Discussion :

[Stéphane le calme]

La faillite du conseil municipal de Birmingham sur l'égalité des salaires a permis de couvrir le désastre d'Oracle,
elle va dévaster des services statutaires cruciaux comme les services à l'enfance et le transport domicile-école

Le Conseil municipal de Birmingham est au cœur d’une controverse financière et technologique. D’une part, il est confronté à des réclamations massives pour égalité salariale, estimées à environ 700 millions de livres sterling, qui ont poussé l’autorité locale à émettre un avis de section 114, indiquant son incapacité à équilibrer son budget. D’autre part, une mise en œuvre désastreuse d’un nouveau système informatique Oracle a exacerbé une situation déjà tendue par une décennie de coupes budgétaires liées à l’austérité.

Le Conseil Municipal de Birmingham, au Royaume-Uni, se trouve dans une situation précaire, marquée par une crise financière et technologique sans précédent. La municipalité, déjà aux prises avec des déficits budgétaires croissants dus à une décennie d’austérité, a été confrontée à un nouveau défi : l’implémentation désastreuse d’un système informatique Oracle, qui a aggravé une situation financière déjà tendue.

La faillite pour égalité salariale : un voile sur un désastre informatique

En septembre 2023, le conseil a émis deux avis de section 114, une mesure d’urgence indiquant son incapacité à équilibrer son budget. Cette décision faisait suite à des réclamations massives pour égalité salariale, estimées à environ 700 millions de livres sterling. Cependant, une analyse approfondie révèle que les déficits budgétaires ne sont pas tant liés à ces réclamations qu’à l’échec de la mise en œuvre du système Oracle.

James Brackley, maître de conférences en comptabilité à l’Université de Sheffield et qui fait également parti de l’Audit Reform Lab, assure que :

Nous avons procédé à une analyse documentaire approfondie des documents du cabinet et du comité d'audit, des plans financiers, des rapports annuels et d'autres documents clés des deux dernières années. Nous avons également assisté à des réunions publiques depuis la publication de l'avis au titre de l'article 114. Nos enquêtes montrent que l'annonce initiale ne dit pas tout.

Nous avons découvert que la spirale des déficits budgétaires citée dans la communication au titre de l'article 114 n'a pas grand-chose à voir avec la question de l'égalité de rémunération. Ils sont plutôt le résultat d'une mise en œuvre désastreuse d'un nouveau système informatique Oracle, qui vient s'ajouter à une décennie de coupes d'austérité qui avaient déjà mis les services à rude épreuve.

Nos conclusions suggèrent que le conseil municipal devait savoir que ce désastre informatique aurait déclenché une notification au titre de l'article 114, mais qu'il a émis la notification sur la base de réclamations relatives à l'égalité de rémunération. Cela soulève la question importante de savoir pourquoi.

De plus, le conseil a été informé qu'il n'y avait pas de base financière fiable pour les montants des coupes budgétaires proposées. En raison de ses problèmes informatiques, le conseil n'a pas été en mesure de contrôler efficacement son budget.

Un projet ERP qui explose le budget

En fait, depuis septembre, la responsabilité de 700 millions de livres sterling en matière d'égalité de rémunération a été citée à plusieurs reprises, par le conseil et les experts, comme la raison de l'émission de l'avis en vertu de l'article 114. Le premier point de l'avis cite les conseils des auditeurs externes, Grant Thornton, sur l'égalité salariale. Cependant, Audit Reform Lab a depuis confirmé qu’ils n’ont effectivement reçu les calculs d’égalité salariale que fin novembre 2023 (plusieurs mois donc après septembre 2023).

Selon l'ordre du jour de la réunion du comité d'audit du 21 février 2024, les commissaires aux comptes n'ont toujours pas pu valider le montant de la responsabilité cinq mois après l'avis prévu à l'article 114.

Parallèlement, des documents du Cabinet du 27 février 2024 montrent qu’il est peu probable que la majorité des réclamations soient réglées avant avril 2025. En d’autres termes, une grande partie de la responsabilité concerne d’éventuelles réclamations futures, plutôt que des obligations actuelles.

Aucun des déficits en cours d'année cités dans l'avis en vertu de l'article 114 n'est lié au règlement de nouvelles réclamations en matière d'égalité de rémunération. Et aucune des 149 millions de livres sterling de coupes dans les services n’est liée à un déficit créé par les accords sur l’égalité salariale.

