Création base de données // Association de chefs d'entreprises
Bonjour à tous !
C’est la première fois que je poste sur ce forum, et j’aimerai recueillir votre avis sur le sujet suivant :
Je suis en poste actuellement dans une association de chefs d’entreprises. Je suis leur premier emploi, et j’ai récupéré leur base de données (sous Excel 2003-2007 en mode de comptabilité) en début d’année.
Cette base est un fichier d’entreprises, avec coordonnées et mails, par personne.
Tout d’abord, l’historique :
Première observation : la base, qui comprend au moins 600 entrées, était pleine de polices différentes, Majuscules ou Minuscules de manière pas cohérente, doublons, espaces avant dans certaines cellules, qui m’empêchaient de trier par ordre alpha … en gros, ingérable.
Mon premier réflexe a été de tout incrémenter dans un nouveau ficher Excel. Chose que j’ai faite non sans mal.
Je dois à mon poste organiser des rendez-vous, mensuels et hebdomadaires, et je me dois de faire un suivi des présences. J’ai créé un fichier Excel que j’ai lié au principal, afin de voir qui participait ou non par mois et année. (Tableau non dynamique, modifié manuellement. En ordonnée la liste des personnes avec leur entreprises par ordre alpha, et en abscisse les mois, avec en dessous les semaines en sous-parties. Et je validais leur présence par des croix. Assez tordu, je vous l’accorde!)
Les faiblesses majeures de cette base sous Excel étaient les suivantes :
- Il y avait plusieurs lignes pour la même entreprise, car plusieurs personnes pouvaient en faire partie.
- Je ne pouvais pas évaluer les mises à jour, j’ai donc rajouté une colonne « MAJ » que je modifiais manuellement (fastidieux)
- Base instable, et encore plus une fois liée à mon autre fichier de suivi des évènements. Cela m’a déjà couté une corruption ou deux (heureusement que je fais des archives)
Actuellement :
Face à cette situation, j’ai fait des recherches, et j’ai découvert Access, qui semblait correspondre parfaitement à mes attentes : un spécialiste des bases, sécurisé, multifonctions, avec possibilité de liaisons, pouvant contenir tous mes « modules ». Le rêve.
J’ai donc fait un tutoriel via un autre site, et vu le résultat, je n’ai pas hésité à demander une formation par le biais de mon entreprise...
Chose faite désormais. Je viens donc ici pour des conseils pratiques, car j’ai commencé ma base, et je souhaite, dans l’idéal, qu’elle comprenne les parties suivantes :
- Une fiche « Entreprise » en formulaire avec toutes les infos la concernant, le nom du Directeur, du Décideur, et des Participants + date de création et Maj de la fiche
- Une fiche « Interlocuteurs » avec contact personnel, et mail personnel (et bien sûr lien avec les entreprises)
- Une fiche « Evènements » sous forme de calendrier Mensuel / Annuel avec la possibilité de voir qui est inscrit et à quel évènement. Il y a environ 5 réunions par mois. Cette fiche aurait pour but de calculer des taux de présences à des évènements précis (4 types d’évènement) et nous donner des statistiques.
- Une fiche « Adhésions » ou je peux suivre le paiement ou non des cotisations.
Ensuite, il me ne me restera plus qu'à entrer les données sous formulaire.
Pensez-vous que ceci soit possible ?
J’ai déjà créé deux tables, une T_ENTREPRISES et une T_INTERLOCUTEURS, que j’ai liées. Jusque-là, tout va bien.
Là où ça se complique, c’est lorsqu’il faut créer une table évènements, sachant qu’il faudra lier ensuite les personnes (et non les entreprises) à ceux-ci et les référencer quelque part...
Pour ce qui est de la partie compta, j’ai créé la table T_ADHESIONS, où j’ai inclus, en plus du nom de l’entreprise et son adresse, la date du 1er règlement, date du dernier règlement, la date d’échéance et le montant de la cotisation.
Je dois faire apparaitre l’adhésion ou non sur la fiche entreprise.
Voilà mon premier post, j’espère ne pas avoir été trop confuse. Je suis disponible pour toute question. Et je peux vous partager des fichiers si besoin.
En vous remerciant de m’avoir lue
Shera.
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