alors Montant = Montant_Interne_Lave_Vaisselle
Si C_Agent_Elus = vrai alors montant = Montant_Agent_Elus.
J’aurais besoin d’un petit coup de main pour créer les conditions des différents champs 9,10,11,12,13.
Merci de votre contribution .
Cordialement
Julius

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Julius,

Je veux bien t'aider pas à pas.

Peux-tu poster ta db dans un format compatible Access2000 ?

[julius870]

Veuillez trouver ci-joint la base au format demandé.
Je vous remercie énormément pour ce coup de pouce...
Je vais être indisponible durant 10 minutes je reviens de suite...
Cordialement.
Julius

[ClaudeLELOUP]

OK, je peux lire ta base, mais y a pas le feu au lac !

Je te reviens plus tard, probablement avec des questions.

[ClaudeLELOUP]

Ce que j’ai compris jusqu’à présent :
- tu es plutôt débutant en Access ;
- tu voudrais gérer des locations de salles.

Un peu d’ordre dans les données

Les loueurs
- données courantes : une identité, une adresse… ;
- une qualité : interne, externe, élu (peux-tu expliquer ?) ;
- particulier/autre (peux-tu expliquer ce que cette info t'apporte ?).

Les salles
- nom ;
- équipement (lave-vaisselle).

Tarif
- dépend de la qualité du loueur ;
- dépend de la salle (avec ou sans équipement) ;
- dépend de la durée.

Occupations
- salle ;
- quand ;
- le loueur.

Tu voudrais un formulaire dans lequel tu saisis :
- identité du loueur ;
- salle désirée ;
- pour une date et durée ;
et
- qui enregistre la réservation (si la salle est encore libre) ;
- qui calcule le montant de la location.

-------------
Peux-tu expliquer comment tu détermines si une salle est libre.
Exemple, la salle est louée le 26/9 pour une durée de 2 heures.
Tu as une nouvelle demande pour cette salle le 26/9 disons pour une demi-journée.

[julius870]

Effectivement je suis déboutant sur access..
Effectivement tu as bien compris le but de ma base de donnée, l'idée est bien de prendre en compte :
- L'identité du loueur
- pour une date et une durée
-qui enregistre la réservation
-qui calcule le montant de la location.
Par contre je n'ai pas encore osé aborder la question de la disponibilité de la salle car si je prends cet aspect là en compte, il va falloir que je modifie la structure de mes tables.
A vrai dire j'avais déjà pensé à le faire, genre :
T_Occupation
T_Tarification
T_Reservation avec liaison avec T_Occupation et T_Tarification.
Mais cela m'oblige à choisir un occupant dans une liste et que s'il apparait pas dans la liste à créer du code pour que l'agent tape un nom qui n'est pas liste, le formulaire lui propose de créer une fiche de l'occupant.
Autre aspect, le publipostage, je souhaiterai avoir un bouton qui va générer un publipostage vers word pour créer la convention.
Les données du publipostage se feront en fonction d'une requête mais je n'en suis pas encore là.
Ah oui j'oubliais, je n'ai pas parlé des gardiens, les gardiens assurent la remise et la restitution des clefs de la salle, aussi je dois leur faire une fiche de gardien indiquant les horaires de locations, la salle concernée ainsi que l'identité du loueur. Mais cet aspect là est assez simple à mettre en application, il suffit de créer une table Gardien avec les un début de permanence une fin de permanence puis de créer une requête du genre :
début de permanence <= début de manifestation
fin de permanence => fin de manifestation.
Qu'en pensez vous ?
Merci encore de votre contribution.
Cordialement.
Julius

[ClaudeLELOUP]

Sur le forum, le tutoiement est de tradition. Dis-moi si cela te contrarie : je ferai l’effort de m’adapter.

Par contre je n'ai pas encore osé aborder la question de la disponibilité de la salle car si je prends cet aspect-là en compte, il va falloir que je modifie la structure de mes tables.

Quoi que tu décides, la structure de tes tables a besoin d’être repensée.
Et je ne comprends plus, si tu me dis que pour louer tu ne te préoccupes pas d’abord de savoir si c’est libre !

