Discussion :

[Passamainti]

Bonjour,

Responsable TICE de l'établissement ou je suis enseignant, ma gestionnaire, qui vient de prendre ses fonctions, seule devant une application Acces développée pour la gestion de distribution d'une collation aux élèves (via une douchette et un code barre), se tourne vers moi pour l'aider à résoudre ce problème (problème pour lequel je me suis inscrit ici, me tournant alors vers vous, puisque je ne suis pas capable de le résoudre seul) :

Que veut ma gestionnaire? : Connaître le nombre de collations distribuées par jour, par semaine, par mois, par année (un état ou une requête imprimable, je traduis ici sa pensée en vocabulaire Access (j'espère)) et aussi un classement (regroupement) par classes de la 6ème à la 3ème...

Comme je ne peux pas joindre ici les 2 fichiers Acces (1ere discussion)... Je vais quand même essayer de démêler une piste de réflexion.

Il existe dans une table nommée DistributionHistorique une série de données nommée IdEleve, correspondant à une valeur numérique de 4 chiffres, et identifiant chaque élève étant inscrit à cette collation.

La classe correspondante de chaque élève étant, elle, représentée par le nom de champ Classe, dans une autre table nommée BaseEleveGestionnaire.

Je sais qu'au moment ou les élèves passent avec leur carnet, sur lequel est inscrit un code barre, douché par un surveillant, un formulaire est rempli automatiquement avec, entre autre, le nombre ci-dessus IdElev, ainsi que la date et l'heure stockés dans la table DistributionHistorique sous le nom DistriDateHeure (ayant dans l'affichage en mode création, la valeur par défaut =Maintenant() ).

Étant débutant dans Access, il m'est difficile d'expertiser cette base de donnée et de la modifier, comme j'ai eu envie de la faire dans le petit menu du formulaire gestion (qui se lance via une macro nommée autoexec), en rajoutant par exemple un bouton ( qui afficherait un état ou une requête filtrée globalisant les collations distribuées), comme le désirerait ma gestionnaire.

Je n'ai que 2 heures par semaine à consacrer au poste de TICE de mon établissement, avec 150 machines pélagiques à gérer, et, il est vrai que ce petit problème de gestion, même pour rendre service avec générosité à ma gestionnaire, après déjà plusieurs heures pour m'initier au Soft de Bill, réclame de l'assistance, que j'espère trouver ici....
Merci.
é10.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour et bienvenue sur ce forum,

Si tu le désires, je peux t'aider dans tes premiers pas Access... et probablement répondre aux demandes de ta gestionnaire.

Si les tables dont tu parles ne contiennent pas de données personnelles (les noms des élèves par exemple) poste une DB compatible Access2000, cela nous aidera à dialoguer sur des cas concrets.

[Passamainti]

Bonjour et merci,

Je me permets donc de joindre deux fichiers* utilisés par ma gestionnaire. Comme je n'ai pas assez d'expérience en base de données pour tenter une conversion compatible Access2000 (pas sûr d'ailleurs de saisir la demande, puisque Acces 2003 est déjà une version assez ancienne), je les laisse au format natif Acces 2003, désolé pour cette impasse.

Afin de préserver la confidentialité des élèves, j'ai pris l'initiative de supprimer les colonnes des champs "Nom" et "Prenom" des tables "BaseEleveGestionnaire" ; "Elèves Légère" dans le fichier "pars 2008 2009 gestion.mdb" ; Et "BaseEleve" dans le fichier "pars 2008 2009 distribution_65.mdb". J'ai ensuite recréer ces champs avec une colonne vide de donnée dans ces trois tables. Je ne pense pas avoir corrompu le fonctionnement de la base en précédant ainsi.

Description rapide des deux fichiers :

- pars 2008 2009 distribution_65.mdb est utilisé sur un ordinateur portable par un surveillant qui douche les codes barre du carnet et comptabilise le passage des élèves (nommé "Tour" et enregistré avec la valeur 1 pour chaque élève qui passe). Un formulaire nommé "MenuDistributeur" contenant le bouton à cliquer "Transférer à la gestion" permet d'envoyer les données du jour dans le fichier gestion ci-dessous (via clé USB).

- pars 2008 2009 gestion.mdb est le fichier de la gestionnaire. Il reçoit la sauvegarde des données du fichier ci-dessus. Il possède lui aussi un formulaire nommé "MenuPars", dans lequel j'ai tenté, en vain d'ajouter des boutons de fonctions plus précis que celui existant (Stat distribution) qui récapitule toutes les distributions d'un seul coup. D'ici, ma gestionnaire voudrait pouvoir éditer le nombre total de collations soit par jour, mois, années avec un regroupement par classe en option possible (l'assistante sociale, qui est aussi dans cette affaire, veut repérer ainsi les élèves qui ne prennent pas la collation et vérifier si une bourse leur est attribuée).

Mille merci pour vos conseils.

* (j'ai bien compris, après avoir lu les recommandations aux nouveaux inscrits du forum, qu'il ne s’agissait pas de faire travailler les autres à sa place en posant des fichiers, même si dans les faits c'est pourtant un peu ça que je suis en train de faire)...

