Discussion :

[sieg85]

Bonjour,
J'envisage de déployer une solution GED pour ma petite société. Je suis en train de m'informer sur le marché des GED et des fonctionnalités proposés.

Actuellement on gère les document d'une manière simple et efficace... on organise les fichiers intuitivement comme par exemple:

D:\2013\"nomduDépartement1"\"nomduProjet1"\Planningduprojet.jpg
ou
D:\2013\"nomduDépartement1"\"nomduProjet2"\Facture.xls

A ma connaissance, la GED sert principalement pour les entreprises qui ont les besoins suivants:
- Création des comptes et gestion des droits des utilisateurs
- Édition simultanée de documents Collaboration en ligne
- Recherche
- Reconnaissance de texte.
- Création de 'classeurs' virtuels (j'utilise les dossiers dans mon cas)

Je me demande si l'achat d'une solution GED va apporter du bénéfice dans mon cas.
Merci bcp de vos avis.

[MisterS]

Bonjour,

Ta demande n'est pas claire, tu n'indique pas ce que tu cherche dans une ged/ecm ?

- Édition simultanée de documents Collaboration en ligne

Enfin sa, en théorie, en pratique c'est un peu plus complexe que sa, pour ma part cela ne marche toujours pas.

Assez clairement au vue de ta demande je ne suis pas sûr que tu y gagne beaucoup si ton organisation est déjà correcte, dans le cadre d'une équipe restreinte.
Une ged, t'apporterais un gain de temps sur la recherche, la gestion du savoir centralisé, le suivi de facture passé sous OCR, les flux de validation ...


Cordialement,

[Antelium]

Bonjour,

le sujet posé est intéressant, car il replace les éditeurs de GED (mais aussi de tout autre outil nécessitant un investissement) dans une perspective d'efficacité mesurable, en terme de gain de temps et de réduction des coûts.

Ma société, elle-même spécialisée sur ce type d'offre logicielle, essaie systématiquement de fixer un seuil en dessus duquel l'investissement consenti par la société dans une GED est inutile.

Je m'explique : L'acquisition de l'outil, son paramétrage et les formations ont un coût global pour le client (appelons le X).
Plutôt que de définir un retour sur investissement (en mois), prenons le raisonnement inverse, et fixons le voeu du client : par exemple, celui-ci veut s'assurer un retour sur 12 mois.
La question se pose alors en ces termes: "combien de minutes par jour l'outil doit me faire gagner de temps, eu égard aux charges de salaires que les utilisateurs de l'outil vont coûter sur cette période?"

Bien entendu, plus il y a d'utilisateurs, et plus le coût global X de l'outil est dilué sur le volume. Et plus le coût horaire (y compris les charges) moyen de ces utilisateurs est faible, et plus le gain de temps nécessaire par jour augmente.
En pratique, notre étude est menée sur des chiffres concrets, et exposer la méthode dans son ensemble pourrait être ici rédhibitoire. Mais avec un peu d'imagination, vous pourrez probablement en tirer des conclusions utiles, pour toute forme d'analyse de retour sur investissement d'ailleurs.
La méthode proposée ici vous permet de conclure sous la forme:
Considérant les coûts globaux investis, avec x utilisateurs qui me coûtent y chaque jour, l'outil doit me faire gagner z minutes par jour. Et par utilisateur. Selon la valeur de z, vous avez un élement pour conclure.

Mais une GED, puisqu'il s'agit de la question, ne revêt pas que des intérêts économiques directs (points précédent). Elle doit être évaluée également en termes d'amélioration des processus métiers:
meilleur partage de l'information (a)
capacité de l'outil à informer les utilisateurs de points critiques, ou d'arrêts (b)
encadrer les procédures internes, pour que chaque utilisateur évolue dans un environnement non permissif ( c)

Pour simplifier, le point (a) est la philosophie basique d'une GED, en ne négligeant pas les aspects archivages, droits et profils utilisateurs, etc. Rien de bien exceptionnel, les offres ne manquent pas, et l'ergonomie de ces outils connaît le meilleur comme le pire. En tant que GED, vous disposez d'une armoire numérique, contenant des dossiers et des documents, sur lesquels un worflow permet de faire circuler l'information au mieux. Pour une petite structure, avec un personnel sachant communiquer, le bon vieil explorateur windows, et une communication directe entre salarié remplace aisément le point (a). Restera à évaluer le coût sur le long terme de gestion de vos archives, et ce que vous coûte une recherche «*papier*» au quotidien.
Par exemple, savez-vous qu’en moyenne, par an

un salarié consacre plus de 300 heures à la recherche de documents papier en entreprise?

dans l’entreprise, la consommation annuelle de papier est de 75 kg par salarié ? soit l’équivalent du volume de 2 arbres entiers. Selon The Economist, les experts estiment à 15.000 milliards le nombre de feuilles que l’on imprime via des imprimantes chaque année à une époque où le papier devient de plus en plus coûteux. Cela correspond à environ 475 000 feuilles par seconde.

Une entreprise consacre 5% à 15% de son CA à la gestion de ses documents papiers ?

Si votre activité est basée sur une gestion contractuelle (assurance, vente, construction, etc.), les points (b) et ( c) doivent être examinés.

Un exemple*: lancer une livraison sans avoir reçu l'original de la commande peut devenir génant. Pourtant, ce genre d'erreur est régulièrement rencontrée dans les petites structures.
Pire, une récente étude menée par le ministère du redressement productif montre que l'une des premières causes de difficultés financières des TPME, est leur incapacité à facturer à temps leurs clients.

Ainsi, la GED «*basique*» ne répond pas à ce besoin. Il vous faut alors un outil qui allie les fonctions d'une GED, à celle d'un système de gestion de données. Le point (c) en est une conséquence → ce type d'outil vous permet de définir qui fait quoi, quand et comment, au sens le plus large de votre système d'information.
Le coût d'investissement n'est pas nécessairement beaucoup plus élevé (voire plus compétitif), et votre organisation d'entreprise repose sur un outil qui «*veille*» au bon respects de vos processus métier. La GED, en «*sous-tâche*», vous assure la gestion de vos données (courriers, télécopies, factures, cpurriels, photos, etc.), qui aliment votre système d'information.