Discussion :

[Kuneru]

Bonjour à tous !

J'ai besoin de réaliser un formulaire (ou autre d'ailleurs) afin de permettre à un utilisateur authentifié de saisir ses congés afin de les faire valider par une personne désignée et ensuite de l'afficher sur son planning si le congé est accepté ou de lui renvoyer une information comme quoi c'est refusé

Exemple :

L'utilisateur toto, demande ses congés via une application. La demande est envoyé à Patron et Patron peut soit valider, soit refuser. Si c'est validé, les congés de Toto sont affichés dans son planning ("Outlook/Office 365") ou un planning global ?

Est-ce possible ? Si oui, comment ?

J'ai déjà fait une telle application, avec l'application "Suivi des problèmes" que j'ai nommée demande de congés. L'utilisateur créé sa demande et c'est envoyé à la personne désignée (via Workflow d'approbation si je me souviens bien). Mais impossible de faire le lien avec le planning de l’utilisateur authentifié.

Je suis ouvert à toute propositions

[ludojojo]

Bonjour,

Alors oui c'est possible, mais en fonction des fonctionnalités que tu souhaites ça peut être plus ou moins compliqué.
Il y a plusieurs approches...
Tu peux le faire directement dans une liste de type calendrier, en ajoutant simplement une étape de validation par le biais de nouvelles colonnes (une pour spécifier validée/refusée/en attente de validation et une autre pour ajouter le nom du valideur par exemple).
Ensuite il ne reste plus qu'à gérer ton affichage en paramétrant la requête de ta vue principale.

Tu peux aussi passer par un workflow qui ferait une liaison entre une liste classique (tes demandes) et une liste calendrier dans laquelle ne tu n'ajoutes que les demandes validées.

Ce qui ce complique, c'est si tu as plusieurs valideurs possibles ou si tu veux que ces informations soient visible dans outlook directement...
Tu peux nous préciser ce genre de détails ?

[Kuneru]

Bonjour ludojojo !

Merci pour ta réponse plein d'espoir ! Sauf que ça va se compliquer pour moi ^^ ! Non, une seule personne qui valide et oui, j'aimerai afficher les congés directement dans le planning Outlook de l'utilisateur authentifié qui demande et à qui on a validé ses congés. Voire dans un planning Outlook général. Je sais qu'il est possible de "synchroniser" des planning créés dans SharePoint et de les afficher sur le compte Outlook désiré. Est-ce là une solution ?

[ludojojo]

Non, une seule personne qui valide

Cela va te simplifier la gestion et l'organisation, bonne nouvelle pour toi !

et oui, j'aimerai afficher les congés directement dans le planning Outlook de l'utilisateur authentifié qui demande et à qui on a validé ses congés.

Bon alors j'avoue ne pas travailler beaucoup avec la liaison Outlook, donc je ne maitrise pas vraiment le sujet...
Ton problème c'est que tu seras obligé de gérer un planning global. J'ai du mal à voir comment tu pourrait synchroniser uniquement la partie du calendrier qui concerne un seul utilisateur. Je pense en effet qu'il faut que tu partes sur la solution d'un planning partagé.
Après il est possible de le faire via un développement personnalisé, mais en standard... Je ne connais pas du tout pour le coup.

[Kuneru]

En fait, je viens de réaliser que gérer un planning global regroupant tous les congés validés de chaque employé d'une entreprise par exemple, cela ferait beaucoup trop d'infos d'un coup dans le planning et ça deviendrait vite illisible !

Je pense plus me porter sur le planning perso où les congés validés seront renseignés pour une personne. Je crois savoir que l'on peut donner l’accès à notre planning Outlook à la personne désignée, ce qui conviendrait parfaitement ! Comme tu l'as dit en fait

Je vais creuser ! Je reviens vers le sujet une fois la solution trouvée !

Le mieux je pense serait de créer une application comme j'avais fait qui permet de demander des congés et si ils sont validés, les "balancer" sur un planning SharePoint "Congés" que je synchroniserai avec le compte Outlook !