Au lieu de cela, le déficit croissant du conseil, estimé à plus de 300 millions de livres sterling, semble être lié au lancement désastreux du système informatique Oracle, mis en service en avril 2022. Initialement budgétisé à 40 millions de livres sterling, le dernier rapport du responsable de la planification financière au cabinet le 27 février 2024 a montré que le système de finances et de ressources humaines Oracle a désormais atteint un montant étonnant de 131 millions de livres sterling.

En plus de ce dépassement de 91 millions de livres, 69 millions de livres supplémentaires d'économies en 2023-24 ont dû être annulées car les gains d'efficacité prévus n'ont pas été réalisés. Nos investigations, qui ont inclus des entretiens avec des sources au sein du conseil et l'examen des documents du cabinet et du comité d'audit, ainsi que des plans financiers du conseil, suggèrent qu'une grande partie de cette situation était liée à Oracle.

Le taux de réalisation des économies, par exemple, était de 91 % l'année précédant l'installation du programme Oracle et d'environ 70 % au cours des cinq dernières années. En 2023, ce taux est tombé à 18 %.

De nombreux documents montrent que le conseil n'a pas été en mesure de contrôler efficacement son budget. Une évaluation opérationnelle d'Oracle par les auditeurs, publiée en janvier 2024, a montré que plus de 70 000 erreurs de transaction ont plongé le conseil dans le chaos, incapable de préparer des informations financières de base. Tout au long de l'exercice 2022-23, la taxe d'habitation et les taux d'imposition des entreprises n'ont pas été perçus de manière efficace.

Mais pourquoi pointer du doigt la faillite pour égalité salariale au lieu de parler clairement des coûts de l'infrastructure d'Oracle ?

Après avoir examiné le programme de soutien financier exceptionnel fourni par le Département de la mise à niveau, du logement et des communautés, il a semblé clair à Audit Reform Lab qu'en juillet 2023, les hauts dirigeants du conseil auraient dû être conscients que la catastrophe d’Oracle était sur le point de déclencher un avis en vertu de l’article 114.

Selon James Brackley, il y a deux hypothèses importantes :

L'hypothèse politique

En rejetant la faute sur une responsabilité en matière d’égalité salariale qui a fait la une des journaux, on rejette le problème sur les syndicats de la ville et sur les dirigeants élus du parti travailliste.

En revanche, accepter l’avis en vertu de l’article 114 sur la base d’un échec de mise en œuvre d’Oracle (dont une grande partie semble avoir été cachée aux membres élus et au comité d’audit du conseil) aurait rejeté la faute directement sur l’équipe de direction du conseil. Les documents et les webdiffusions des comités du conseil jusqu'en 2022-2023 semblent montrer que les cadres supérieurs minimisent le problème d'Oracle, toute préoccupation étant « repoussée » selon un membre du comité d'audit.

L'hypothèse financière

Accepter un avis en vertu de l'article 114 suite à l'échec de la mise en œuvre d'Oracle aurait fondamentalement compromis le programme de réductions actuel. En effet, comme Grant Thornton l’a souligné devant le comité d’audit de janvier 2024 et comme le directeur financier l’a répété dans les documents du Cabinet du 27 février 2024, il n’existe aucune base financière fiable pour les sommes proposées.

Les conséquences de ces problèmes financiers et technologiques sont loin d’être négligeables

Le conseil a dû voter une série de coupes budgétaires s’élevant à 149 millions de livres sterling et envisager la vente d’actifs à hauteur de 500 millions de livres sterling. Ces mesures drastiques risquent d’affecter gravement les services statutaires essentiels, tels que les services à l’enfance, le transport scolaire, l’aide précoce et les soins sociaux pour adultes. Il est également question d'une augmentation de 21 % de la taxe d’habitation au cours des deux prochaines années et un définancement presque complet des arts.

Voici quelques coupes budgétaires proposées :