Mais cela m'oblige à choisir un occupant dans une liste et que s'il n’apparait pas dans la liste à créer du code pour que l'agent tape un nom qui n'est pas liste, le formulaire lui propose de créer une fiche de l'occupant.

Ça, c’est une bricole : si le client n’est pas encore dans la liste, un clic sur un bouton pour ouvrir le formulaire « Loueurs », d’abord l’ajouter, et ensuite, continuer la réservation.

Pour le publipostage, on en reparlera plus tard : d’abord les plans, puis les fondations, le toit c’est après le dernier étage !

Pour ce qui est des gardiens, il y aura une table avec leur identité.
Par contre, la table « Locations » enregistrera l’info qui dit quel gardien est en charge pour telle location.

Explique comment on sait qu’une salle est libre : c’est essentiel pour déterminer les infos à mémoriser dans la table « Occupations ».

[Coucou17]

Bonjour Messieurs,

Désolé de m'immiscer dans votre dial. Ma question s'adresse plus particulièrement à ClaudeLELOUP.

Ça, c’est une bricole : si le client n’est pas encore dans la liste, un clic sur un bouton pour ouvrir le formulaire « Loueurs », d’abord l’ajouter, et ensuite, continuer la réservation.

Comme cela semble facile, aurais-tu la gentillesse de regarder ce post STP ? Merci

Encore une fois, désolé de cette intrusion.

Bonne chance pour ta base Julius870

[ClaudeLELOUP]

Coucou bonjour17,


Dans le message que tu indiques, il est question de Access2007... dont je ne dispose pas.

Je te suggère de décrire — dans ta demande référencée — ce que tu cherches à faire avec tes données personnelles. Au besoin poste un bdd compatible Access2000 avec tes données, je t'aiderai volontiers.

Ou bien, poste une capture d'écran de ce bouton.

[julius870]

J'ai revu ma structure de mes tables.
Tu trouveras un fichier pdf contenant mes nouvelles tables.
Pour répondre aux autres questions, je ne m'étais pas soucié de l'aspect des disponibilités des salles, sachant qu'en mairie, nous disposons d'un calendrier de salle où l'on notifie au fur et à mesure les occupations. J'avoue qu'en 2012 nous pourrions nous passer aisément de ce mode de fonctionnement. Mais comme tu le sais je suis vraiment novice sur Access, donc je m'étais fixé différentes étapes. Mais avec un peu d'aide je pense être en mesure de réaliser ce projet.
Je te laisse le soin d'analyser ma structure de mes tables afin de voir si mes fondations ne sont pas bancales..
Je te remercie et je tiens à remercier vraiment l'ensemble des acteurs de ce site, vous faites du super boulot.
Cordialement.
Julius
--

[ClaudeLELOUP]

Je voudrais d'abord bien comprendre quand une salle est occupée ou est libre et comment on fixe le prix.

Il n’y a pas de location prévue la semaine prochaine.

Imagine que quelqu’un te réserve la salle pour le 28/9 de 9 h 30 à 13 h 00.
Est-elle encore libre de 0 h à 9 h 29 et de 13 h 01 à minuit ?
J’imagine que non : un certain temps est nécessaire pour remettre en ordre avant la location suivante.

Peux-tu aussi expliquer comment on détermine le montant de la location.
Y a-t-il effectivement des prix différents pour des locations de 1 h ; 2 h ; 3 h ; 4 h ; 5 h ; ½ Journée ; 1 Journée ; 1,5 Journée ; 2 Journées ?

[ClaudeLELOUP]

À ce stade de réflexion, je crois qu'on devrait avoir cette structure de tables :



Quant à savoir si une salle est libre,



Soit : location candidate (LC) et location existante (LE).

Une LC est acceptable si :
aucune LE ne débute entre DébutLC et FinLC
et
aucune LE ne débute avant DébutLC et se termine après FinLC
et
aucune LE ne se termine entre DébutLC et FinLC.

