Discussion :

[Sandra7]

Bonjour à tous,

Je viens de m'inscrire sur ce forum dans l'espoir que certains d'entre vous puissent m'aider. Je suis débutante avec ACCESS et j'ai la version 2000 qui n'est pas très commode pour une première mise en main, comparée à celle de 2010.

Dans le cadre de mon apprentissage (ingé en environnement), je dois monter une base de données de toutes les études que mon entreprise à en main et faire des fiches que j'ai pensé faire avec l'aide de formulaire. Pour cela, j'ai des bases ressources de données nationales (cours d'eau, zones Natura 2000, etc) et j'ai des champs "texte" ou "numérique" simples pour le reste. Je pensais faciliter mon travail en créant des tables avec des listes exhaustives (ex: poissons).

J'ai donc des tables que je considère comme "ressources" mais j'ai aussi créé une table que j'ai liée avec mes tables "ressources" pour certains champs. Cette table de "référence" doit me servir de base pour mon formulaire (une fiche pour une étude).

La tache se complique quand je veux faire le formulaire.
Je voudrais pour certains champs, avoir des choix multiples (cocher plusieurs réponses : par exemple, cocher plusieurs poissons). J'ai mis en "liste de choix" dans les propriétés du champs de ma table, mais je n'ai nulle-part pour dire que je veux "multiple".

De plus, je voudrais que dans mon formulaire : pour un champs lié à une table, je puisse choisir ma région, qui va me donner les départements à choisir puis que je puisse choisir les réponses correspondantes à ce même département (un choix par critère ?) qui correspondait à la région choisie...

Je suis complètement perdue et je ne trouve nulle-part de réponse valable dans mon cas.

Je n'ai fait aucune requête... dois-je en faire ? je ne comprends pas trop bien le principe.

C'est un travail super important pour moi, il en va de la vie de mon rapport de stage, de l'accomplissement de ma mission et surement de mon avenir dans cette entreprise.

Merci beaucoup pour votre aide !!!

Sandra

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Sandra et bienvenue parmi nous.

Si tu le souhaites, je peux t'aider à mettre le pied à l'étrier si tu te sens de taille à expliquer dans le détail de quoi il retourne : je ne connais rien au domaine de l'environnement.
Par contre, j'utilise Access2000... L'aveugle et le paralytique en quelque sorte.
À toi de voir.

[Sandra7]

Oui, je vais me motiver ! Je n'ai pas le choix si je veux réussir ces fichus formulaires !

Je dois créer une base de métadonnées qui va me servir à faire des fiches 'Etat initial', 'suivi', 'programmation' et 'bilan' : des données enregistrées en base à l'aide de formulaire puis également mis en forme automatiquement pour une impression de fiche "attractive".

J'ai mis en pièce jointe un document que j'ai partagé avec quelqu'un pour essayer d'obtenir de l'aide.J'espère qu'il sera compréhensible.
(ACCESS_études).pdf

J'ai fait des tables de données brutes : Cours d'eau, ZPS et SIC (Natura 2000), SAGE (Schéma d'Aménagement et de Gestion des Eaux) etc... Ce sont des bases de données officielles.

Puis j'ai créé 4 tables élaborées que je devrais (et que j'espère pouvoir !) progressivement remplir via l'élaboration d'un formulaire ...

Dans ces tables élaborées, il y a des choses que je vais remplir moi-même car ce sont des réponses uniques pour chaque étude, puis il y a d'autres réponses où l'appellation doit être officielle. Dans ces cas là, j'ai fait joindre pour ces champs les tables de données brutes évoquées précédemment.
Dans ces tableaux, il y a toujours une colonne 'région', parfois une colonne 'département' puis le nom de mon cours d'eau par exemple.

Toutefois j'ai fait cela pour "faciliter" le remplissage de formulaire et créer une harmonie entre les futures fiches.

Pour les cours d'eau, j'en ai plusieurs à cocher, idem pour pour ZPS et SIC.... et là, je coince avec ACCESS 2000 (alors que j'avais su le faire avec la version de 2010)... Je ne trouve pas comment faire les choix multiples.

