Discussion :

[Sarutobi77]

Bonjour,

Avez-vous des idées pour améliorer ce petit fichier ?

En gros, je souhaiterai suivre quotidiennement la consommation de carburant par carte.

Avoir également :
- un suivi à la semaine par carte
- un suivi global à la semaine
- gestion des écarts THEORIQUE vs REEL avec mise en forme conditionnelle si dépassement de 10% par exemple
- ne pas avoir a recré le fichier tous les mois (en grisant les samedi/dimanche etc) je sais qu'il y a des formule mais je ne connais pas.... (du style on change le mois dans la cellule et ca modifie tout avec les samedi/dimanche/jour feriés grisés)

Je ne sais pas si la création d'une macro est possible ?

2 fichiers joint :
- extraction brute du site de SHELL
- mon fichier de suivi

Si vous avez besoin d'infos, je suis la!

Merci à vous !

[Lucorah]

Bonjour,

Merci de me corriger si je me trompe mais il semble qu'aujourd'hui le fichier de suivi soit rempli par saisie manuelle.

Pour moi, l'amélioration majeure à apporter à ce fichier serait d'intégrer directement le fichier d'extraction SHELL dans une feuille qui servira de base de données, de faire la même chose pour les prévisions et d'utiliser un tableau croisé dynamique pour tout synthétiser (avec la possibilité de générer les graphs associés pour avoir une approche un peu plus orientée tableau de bord). L'autre avantage serait aussi de conserver l'historique dans un seul fichier et non plus de générer un fichier par mois.

Cela nécessite de retravailler tout le fichier mais également de changer la façon dont tu travailles dessus donc pas forcément la meilleure solution si ne souhaites que l'améliorer (mais avec des gains de productivité substantiels à la clé via automatisation du traitement des données via VBA).

C'est mon approche, d'autres membres du forum en auront certainement une autre.

[Sarutobi77]

Ca m'a l'air très intéressant ce que tu me dis, par contre je ne connais rien en VBA.

Si je résume, il faudrait :
- un onglet données dans lequel je colle à la suite les extraction pour garder l'historique
- un onglet de conso théorique
- un TCD sur un 3eme onglet regrouppant les 2 autres onglets?

Ma limite :
- je ne connais pas le language VBA
- j'ai un peu de mal à visualiser la fusion des 2 onglets qui seont différents en formats (colonnes etc...)

Par contre oui, a postériori, je souhaite avoir l'orientation Tableau de bord, automatisation de traitement, facilité etc..

Help me please. Par contre, je souhaite également comprendre ce qu'on me montrera, et ne pas recopier "bêtement", pour pouvoir m'en resservir plus tard.

[Lucorah]

Alors je développe un peu mon idée :
- 1 feuille pour stocker les extractions
- 1 feuille pour stocker les prévisions
- 1 feuille pour croiser les données (sur la base des critères communs, exemple le numéro de carte ou l'id de la personne) => le vba interviendrait ici pour fusionner les données des 2 autres feuilles

- 1 feuille pour synthétiser le tout sous forme de TCD (ou de tableau de bord si on veut attaquer les données sous plusieurs angles)

Concernant le langage VBA, il ne sera pas nécessaire de tout maîtriser car les fonctionnalités appelées à être développées seront relativement simples.

Avant de pouvoir aller plus loin, il faut identifier toutes tes données d'entrées, ce qui est déjà fait pour la partie "réel" mais pas pour la partie prévision (il faut savoir à quelle mailles sont faites les prévisions => véhicule, conducteur, carte ?)
Une fois cela fait il faudra réfléchir à la manière d'organiser et de stocker ces données dans le fichier pour que la saisie soit relativement simple et que les traitements qui interviendront derrière ne soient pas trop complexe (je recommanderais une organisation sous forme de table, mais à voir selon les données d'entrée, ce pourrait être 2 ou 3 tables).

[Sarutobi77]

Bah en fait, les prévisions sont réalisées selon une consommation par axe de transport.