[ludojojo]

Je pense plus me porter sur le planning perso où les congés validés seront renseignés pour une personne. Je crois savoir que l'on peut donner l’accès à notre planning Outlook à la personne désignée, ce qui conviendrait parfaitement ! Comme tu l'as dit en fait

Cela risque par contre de faire beaucoup de calendrier différents...
A toi de voir ce qui est le plus simple à gérer, en fonction de la structure cible.

[abrmed]

Salut;
Comme Ludo a mentionnée; la meilleure solution est de crée un calendrier planning, avec un formulaire a remplir dont tu peux spécifier ce que tu veux(date de début congé, date de fin, faire un bouton qui check les doublons en cas ou quelqu'un prend un congé avec les meme dates,......), tu pourrais ajoutées de couleurs pour les types de congés ( rouge pour vacances; vert pour maladie, bleu pour autres absences) avec cela tu peux programmé un workflow qui envoie un courriel via Outlook aux approbateurs et tu pourrais aussi le synchroniser dans un planning Outlook ou Sharepoint( tu peux faire les 2).
Donc pour moi moi aussi c'est calendrier de planning des vacances qui est une meilleure solution.

[Kuneru]

Bonjour abrmed,

De très bonnes idées que tu me proposes ! Néanmoins, je ne sais pas comment les réaliser... Par exemple, juste pour lier un calendrier SharePoint avec un formulaire qui l'alimentera comment je peux faire ?

J'ai tenté avec une application suivi de problèmes, impossible de faire le lien, faire directement la demande dans le calendrier ? Ou encore via une application Tâches, je peux faire remplir un formulaire et le faire afficher en calendrier !

Sauf que pour les 2 dernière solutions, j'envisageai de mettre un workFlow derrière de façon à "accepter" ou non le congé. Assez simple à faire avec un WorkFlow d'Approbation SAUF QUE, quoi qu'il arrive, quand un utilisateur veut saisir ses congés (même avec le WorkFlow) derrière, le congé est automatiquement placé ! En revanche, comme tu le disais, avec le WorkFlow j'informe telle ou telle personne que ce congés a été pris par un utilisateur et là il a le choix de l'approuver ou de le refuser. Cependant, même après un refus de la part de l'approbateur, le congé est tout de même encore présent...

Pour la synchronisation Outlook Desktop en revanche aucun problème si ce n'est que je peux agir sur le calendrier SharePoint synchronisé sur Outlook Desktop et ainsi supprimer et rajouter des événement et cela à pour conséquence d'agir aussi sur le calendrier dans mon site SharePoint.

Voici 2 problèmes que j'aimerai corriger

[abrmed]

Salut Kuneru;
En créant un calendrier, SharePoint Crée automatiquement ce qu'on appel les types de Contenu (ContentTypes), ce content type dans l'ensemble est le formulaire que tu as besoin pour remplir les informations que tu veux mettre, cela est accessible juste en créant un nouvel événement dans la page principale du calendrier .

Exemnple dans l'image ci-dessous, ce que tu vois dans New event, c'est la création d'un nouvel éventement via un formulaire ou un type de contenu, Reservtion, approbation, event_test se sont les types de contenu que j'a actuellement dans mon calendrier et tu peux crée le nombre que tu veux



Dans cette image ci-dessous, c'est un modèle de formulaire quand on sélectionne un type de contenu sachant que tu peux modifier les champs, les colonnes comme bon te semble, à partir de cela tu choisit ce que tu veux exactement dans ton formulaire est tout cela est gérable à partir des paramètres de liste sur la page admin de SharePoint .




Cela normalement va résoudre le premier point.

Pour ce qui est le 2e point; quand l'utilisateur remplie son formulaire pour approbation de congé, tu peux aussi choisir que l’éventement soit affiché ou pas sur le calendrier avant approbation ou après et quelle personne peut voir cette tache donc finalement tu peux gérer cela juste comme te semble, et cela avec un workflow derrière.
Pour le workflow je te donne un exemple pour sa programmation:
1- Demande de congé par l'utilisateur (via le formulaire du calendrier)
2- un courriel aux approbateurs et aux demandeurs
3- s'il y a approbation , un courriel aux demandeurs pour confirmation que son congé est validé et affichage de la date de réservation sur le calendrier
3- si le congé est refusé, un courriel sera envoyé au demandeur pour modification de sa réservation ou autre tache que tu spécifies ( rien est affiché sur le calendrier) et après modification un autre courriel sera envoyé aux approbateurs encore une fois.
Finalement pour ce qui est question d'affichage c'est a toi de contrôler ce que tu veux qu'il soit visible et pour qui, bien sûr il faut bien des droits spécifiques pour les demandeurs et les approbateurs.
J'espère que j'était assez clair pour présenter mon point de vue.