Puis afin de faciliter le tout, je voudrais faire une sélection par critère : par exemple, je voudrais choisir ma région, puis mon département (que je trouve exclusivement dans cette région) et pour finir le nom de mon cours d'eau par exemple qui se trouve dans mon département choisi qui elle-même se trouve dans ma région choisie.

Je vous remercie beaucoup de votre réponse et de votre aide.

Je suis à disposition toute la journée pour répondre au cas où je n'aurais pas été assez claire dans mes explications.

Merci beaucoup !

[ClaudeLELOUP]

Bonjour Sandra,

Procédons par ordre !

Ton entreprise se voit confier des missions d’études relatives à l’environnement.

Si j’ai bien compris, tu voudrais créer une DB pour gérer administrativement chacune de ces études
- enregistrer des renseignements au fur et à mesure ;
- publier des résultats.

Sans parler de tables, pourrais-tu dire quel genre d’informations tu voudrais garder dans cette DB.
N’aurais-tu pas un exemple de formulaire(s) vierge(s) qui permettrait de mieux comprendre le but à atteindre.

Tu me parles de documentation officielle (je crois que tu les appelles « tables brutes »)
- s’agit-il de données qui sont figées ou bien mises à jour régulièrement ? ;
- comment l’entreprise y accède-t-elle ? ;
- est-ce dans ces données que tu voudrais pouvoir faire des recherches sur base de critères : où trouve-t-on tel poisson, quels sont les poissons dans telle cours d’eau…

Combien de temps as-tu à consacrer à ce travail ?

Peux-tu poster ta DB dans son état actuel ?

[Sandra7]

Le résultat le plus important qu'on me demande est la création de fiche
-> une fiche = une synthèse d'une étude (une étude 'état inital', une étude 'programmation', une étude 'suivi', une étude bilan').

Mais pour cela, effectivement, je dois aussi créer 4 bases de données (A/ Etat initial ; B/Programmation ; C/Suivi ; D/Bilan) qui se révèleront être une synthèse des informations présentes dans ces 4 types d'études et qui seront donc la source des 4 types de fiches respectives.

Je n'ai pas de documents informatisés du rendu voulu de mes fiches, elles sont en version 'croquis' sur papier, mais globalement, pour l'état initial par exemple ce sont des informations du type :

• Nom de l'étude
• Date
• Cartographie (Localisation de la zone d'étude) (Carte à importer dans le formulaire)
• Maître d'ouvrage (cf. table 'brute')
• Bureau d'études (cf. table 'brute')
• Superficie
• Nombre de communes
• SAGE (Nom : cf Tables 'brutes')
• Nom du bassin versant
• Noms des cours d'eau de la Liste 1 (cf. table 'brute')
• Noms des cours d'eau de la Liste 2 (cf. table 'brute')
• Noms des cours d'eau non classés (cf. table 'brute')
• etc.

Mes "documents officielles" sont des tables que j'ai téléchargées sur des sites officiels de type SANDRE (tous les cours d'eau Français), INPN (Institut National du Patrimoine Naturel) (pour les zones Natura 2000), etc. J'en ai aussi obtenu d'autres en interne (utilisée en SIG).
Je les ai triées, rangées, accomodées à ma mission.Ne voulant uniquement que les données d'une région hydrographique précise (bassin Loire-Bretagne), je n'ai gardé que les données susceptibles de m'intéresser (tris par région et département).
Ces données sont pour l'instant figées, mais ne sont pas susceptibles de changer dans les prochains mois. Par ailleurs, les résultats de ma mission est pour l'instant ponctuel et dans quelques années, ce travail semblera peut-être obsolète. Il y aura sinon d'autres possibilités. Ca ne m'inquiète pas.
Toutefois, j'essaie de prévoir une mise à jour possible de certaines données, quand c'est possible. Par exemple, pour ma base de données "maitre d'ouvrage" et "bureaux d'études", j'ai réalisé un formulaire simple qui permet de complèter la table au fur et à mesure. En insérant de nouveaux bureaux d'études, ceux-ci s'afficheront progressivement en choix dans mon formulaire.

