Discussion :

[nayah]

Bonjour à tous,

Je me permets de vous soumettre un problème et vous remercie déjà de l'attention que vous y accorderez.

Quelques précisions avant tout :
- Je ne maîtrise pas la programmation. J'espère donc que vous serez indulgents (et patients) avec moi.
- Je travaille sur un iMac 27" de fin 2009 avec 8gb de ram et tournant sous OS X Yosemite ou sur un MacBook Pro 17" de fin 2010 avec 8gb de ram et tournant sous OS X Yosemite.
- Je travaille avec Office 2011 pour Mac et dispose déjà de deux nouvelles licences de la suite Office 2016 (que je n'ai pas encore installée, tant que je peux me débrouiller avec la version précédente).

Voici donc ce qui m'amène...

Dans le cadre de mon activité, je dois rédiger des offres complexes, dans lesquelles certaines rubriques reviennent très fréquemment, mais jamais dans le même ordre (je suis en effet obligé de respecter la nomenclature des cahiers de charges sur base desquels les offres doivent être rédigées).

Chaque offre totalise en moyenne 70 pages et j'aimerais -afin de gagner un temps précieux- automatiser autant que faire ce peut leur rédaction.

Dans l'impossibilité de pouvoir compter sur le département IT de mon employeur et encore moins sur son "sponsoring", j'ai décidé d'arpenter les forums, à la recherche d'une solution.
J'ai beaucoup lu au sujet de la fonction publipostage de Word, mais je ne pense pas que celle-ci soit adaptée à mes besoins, puisqu'on ne parle pas ici de simples champs de formulaires à compléter.

Les rubriques en question sont souvent très longues (jusqu'à 3, voire 4 pages A4) et contiennent fréquemment des illustrations ou des tableaux (en outre, elles sont également mises en page).

Je fais donc appel à vos lumières et à votre aide et j'espère qu'il existe une solution à ma portée pour résoudre mon problème.

Je vous remercie d'avoir pris le temps de me lire et me tiens à votre disposition pour répondre à toutes vos questions (voire vous envoyer un exemple de document par message privé).


Bien à vous,

[jerome.vaussenat]

Salut,

Pour ce que tu souhaites faire, tu peux envisager les Insertions Automatiques :
C'est un bout de texte (plus ou moins long) qui est en mémoire et que tu peux utiliser quand tu le souhaites dans ton document. Et dans ton cas, dans l'ordre que tu veux.
Remarque supplémentaire, peut être pour des raisons d'optimisation, envisager la création de ces insertions automatiques dans un modèle que tu utiliserais pour les réponses à tes appels d'offres ...

Pour la création d'une insertion auto :

• Saisir et mettre en forme le texte à réutiliser (il peut, bien sûr y avoir des images et des tableaux ...)
• Le sélectionner
• Aller dans le menu Insertion et Insertion automatique et Nouveau.
• Dans la boîte de dialogue qui s'affiche donner un nom à l'insertion et valider.
• Recommencer pour les autres "chapitres". De préférence, mettre des noms bien différents (utilisation plus rapide)

Pour utiliser une insertion automatique

• Se placer dans le document
• Aller dans le menu insertion et Insertion automatique
• Dans le sous menu, aller dans la rubrique "Normal". C'est le nom de ton modèle !
• Et là, se trouvent toutes les insertions créées.

Pour aller plus vite, tu peux aussi dans le document saisir le nom de l'insertion automatique (d'où le fait de mettre des noms bien différents). A partir du 4ème caractère saisi, tu dois voir apparaître une info bulle. Tu n'as plus qu'a valider avec "Entrée".

Et voila.
En espérant que cela te fera gagner du temps.

[nayah]

Bonjour Jérôme,

Merci pour tes bons conseils, je vais essayer de me pencher dessus dans les jours à venir!

Afin de bien saisir ce qu'il y a lieu de réaliser, les textes à réutiliser dans mes différentes offres doivent-ils être sauvegardés sous forme de documents distincts?

Si oui, ai-je le choix du répertoire ou doivent-ils se trouver dans le même que l'offre que je désire rédiger?

Si non, où (et comment) sont-ils sauvegardés?
Quelle-est leur influence sur le poids final du fichier (je dois souvent les envoyer par mail et parfois ils dépassent allègrement les 15mb avec tous les graphiques et illustrations)?

J'espère que mes questions ne sont pas trop idiotes, mais j'aime comprendre le principe avant de me jeter à l'eau :o)

Bien cordialement,

[jerome.vaussenat]

Salut,

Tout d'abord, il n'y a pas de question idiotes

Sur ton document, il n'y a aucune conséquence sur le poids de ton fichier.
Tu n'as pas besoin d'enregistrer les blocs dans un document. C'est la fonction d'insertion automatique qui se charge de le stocquer, dans ta machine, dan le modèle "Normal.dot" (définition spécifique aux pcs).