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,
La tradition sur ce forum est le tutoiement. Dis si ça te gêne : je peux m’adapter pour la suite.

pas sûr d'ailleurs de saisir la demande, puisque Acces 2003 est déjà une version assez ancienne

… je dispose d’une version encore antérieure (2000) mais pas de souci, je peux lire les DB transmises.
En fait pour la question posée, seule la base « pars 2008 2009 gestion.mdb » est utile puisqu’elle contient « DistributionHistorique » et le signalétique des élèves.
Il est probable que « DistributionHistorique » n’est pas correcte, elle contient plusieurs passages pour le même élève au même instant.

Dis-moi si la gestionnaire serait satisfaite avec le formulaire « fStatistiquesDistribution » :
elle introduit dans un formulaire une date de début et une date de fin, le programme affiche le nombre total de collations pour la période choisie ainsi que la ventilation par classe.

Avec un tel formulaire, l’assistante sociale ne pourra pas repérer les cas que tu signales. Vois la requête « rElevesSansCollation ».

Je propose que dans un deuxième temps nous examinions le type des demandes de l'assistante pour trouver une solution passe-partout.

Cette base pourrait nous servir de test pour la suite.

[Passamainti]

Bonjour Claude,

Pardon pour ce temps mort. Comme je te l'ai dit, je suis prof avant tout, même si ma mission correspondant TICE est terriblement chronophage, Je dois gérer les priorités. Conseils de classes, bulletins, réception des familles. Voilà mes fins de journées en ce moment. Plus les cours et copies à la maison.

Je te remercie pour ton coup de main.
J'ai vu ma gestionnaire cet après midi. On "Zappe" l'aspect social de la gestion auprès le l'assistance sociale du collège. D'autres moyens seront mis en œuvre, sans passer par le logiciel. Bon !

Ton travail semble correspondre tout à fait à sa demande, toutefois, comme tu l'imagines, l'espoir de cette amélioration providentielle de son logiciel aiguise l’appétit du son besoin, qui prend la forme d'un autre bouton à cliquer (extension de la boîte à outil de gestion donc) qui permettrait d'éditer les noms des élèves ayant pris la collation (à ce propos, je ne sais pas comment tu as mouliné les élèves fantômes dans la base, bravo).

Je sais que cette dernière demande est déjà possible via l'assistant de requête ou d'état (toutefois sans le filtrage par regroupement de date comme tu l'as programmé.)
Mais un bouton... et hop ! Maintenant que j'ai commencé à lui donner de l'espoir là dessus (j'ai parlé de toi !)...

En tout cas, merci pour ton aide Claude, même si on en reste là.
De mon coté je vais essayer de comprendre comment tu as programmé la base teste que tu m'as envoyé pour réinjecter ça dans l'original (car elle ne veut pas qu'on change tout).

A plus tard.
Eddy.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Eddy,

pour réinjecter ça dans l'original

Quelle est la différence entre « l’original » et la base que tu as postée (à part les noms) ?
Si la DB se limite à une table qui contient les caractéristiques administratives de l’élève et les collations, il serait préférable de construire :
- un formulaire de recherche multicritère pour remplacer toutes les requêtes actuelles (et à venir…) basées sur la table BaseEleveGestionnaire ;
- un formulaire de recherche qui combinerait BaseEleveGestionnaire et DistributionHistorique. En gros étoffer l'ébauche que je te proposais.

[Passamainti]

Bonsoir Claude,

J'ai posté tout à l'heure avec le bouton de gauche (l'enveloppe), l'info bulle dit "Envoi privé". : Je découvre l'environnement (à ce propos, j'ai connu une secrétaire de direction qui testait tout jusqu'à trouver des solutions à ces problèmes. J'ai repris ça pour mes élèves (méthode expérimentale)

J'ai aussi lu que tu avais écris 6 articles sur ACCES.
C'est un peu comme un CV ici !

Bref, pour répondre directement à ta question :

Bonjour Eddy,
Quelle est la différence entre « l’original » et la base que tu as postée (à part les noms) ?

Aucune différence, si ce n'est les noms et prénoms des élèves.
Remarque : le fichier de distribution se vide de ses données de collecte du jour, une fois l'enregistrement effectué vers le fichier gestion. C'est donc un fichier de distribution vide que je t'ai envoyé. Mais je ne pense pas que ce soit un problème.

Autre chose : En parcourant les modules VBA (mot de passe "securit") je pense avoir compris pourquoi la base des collectes exportée vers le fichier gestion n'était plus alimentée depuis octobre (c'est le problème qui à déclenché ma demande d'intervention auprès de ma gestionnaire, après quoi est venu la demande d'état). Le script VBA pointe vers une adresse absolue pour localiser le fichier de gestion, et comme ce fichier à été changé de place, la mise à jour ne se fait plus.

Ceci se trouve dans le module 4 à la fonction Public Sub
monsql = monsql & " IN 'C:\Documents and Settings\fcotta\Bureau\Temporaire\Pars 2008 2009 distribution.mdb'"

Je vérifie cette trouvaille lundi.

Bon Week-end
à plus tard
Eddy.

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

La structure actuelle de la base "pars 2008 2009 gestion.mdb" mériterait quelques efforts de rationalisation, singulièrement le contenu de la table BaseEleveGestionnaire et les requêtes. Ces dernières pourraient être remplacées par un formulaire de recherche multicritère.

Y a-t-il un intérêt de ton côté ?