Je suis à temps plein sur cette mission. J'ai déjà mis beaucoup de temps (et d'énergie) à travailler sur mes tables. Je retourne à l'école mi-mars. Je voudrais avoir fini mes fiches à ce moment-là. A savoir, que le tout est d'en faire une ; les 3 autres seront très proches tant en forme qu'en contenu.
La plus chargée en informations sera la fiche 'Etat initial'.

[ClaudeLELOUP]

Peux-tu poster ta DB dans son état actuel ?

Tu n'as pas répondu.

... 4 bases de données (A/ État initial ; B/Programmation ; C/Suivi ; D/Bilan) qui se révèleront être une synthèse des informations présentes dans ces 4 types d'études et qui seront donc la source des 4 types de fiches respectives.

Je ne comprends pas : une base de données me semble suffire. Peut-être veux-tu dire 4 formulaires : A/ État initial ; B/Programmation ; C/Suivi ; D/Bilan ?

Je n'ai pas de documents informatisés du rendu voulu de mes fiches, elles sont en version 'croquis' sur papier,

Peux-tu montrer ?

[Sandra7]

Pardon pour envoyer la BD, je n'avais pas vu. Toutefois, je n'arriverais pas sur ce forum, elle est supérieure à environ 15 Mo, donc impossible. Peut-être par mail ?

"Je ne comprends pas : une base de données me semble suffire. Peut-être veux-tu dire 4 formulaires : A/ État initial ; B/Programmation ; C/Suivi ; D/Bilan ? " = Je ne conteste pas. N'étant que débutante, je pensais qu'il fallait 1 formulaire par base de données ...


J'ai pris avec mon téléphone le croquis de la fiche 'Etat initial' (qui fait quand même 4 pages !)

[Sandra7]

Pardon pour envoyer la BD, je n'avais pas vu. Toutefois, je n'arriverais pas sur ce forum, elle est supérieure à environ 15 Mo, donc impossible. Peut-être par mail ?

"Je ne comprends pas : une base de données me semble suffire. Peut-être veux-tu dire 4 formulaires : A/ État initial ; B/Programmation ; C/Suivi ; D/Bilan ? " = Je ne conteste pas. N'étant que débutante, je pensais qu'il fallait 1 formulaire par base de données ...


J'ai pris avec mon téléphone le croquis de la fiche 'Etat initial' (qui fait quand même 4 pages !)

[ClaudeLELOUP]

Il y a un peu de grain à moudre dans tes tables « brutes ».
Il s’agit probablement de tableaux Excel qui ont été incorporés tels quels dans des tables Access : il y a des redondances, voire des incohérences. (Le Haut-Rhin en Picardie dans 03_BD_MO_2000-2014 par exemple.)
Je te proposerai d’opérer un toilettage au fur et à mesure de notre progression : tu constateras que le modèle va se simplifier.

Je propose que l’on se concentre d’abord sur A/État initial.
Je n’ai pas pu tout lire sur les photos, mais il est clair qu’il y a un nombre considérable de données à afficher.
Aussi, je te propose quelque chose comme ceci :





Des données très générales qui resteraient visibles et des onglets qui permettraient d’afficher les données plus pointues domaine par domaine.
Dis-moi si cela te convient et si oui convenons
- des données dites « générales » ;
- des domaines qui feront l’objet d’un onglet ;
- et explique ce que tu voudrais voir dans le 1er onglet.

N.B. La DB que Sandra m’a transmise via e-mail est ici. Je la modifierai au fur et à mesure de notre progression.

[Sandra7]

Merci beaucoup C'est super. Le principe des onglets est vraiment bon.

Quant au table, oui, ce sont des tables excel sur lesquels j'ai déjà beaucoup fait de nettoyage.
Le "Haut Rhin" dans ma base MO est compréhensible puisque c'est un organisme national qui se situe là-bas.

Est-ce une erreur d'avoir autant de bases ?

Elles contiennent effectivement beaucoup d'informations mais je me dis qu'elles pourront m'être utile pour la suite....

je vais me mettre tout de suite à définir ce que je veux en description générale et dans mes onglets.

Encore merci pour votre aide très précieuse !

[Sandra7]

Voici ci-joint, le plan tel que je l'imagine idéalement....