Distance entre point A et point B de tant, le véhicule consomme 14L/100, il fait le trajet tant de fois par mois, donc le volume consommée est de tant (+ conversion après en € à savoir multiplier par 1.14€ le L HT).

Les camions tournent donc ce n'est pas pertinent de faire une prévision par véhicule. La carte carburant est attribué à UN chauffeur qui peut avoir PLUSIEURS véhicule. Donc la prév sera par carte, ou du moins par AXE de transport pour être plus précis.

Après je n'ai aucune objections à ce qu'il y ait plusieurs tables de données.

Le principal est encore une fois la simplicité, l'automatisme et la mise en forme sous TDB.

[Lucorah]

Donc pour résumer :
les données d'entrée pour la prévision sont (élaborées dans un autre fichier semble-t-il) :

- numéro de carte
- ID du porteur de la carte (on pourra avoir une autre table pour gérer l'identité du porteur, ses coordonnées reliée via cet ID...)
- le volume consommé (en L)
- le budget carburant correspondant (en €)
- la période de prévision (mois / année) => on pourra en déduire le nombre de jours ouvrés pour calculé un ration quotidien, hebdo

Les données d'entrées pour le réel :

- n° de carte
- ID du porteur ?
- Date de la transaction
- Montant de la transaction (HT, Taxes et TTC)
- Volume

La clé pour coupler les données réel et prévisionnelles serait le couple n° de carte et ID du porteur (info à reprendre depuis le fichier SHELL pour l'intégrer dans le données de prévisions).

L'idéal serait que tu formalise ton fichier de données de prévisions pour que l'on dispose d'une base de travail (j'ignore surement certaines contraintes donc se sera plus simple si on part avec un format qui te convient dès le début)

[Sarutobi77]

Pour mon fichier de données, pourrait-on prendre celui que j'utilise pour calculer la rentabilité des axes (fichier qu'il faudra que j'optimise aussi, mais c'est une autre histoire...).

Je l'ai mis en pièces jointes.

Tu peux le modifier à ta guise je pense en ne garadant que certains colonnes par exemple?

[Lucorah]

Je regarde pour voir comment on peut exploiter le fichier mais a priori on va déjà avoir un problème de forme à cause des cellules fusionnées !

J'essaye de te faire une proposition demain pour un fichier retravaillé avec les prévisions.

Sinon j'ai vu ton autre sujet pour l'optimisation de ce fichier, et as-tu pensé à la solution base de données (avec un tableau de bord Excel) pour faire d'une pierre deux coups ?
=> ceci dit c'est n'est plus le même projet...

[Sarutobi77]

Pour la fusion des cellules, peut être peut-on l'enlever quite à recopier sur les nouvelles cellules les infos identiques ?

Sinon pour l'autre, base de données? Je ne sais pas trop. L'idée c'est qu'on n'est plus qu'à modifier les nouvelles données du mois écoulé et d'enregistrer.

Après sur la forme, je ne sais pas, il y a surement beaucoup à faire!

[Lucorah]

Effectivement, la base de données et son interface nécessiterait plus de boulot mais permettrait de faire plus de choses (comme intégrer ton calcul de rentabilité). Bref ça donnerait un peu de structure à ton reporting

A court terme on va déjà se pencher sur le fichier Excel, ce sera pas mal !

[Sarutobi77]

Ok je te remercie.

C'est vraiment gentil de m'aider. Et puis ca me permettra d'en apprendre un peu plus sur Excel !

J'attends ton retour.

[Lucorah]

Salut Sarutobi,

Petite question pour que j'avance sur ton fichier : tes indicateurs de consommation journalière sont-ils calculés à partir du nombre de jours de prestation que l'on peut-trouver dans ton fichier de rentabilité ou alors s'agit-il d'un ratio calculé sur la base du nombre de jours ouvrés ?

J'ai besoin de savoir pour déterminer s'il faut reprendre également cette info dans ton fichier d'entrée