Envoyé par
Castagna
Bonjour à tous,
Voilà je viens ici à la recherche d'un avis parce que malheureusement l'univers des GED n'est pas vraiment mon domaine mais je dois en mettre en place une ou quelque chose d'approchant pour mon entreprise où je suis actuellement stagiaire.
Cette entreprise est une sorte de PME avec une équipe de 5 ou 6 personnes qui suivent et gèrent des projets. Le suivi de ces projets implique un certain nombre de procédures et d'étapes dans la réalisation qui font intervenir un nombre assez important de documents vraiment importants du type contrats, documents officiels, rapports d'audits, rapports financiers, etc. L'établissement de ces documents se fait sur un temps assez long, par différents membres de l'équipe : les dossiers passent de main en main pour être modifiés, améliorés, consolidés, etc. Ce qui crée un sacré bordel de versions ! Une fois que c'est terminé, souvent le dossier ou fichier est passé en PDF et doit être conservé pour un temps assez long (plusieurs années).
L'idée serait donc de mettre en place un système de gestion, de stockage et de partage des documents entre les membres de l'équipe, avec tout un tas de sécurités, sauvegardes, administration des droits, accès, etc. Par volonté de simplicité, il faudrait pouvoir apporter des modifications en ligne aux documents, via une plateforme collaborative par exemple (groupware). Les contraintes sont cependant assez lourdes : un mode hors-connexion doit être possible parce que les membres de l'équipe peuvent être amenés à travailler sur les projets sans forcément avoir une connexion internet. Par ailleurs les documents assez classiques du type office doivent pouvoir être modifiés/édités en Office.
En résumant un peu, j'ai l'impression que les besoins se résument à la mise en place d'une petite GED (pas une usine à gaz, c'est une PME et le volume documentaire n'est pas non plus énorme), intégrée à une plateforme collaborative (j'ai l'impression que ce n'est pas toujours la même chose) qui permette une administration simple des documents, du partage, des droits d'accès, de la synchronisation, etc.
En cherchant un peu et en faisant un cahier des charges assez précis, on a commencé à se tourner naturellement vers une solution du type Google Drive, ou SkyDrive/SharePoint et ce genre de trucs... L'idée serait de faire appel à un intégrateur Google qui nous installe un Google For Business amélioré par quelques scripts qui répondent bien au besoin qu'on a. J'hésite un peu encore entre ça et une solution Microsoft qui a l'air moins praticable mais qui permet au moins de changer des docs en ligne au format Office (ce que ne fait pas Google).
Mais je le répète, ce n'est pas mon domaine et je me rends compte que les solutions GED pures sont extrêmement nombreuses. Avant de prendre une décision définitive j'aimerais donc avoir quelques avis sur les différentes solutions existantes :
Est-ce que Google vaut vraiment la peine ? Est-ce que c'est suffisamment safe ? En avez-vous déjà entendu parler comme d'une GED ?
Plutôt Google ou Microsoft ?
Est-ce que vous pensez à des systèmes de GED plus intéressant que ça, plus robuste ou sécurisé peut-être ? Quelles seraient alors les possibilités et contraintes ?
Je remercie d'avance ceux qui auront eu le courage de lire jusqu'ici et de répondre quelque chose à mon message !
Bonne journée à tous,
Clément
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