Fiche_plan.doc

[ClaudeLELOUP]

Voici ci-joint, le plan tel que je l'imagine idéalement...

C'est beaucoup plus lisible !

Peux-tu m'en dire un peu plus sur ces tables :

Que contient la colonne Dpt dans 03_BD_MO_2000-2014 ?
Que contient la colonne REGION dans 03_BD_MO_2000-2014 ?
Pour quoi faire NOM ORGANISME (avant MAJ) et ORGANISME (2014) dans 04_BD_BE ?
Je n’ai rien compris à 06_BD_CE_Liste 1.
Je n’ai rien compris à 07_BD_CE_Liste 2.
Je n’ai rien compris à 08_BD_Carthage.

[Sandra7]

Que contient la colonne Dpt dans 03_BD_MO_2000-2014 ?
Il y a effectivement 2 fois « Dpt », département donc. Je vais différencier code départemental et département. Une erreur de ma part.
Enfin, je pourrais même supprimer les codes, ils m’importent peu…

Que contient la colonne REGION dans 03_BD_MO_2000-2014 ?
La liste des Maître d’ouvrage est exhaustive. J’avais une multitude de données dans cette table à l’origine, je n’ai gardé que les noms et les codes départementaux. A partir de cela, j’ai mis les noms des départements correspondants, puis les régions correspondantes afin de faire une sélection par critère et pour ne pas se coltiner toute la liste au moment du remplissage du formulaire.

Pour quoi faire NOM ORGANISME (avant MAJ) et ORGANISME (2014) dans 04_BD_BE ?
Le fichier Excel que j’ai récupéré n’était pas à jour. J’ai donc vérifié un à un les bureaux d’études. Certains ont changé d’adresse, mais comme ce critère m’importe peu, j’ai mis la nouvelle. Toutefois, l’ancien nom m’intéresse car je vais enregistrer des études qui peuvent avoir 10 ans.
(MAJ = Mise à jour)

Je n’ai rien compris à 06_BD_CE_Liste 1.
C’est la base de données des cours d’eau classés en liste 1.
C’est une base assez complexe que j’ai également pas mal épurée. Je veux quand même garder une table assez complète, mais pour l’heure les informations dont je vais avoir besoin pour ma nouvelle base de données (état initial) et donc mon formulaire sont :
- Cours d'eau_LISTE 1 : Défini la longueur du cours d’eau classé
- REGION et Département (pour faire ma sélection avec critères)
- Hydrographie (c’est un code national, européen même, unique au cours d’eau. Indispensable ici.
- D_EAU,C,127 : Nomination précise du cours d’eau
Il peut y avoir plusieurs codes hydrographiques pour un « D_EAU » (je n’arrive pas à savoir exactement ce que signifie cette appellation ; je vais nettoyer le C,127, oubli de ma part de le retirer)

Pour être plus claire, les cours d’eau de la Liste 1 sont des cours d’eau classés au titre de l’article L214-17-1 du Code de l’Environnement en France. Ils répondent aux critères suivants :
- Les CE en très bon état écologique
- Les CE qui jouent un rôle de réservoir biologique
- Les CE qui nécessitent une protection complète de certains poissons (saumons, aloses, lamproies, anguilles, truites)

Je n’ai rien compris à 07_BD_CE_Liste 2.

C’est le même principe que pour 06_BD_CE_Liste 1. Ici, ce n’est pas un code hydrologique, c’est un numéro de la BD Carthage, et on précise le nom du cours d’eau sous cette fameuse base de données.
Je ne sais pas pourquoi il y a des nuances avec la table Liste1. Je ne m’aventure donc pas à modifier les titres des colonnes….