S'il te faut d'autres précisions, on est là !!!

[nayah]

Bonjour Jérôme,

Désolé pour le retard de ma réponse, mais j'avais le nez dans le guidon et n'ai pu tester l'insertion automatique qu'aujourd'hui.

J'ai fait un test et cela fonctionne parfaitement, mille mercis!

Il ne me reste plus qu'à prendre le temps de sélectionner les différentes rubriques et de les placer dans le document "normal.dot".

Une dernière question : puis-je sauvegarder ce document quelque part, histoire de le récupérer si jamais Word devait planter (ou lorsque je remplacerai ma version actuelle par la nouvelle)?

Merci encore pour ton aide précieuse!

[nayah]

Re-bonjour Jérôme,

Je te rappelle à toutes fins utiles que je travaille sur iMac avec Word 2011 pour Mac.
Cela a-t-il une incidence sur le nom du document "normal.dot" ou sur son emplacement?

Merci

[nayah]

Bonjour,

J'en profite pour vous soumettre une autre question :

Attendu que je travaille sur deux mac distincts (iMac et Macbook Pro), est-il possible de copier le document "normal.dot" de mon iMac sur mon Macbook Pro, afin de pouvoir utiliser les insertions automatiques sur les deux ordinateurs, ou dois-je créer de nouvelles insertions sur mon second ordinateur?

Bien à vous

[jerome.vaussenat]

Salut,

J'avais bien noté que tu étais sur mac.

Tu n'as pas besoin de refaire tes insertions auto sur les 2 machines. Tu peux copier le fichier d'un poste sur l'autre.
Ceci dit, le fichier Normat.dot contient tous les paramètrage de tes fichiers. format de papier, marges, taille et police de caractères, ...

En copiant d'une machine sur l'autre, tu auras les même paramétrages. Est ce bien ou pas, c'est à toi de voir ...

Pour copier le fichier il faut savoir où il est !
et bien il est là :

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

Utilisateurs/Ton nom d'utilisateur/Bibliothèque/Application Support/Microsoft/Office/Modèles utilisateurs

Ps : Si tu ne vois pas le dossier "Bibliothèque", fait un clic droit (ou un truc de ce style) dans le menu qui s'affiche choisis "Options d'affichage" (ou presque) et coche l'option "Afficher l'icone Bibliothèque" (çà doir être çà). J'ai une version Anglaise d'où les approximations !

[nayah]

Merci pour le conseil Jérôme

J'ai bien trouvé le fichier "normal.dotm" dans ma bibliothèque et le transfèrerai dès que mes insertions automatiques seront complètement hébergées.

Ton aide va me faire gagner un temps précieux et je l'apprécie à sa juste valeur, crois-moi!

Bien à toi,

[nayah]

Bonjour à tous,

Une dernière (j'espère)...

La Belgique est un pays tellement folklorique, que plusieurs langues nationales s'y côtoient (français, néerlandais et allemand).

Vu que je travaille dans les trois langues, j'aimerais sauvegarder autant d'insertions automatiques que possible et les organiser, histoire de ne pas devoir parcourir une liste kilométrique à la recherche du texte que je veux insérer.

Mais voilà... J'ai commencé plein de fougue par introduire les insertions en néerlandais et je les ai toutes nommées différemment sans toutefois les identifier clairement. En fait, j'aurais dû penser à faire précéder celles-ci par un "NL-..." (ainsi que "FR-..." et DE-..." pour les autres langues).

Est-il possible de renommer une insertion automatique après sa création (dans mon cas, la faire précéder de "FR-", "NL-" ou "DE"), histoire d'obtenir une liste qui pré-définira la langue ou dois-je tout recommencer?

Bon, ben, voila qui prouve au moins qu'on apprend tous les jours...

Merci d'avance à tous pour vos bon tuyaux

[jerome.vaussenat]

Salut,

Sur Word 2011 pour mac, je viens de regarder et je n'ai pas trouvé ...
On peut les lister, les insérer, et les supprimer ...

Sur les versions plus récentes (pour PC), les insertions auto son t maintenant baptisées blocs de construction et on peut mieux les organiser et les renommer.
Je n'ai pas la version 2016 pour mac pour te dire si l'évolution pc se retrouve sur la dernière version mac ...

Mais il y a d'autres contributeurs !

[nayah]

Merci Jérôme,



Les autres contributeurs ne se pressent malheureusement pas au portillon, mais je vais faire preuve de patience

Au fait, j'ai posté un autre sujet à propos d'un souci de disparition d'images sur Outlook, intitulé "Images manquantes dans mails entrants Outlook 2011 pour Mac".

Je présume que tu maîtrises Outlook aussi, alors si ça te dit d'aller y jeter un oeil, ne t'en prives pas!

Merci d'avance,