[Kuneru]

Pour ce qui est le 2e point; quand l'utilisateur remplie son formulaire pour approbation de congé, tu peux aussi choisir que l’éventement soit affiché ou pas sur le calendrier avant approbation ou après et quelle personne peut voir cette tache donc finalement tu peux gérer cela juste comme te semble, et cela avec un workflow derrière.
Pour le workflow je te donne un exemple pour sa programmation:
1- Demande de congé par l'utilisateur (via le formulaire du calendrier)
2- un courriel aux approbateurs et aux demandeurs
3- s'il y a approbation , un courriel aux demandeurs pour confirmation que son congé est validé et affichage de la date de réservation sur le calendrier
3- si le congé est refusé, un courriel sera envoyé au demandeur pour modification de sa réservation ou autre tache que tu spécifies ( rien est affiché sur le calendrier) et après modification un autre courriel sera envoyé aux approbateurs encore une fois.
Finalement pour ce qui est question d'affichage c'est a toi de contrôler ce que tu veux qu'il soit visible et pour qui, bien sûr il faut bien des droits spécifiques pour les demandeurs et les approbateurs.
J'espère que j'était assez clair pour présenter mon point de vue.

Merci ! Pour le workflow, il faut que j'en créé un sur SharePoint Designer pour le coup ? Un simple WorkFlow d'approbation ne suffit pas ? Ou je n'est pas été capable de trouver les options... :/

En tous cas merci pour les pistes et les images !!

[abrmed]

Exactement;
Il faut bien créé le Workflow via SharePoint Designer, sur le web tu peux trouver pas mal d'exemple comme j'ai mentionné, avec un workflow juste pour approbation fait juste l'approbation, mais pour tout ce qui est affichage dans le calendrier selon l'état du calendrier ainsi que les envoies des courriels pour les approbateurs et les demandeurs il faut suivre certaines boucles logiques.

[Kuneru]

Merci pour ta réponse ! J'avais déjà réalisé un workflow avec SP Designer qui consistait à générer automatiquement une arborescence de dossier lors d'une création d'un dossier dans la bibliothèque de documents. Donc je connais un peu le logiciel et sa logique mais si je rencontre des difficultés, je ne manquerait pas de revenir vers ce sujet et quoi qu'il arrive, dès que j'ai la solution

[Kuneru]

Bonjour,

J'éprouve de grosse difficultés à utiliser SharePoint Designer pour créer le workflow, pouvez-vous m'aider ? Je ne sais pas comment procéder...

[Kuneru]

Bonjour,

Quand je tente de créé un evenement, celui-ci n'apparait pas sur le tableau... Pouvez-vous m'aider ?

[Do0dX]

Bonjour Kuneru,

Si je comprend bien, l'utilisateur rentre ses dates, l'approbation est envoyé au n+1, et s'il est validé le congé est afficher dans le calendrier.

As tu toujours des difficultés pour ton workflow ?

[Kuneru]

Bonjour,

Non, je n'ai même pas attaquer le workflow, je ne l'ai pas appliqué sur ce calendrier et quand je créé un événement, celui-ci n’apparaît pas. Je suis bloqué avant même d'avoir commencé ^^

[Do0dX]

Ok alors on va procéder étape par étape,
As tu créer une liste personnalisé ou as tu crée une liste de type calendrier ?

[Kuneru]

De type calendrier

[Do0dX]

Alors la c'est surprenant,
Vas dans les paramètres de ta liste (accessible depuis le contenu du site):



Ensuite clic sur l'affichage Calendrier en bas de page:



Enfin indique moi ce que tu as comme colonne indiqué dans "Intervalle de temps":

[Kuneru]

J'ai date de début et date de fin, des colonnes que j'ai créées