[julius870]

Bonjour Claude,
Tu trouveras ci-joint une archive zip contenant une nouvelle base avec une nouvelle structure basée sur tes conseils.
Cependant, je me suis permis d'ajouter deux tables en plus :
1) T_Equipement, pour le lave_vaisselle
2) T_Permanence, pour les permanences des gardiens.
Cependant j'ai quelques questions concernant cette nouvelle structure :

1) Comment remplir ma table T_Tarif, sachant qu'avant sur un enregistrement j'avais le tarif Interne, tarif Interne avec lave_vaisselle, tarif externe, Tarif Externe avec lave_vaisselle etc...Suis je obligé de créer des enregistrements au cas par cas ?

2) La T_Permanence je l'ai relié à la table T_Location ? N'aurais je pas du relier la T_Location à la table T_Gardien ?

3) Peux tu m'expliquer le fonctionnent du :

Soit : location candidate (LC) et location existante (LE).

sachant que sur ta structure de table, je ne vois aucun champs qui pourrait distinguer une location candidate et une location existante ?

4) Où dois je mettre les champs suivants :
Nombre de petites assiettes, grande assiettes, couverts, verre à eau, verre à vin
Dans la table T_Location ?

Excuse moi pour ce week-end je n'étais pas trop disponible.
Merci de ta contribution.
A toute l'heure, j'espère..
Cordialement.
Julius

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

je me suis permis d'ajouter deux tables en plus

Tu es chez toi ! Je te dis comment je ferais… cela n’engage que moi.

1) Comment remplir ma table T_Tarif

Essaie de nous expliquer le tarif, comme tu l’expliquerais à un candidat loueur.
On verra ensuite comment peupler la table pour fonctionner correctement.
Mais a priori le détail de cette information n’a pas sa place dans la table des locations.

2) La T_Permanence je l'ai relié à la table T_Location ? N'aurais je pas du relier la T_Location à la table T_Gardien ?

Je n’ai pas encore compris comment cela fonctionne avec les gardiens.
Comment le choix d’un gardien est-il déterminé lors d’une réservation ?

3) Peux tu m'expliquer le fonctionnent de la vérif. qu’une salle est libre

Au départ t_Reservations est vide.
Lors de la première demande de réservation, pas de problème pour l’accepter. Elle devient une "réservation acceptée".
Si une nouvelle demande se présente (c’est une "réservation candidate"), nous devons vérifier, avant d’accepter, que la salle est libre.
Pour cela, il faut regarder dans la table des réservations déjà acceptées :
- qu'aucune location déjà acceptée ne débute entre le début et la fin de la candidate
et
- qu'aucune acceptée ne débute avant le début de la candidate et se termine après sa fin
et
- qu'aucune acceptée ne se termine entre le début et la fin de la nouvelle candidate.
Cette vérification est facile à programmer en Access avec les fonctions de domaine en l’occurrence Dcount().
Si une candidate n’est pas acceptable (donc si une des trois conditions n'est pas satisfaite), le processus de réservation sera avorté.
N.B. Tu dois encore expliquer comment après une location, on détermine le moment où la salle redevient libre. (Pour la remise en ordre par exemple.)

4) Où dois je mettre les champs suivants… vaisselle

En fait, que loues-tu un lave-vaisselle ou bien la vaisselle ou les deux ensemble ?
Sauf s’il y a un tarif par pièce de vaisselle, je ne vois pas l’utilité de l’inventaire des pièces dans cette DB.
Quant au processus de cette location, je le verrais bien traité comme celui d'une salle.

Excuse moi pour ce week-end…

Je sais, je suis un privilégié : pour moi, maintenant, c’est tous les jours dimanche...

