Les courriels supprimés seront conservés indéfiniment par défaut sur Office 365,
d'après la nouvelle réglementation de Microsoft

Microsoft a fait savoir la nouvelle directive qu’il appliquerait en ce qui concerne les messages supprimés par les utilisateurs de son module de messagerie Exchange Online. Si d’ordinaire les courriels qui étaient effacés par les utilisateurs étaient définitivement supprimés des serveurs après une période de 30 jours, la nouvelle politique mise en place par Redmond éliminera par défaut la suppression automatique des serveurs en guise de prévention des suppressions accidentelles.

Ce changement de politique arrivera comme une mise à jour pour les abonnés Office 365. Microsoft va surcharger la politique actuelle par défaut de la gestion des enregistrements de messagerie (MRM – Messaging Records Management) des titulaires de comptes Office 365 afin qu’elle puisse la refléter. C’est un changement qui va s’opérer « au courant du mois prochain », selon l'annonce de Microsoft.

« Avec cette mise à jour, la période de temps durant laquelle vos fichiers demeurent dans la corbeille est étendue à l’infinie ou alors suivant la période définie par votre administrateur. Alors tous les courriels ou les invitations de calendrier que vous cherchez resterons disponibles si vous les cherchez plus tard – même si vous les avez accidentellement supprimés », explique Microsoft dans un billet.

Aussi, les entreprises qui ont opté pour une définition MRM par défaut seront automatiquement sujettes à ce nouveau changement. Cependant, si une entreprise n’en veut pas, il lui est tout à fait possible de modifier les réglages pour avoir une gestion des enregistrements de messagerie personnalisée en précisant la période de rétention de courriel de son choix à partir d’une liste déroulante. Les modifications de la politique MRM appliquée par défaut peuvent être effectuées en utilisant Exchange Admin Console ou PowerShell.

« Vous pouvez éditer le nom de la police par défaut MRM ou créer une nouvelle police qui embrassera vos modifications. Pour changer le nom de la police dans Office 365, rendez-vous à Office 365 Admin > Exchange admin center > compliance management > retention policies. Par la suite, sélectionnez Default MRM Policy, cliquez sur l’icône d’édition et changez le nom de la police »


Dans son annonce, Microsoft n’a pas expliqué la raison qui a provoqué ce changement de politique. Cependant, Tony Redmond, un MVP Microsoft qui a travaillé sur Exchange Server depuis que Digital et Microsoft ont signé l’Alliance for Enterprise Computing en 1995, a déclaré que les courriels effacés qui traversent la période des 30 jours sont actuellement irrécupérables depuis le service Microsoft Office 365 sous la réglementation qui prévaut actuellement. Il a avancé qu’il est possible que cette circonstance peut avoir été le leitmotiv des plaintes de certains clients.

Redmond précise cependant que si un utilisateur final vide la corbeille, les éléments seront définitivement irrécupérables.

Il a noté quelques scénarios dans lesquels les entreprises souhaiteraient changer la politique MRM définie par défaut pour éviter le nouveau changement de Microsoft. Certaines entreprises pourraient trouver la conservation permanente des courriels supprimés problématique dans une perspective de conformité. Il a suggéré qu’il est possible que les performances des stockages en mode hors ligne .OST puissent être affectées dans le cas où les courriels supprimés s’empilent, en particulier avec l’utilisation d’anciens clients Outlook.

Source : blog Office, Windows IT Pro

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