Et donc, pour info, les cours d’eau classés en Liste 2 sont ceux où il est nécessaire d’assurer le transport suffisant des sédiments ou la circulation des poissons migrateurs. Toutefois, il existe un manque ou un dysfonctionnement dans l’équilibre écologique et dans le transport sédimentaire qu’il est indispensable d’éliminer (ou au moins de réduire).
C’est pour ça que dans la table, il y a des informations sur les poissons. Elles ne nous sont pas importantes ici, mais elle pourrait le devenir, c’est pour ça que je les garde quand même.
Dans ma table Excel, elles sont grisées claires de ne pas me cibler dessus, mais de les avoir quand même sous la main au cas où…

Je n’ai rien compris à 08_BD_Carthage.
La BD CARTHAGE est la base de données complète du réseau hydrographique français.
http://www.sandre.eaufrance.fr/spip....t&id_concept=5

Alors, globalement, pour être brève mais claire :
Cours d’eau Liste 1 = cours d’eau en bon état
Cours d’eau Liste 2 = Etat pas « top top » mais il y de l’espoir !!!
Cours d’eau classé « autres » : « trop de travail », « on verra ça plus tard, misons sur les cours d’eau où il y a encore des espèces ‘importantes’ (protégées) ! »



Je comprends que pour une personne non initiée au vocabulaire, il y a des difficultés à comprendre (vous en écologie, moi avec ACCESS  )
Voici quelques docs qui peuvent vous éclairer davantage si vous voulez
http://www.fne.asso.fr/documents/eau...scoursdeau.pdf
http://www.onema.fr/IMG/pdf/sensibil...lassements.pdf


(Je vous envoie la table excel (au cas où) qui m'a permis les données sous Access par mail, ça ne veut pas fonctionner ici)

[ClaudeLELOUP]

Merci pour les explications.

Je te propose ceci comme méthode de travail.
On va respecter une certaine norme dans les noms d’objets (tables, formulaires…) et des champs.
Nous allons prendre quelques exemples concrets et progresser au fur et à mesure : Données générales, Onglet1, Onglet2…
Quand j’aurai compris ce que tu veux, je posterai une nouvelle version de la base de données. Tu y incluras quelques exemples concrets et tu valideras le résultat. Quand c’est OK, on passe au point suivant.

-----------------
Commençons par Données générales

Nom OK

Date OK

Maître d’ouvrage :
la table en contient 1377, comment fait-on pour choisir le bon ? Liste alphabétique que l’on déroule ? Explique sur base de quel(s) critère(s) on trouve le bon.
N.B. Certains figurent deux fois dans la liste :



Bureau(x) d’études :
Il y en a plusieurs pour une même fiche ?
La table en contient 49, comment fait-on pour choisir le bon ? Liste alphabétique que l’on déroule ? Explique sur base de quel(s) critère(s) on trouve le bon.
N.B. Certains figurent deux fois dans la liste :






Zone d’étude :
OK pour les 3 données à encoder.

Nom SAGE :
La table en contient 79, comment fait-on pour choisir le bon ? Liste alphabétique que l’on déroule ? Explique sur base de quel(s) critère(s) on trouve le bon.

Enjeux de SAGE :
D’après ta note, je comprends qu’il peut y en avoir plusieurs pour une même fiche.
La table en contient 38. Explique sur base de quel(s) critère(s) on trouve le(s) bon(s).
S'agit-il de libellés officiels ?

[ClaudeLELOUP]

Bonjour,

Pour éviter de surcharger la discussion avec des questions « métier », nous avons communiqué via le chat.
L’application est toujours en cours d’élaboration. Vous trouverez ici le développement à son stade actuel (mis à jour progressivement).


Note
Décompressez l’archive dans un répertoire quelconque. Les dossiers Images, Localisation, Ouvrages et XLS doivent se trouver dans le même répertoire que les fichiers .mdb.
S’il s’avère que vous utilisez une version Excel antérieure à la mienne (2010), vérifiez dans les références que votre bibliothèque « Microsoft Excel xx.x Object Library » est bien présente.

L’intention est de rédiger un document pour décrire le fonctionnement de l’application et les différentes techniques auxquelles nous avons eu recours.
Vous y trouverez :
- des applications classiques de formulaires père/fils ;
- des listes déroulantes qui se modulent en fonction de paramètres (un département, un mot-clé…) ;
- l’utilisation d’onglets avec une coloration propre à chaque onglet (application de la méthode décrite par Philippe JOCHMANS dans cette Q/R de la FAQ ;
- une interaction Access/Excel (une partie des documents traités sont des feuilles Excel).