[julius870]

Base de données :
L’une de mes fonctions en mairie, est de m’occuper du service « Réservation de salle ».
1. Le service fonctionne ainsi :

• Le loueur passe en mairie et rempli une feuille de pré-inscription
• Une fois la feuille remplie, je crée une convention, sur cette convention j’ai besoin des champs suivants :
o Identité du loueur
o Choix de la salle
o Choix de la durée
o Montant de la location
• J’envoie la convention au loueur, ce dernier la signe puis vient me déposer le dossier avec un chèque de paiement, un chèque de caution, une attestation d’assurance et la convention signée et donc acceptée
• A partir de là, je crée une fiche gardien, sur cette fiche gardien j’ai besoin des champs suivants :
o Nom du gardien de permanence
o Identité du loueur
o Nom de la salle
o Information de la location : jour et heure de début et idem pour la fin
o Choix de l’équipement
• Une fois la fiche gardien crée, je fais une fiche pour les agents d’entretien
o Identité du loueur
o Nom de la salle
o Information de la location : jour et heure de début et idem pour la fin
o Nombre de vaisselle à sortir : Nombre de grandes assiettes, petites assiettes, couverts, verres….etc..

2. Le service de gardiennage :
Ce service est composé de trois agents. Le début de permanence est le vendredi à 13h30 et sa durée est d’une semaine, il s’arrêt donc le vendredi d’après à 13h30. Chaque gardien est d’astreinte une semaine sur trois. Lorsqu’un agent est d’astreinte il s’occupe de toutes les salles. J’ai rempli la table T_Permanence avec les astreintes des gardiens jusqu’au au mois de juillet 2013.
3. Disponibilité des salles :
Il faut généralement un battement d’une demi-heure entre chaque location. Mais généralement, je ne prends pas de locations qui se suivent dans la même journée. Le plus souvent les loueurs demandent une journée donc du samedi 09h30 au dimanche 09h30. Je peux la relouer le dimanche mais à partir de 10h00 et jusqu’à 20h00.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

J'ai l'impression qu'on fait fausse route !

De combien de locations/an parle-t-on ?

Y a-t-il des loueurs qui reviennent périodiquement demander une nouvelle location ?

Finalement, ne s'agit-il pas simplement de compléter un contrat-type ?

[julius870]

Effectivement le but recherché est bien de remplir la fiche du service gardien, la fiche du service entretien, la convention.
L'idée est toute simple, je crée une base de donnée contenant un formulaire, sur celui-ci j'ai besoin des informations ci-dessous pour générer les trois documents cités précédemment :
Identité du loueur : civilité; nom; prénom; adresse; code postal; ville; téléphone
Information salle : nom de la salle; capacité de la salle; coordonnée de la salle;
Choix du loueur : date de location; durée de location;nom de la salle;
Service Entretien : nom de la salle; identité du loueur; nombre de couverts; nombre de petites assiettes; nombre de grandes assiettes; nombre de verre à vin; nombre de verre à eau; nombre de couverts;

Service Gardien : Nom du gardien de permanence; identité loueur; date début de location; heure début de location ; date fin de location; heure de fin de location; nombre de couverts; nombre de petites assiettes; nombre de grandes assiettes; nombre de verre à vin; nombre de verre à eau; nombre de couverts

Information administrative : identité du loueur; date de début de location; heure de début de location; date de fin de location; heure de fin de location; durée de location; information salle; montant de la location;

En espérant avoir été un peu claire..
Penses tu que mon cas est désespéré....

[julius870]

J'ai oublié les facteurs de prix de locations :
Durée de location ;
Type du loueur (interne ; externe ; Agent-Elus) ;
Lave-vaisselle (+ 50 uniquement pour une salle)
Salle;

Sorry,

[ClaudeLELOUP]

Penses tu que mon cas est désespéré....

Non, c’est beaucoup plus simple que je ne me l’imaginais au départ.
Le but n’est pas de gérer la location des salles, mais seulement de gérer l’impression de documents qui s’y rapportent.

Je crois que tu cherches à faire un formulaire qui ressemble à ceci :





Avec :
- en bleu, les champs que tu voudrais choisir dans une liste déroulante ;
- en jaune, les champs à compléter ;
- en vert, les champs qui devraient être alimentés automatiquement par le programme ;
- quatre boutons pour déclencher l’impression de documents.

[julius870]

Claude,
C'est exactement ce que je cherche à faire.
Penses tu que j'étais bien parti avec ma première base de mon premier post ?
Comment fais tu pour calculer le montant de la location ?
Peux tu m'envoyer ton formulaire que je regarde le code ?
Cordialement.
Julien