• 19 millions de livres sterling sur deux ans ont été supprimés du budget du Birmingham Children's Trust. Il lui sera demandé de « réaliser une série d'économies qui se traduiront par une réduction du personnel, des réductions des coûts de prise en charge et des économies d'efficacité ».
• Une réduction de 9,3 millions de livres l'année prochaine grâce à des « gains d'efficacité » non encore identifiés dans les services à l'enfance. Un « partenaire d'amélioration » externe, spécialisé dans les services à l'enfance, aidera le conseil à « redéfinir les services » pour réaliser les économies nécessaires.
• 16,7 millions de livres sterling seront économisées sur deux ans en supprimant le contrat d'aide précoce qui fournit des services aux familles et aux enfants dans toute la ville. Le service opère à partir de 10 sites dans la ville.
• 5,24 millions de livres sterling ont été supprimés dans les services à la jeunesse de Birmingham, y compris le service d'orientation professionnelle de la ville, le soutien à ceux qui ne sont pas scolarisés, sans emploi ou sans formation, et un projet visant à prévenir la criminalité au couteau.
• Plusieurs emplois sont également sur le point d'être supprimés. Une réduction de 5 millions de livres sterling dans la direction de l'enfance et de la famille est proposée en réduisant le personnel cette année et l'année prochaine.
• Les parents et les familles devront également faire face à une augmentation des coûts. Le conseil prévoit de générer 330 000 £ supplémentaires en augmentant tous les frais et charges de 10 %.

Conclusion : un avenir incertain pour Birmingham

Le Conseil Municipal de Birmingham se trouve à un carrefour critique. Entre les réclamations pour égalité salariale et les déboires du système Oracle, la municipalité doit naviguer dans des eaux tumultueuses. La résolution de ces problèmes exigera transparence, responsabilité et une volonté de réforme profonde pour assurer la viabilité des services publics et la confiance des citoyens dans leur gouvernement local.

Sources : Audit Reform Lab, Birmingham Mail, Local Gov, analyse de James Brackley, section 114, Comité de vérification, changements à venir pour les résidents

Et vous ?

Quelles mesures préventives le Conseil Municipal de Birmingham aurait-il pu prendre pour éviter la crise financière et technologique actuelle ?
Comment la transparence et la responsabilité peuvent-elles être améliorées dans la gestion des finances publiques ?
Quel rôle les citoyens peuvent-ils jouer pour assurer une meilleure gouvernance au sein de leur municipalité ?
En quoi les problèmes rencontrés par Birmingham sont-ils représentatifs des défis auxquels sont confrontées d’autres municipalités à travers le monde ?
Quelles leçons d’autres conseils municipaux peuvent-ils tirer de la situation de Birmingham pour gérer efficacement les systèmes informatiques et les budgets publics ?

[Stéphane le calme]

Déploiement désastreux de l'ERP d'Oracle : le conseil municipal de Birmingham n'a aucun moyen de savoir si une fraude financière a été commise,
aucun mécanisme des suivis des transactions, pas de fonctionnalités de séparation des tâches

Le conseil municipal de Birmingham n'a aucun moyen de savoir si une fraude financière a été commise, car il n'a pas mis en œuvre les fonctions de sécurité et d'audit d'un nouveau système ERP Oracle Fusion. La municipalité anglaise, qui a perçu 3,7 milliards de livres sterling en 2021, a également du mal à mettre en place des fonctions de « séparation des tâches » qui déterminent qui est légalement autorisé à voir et à contrôler les transactions, ce qui est essentiel pour prévenir les fraudes.

Le conseil municipal de Birmingham envisage d’abandonner Oracle comme son principal logiciel de gestion des ressources humaines et de planification des ressources d’entreprise, après une mise en œuvre désastreuse qui l’a empêché de déposer des comptes vérifiables, avec un budget passant de 20 millions de livres (23,4 millions d'euros) à 131 millions de livres (153,3 millions d'euros). Une augmentation qui représente 6 fois le coût initial prévu.

Le conseil se débat avec le projet de remplacement de SAP pour les fonctions centrales des ressources humaines et des finances depuis 2018. Le projet ERP, baptisé Financial and People, a été examiné en 2019, 2020 et à nouveau en 2021, lorsque le coût total de mise en œuvre du projet a été estimé à 38,7 millions de livres sterling (45,29 millions d'euros), « doublant le coût », a déclaré Robert Alden, chef conservateur, au conseil en avril.

John Cotton, le nouveau chef du conseil municipal, a révélé en mai 2023 qu'un « trou noir » massif devait désormais être comblé dans le budget du conseil pour réparer le système défaillant, qui devrait enregistrer et automatiser chaque facture, achat et paiement de salaire par le conseil.

Le conseil a confirmé que le système Oracle lui-même n'est pas en faute, mais la manière dont son système a été mis en œuvre et intégré par l'autorité a déclenché d'énormes problèmes. Cotton a promis que les contribuables ne souffriraient pas de la crise, déclarant à BirminghamLive : « Nous ne prélèverons aucun argent sur la prestation de services de première ligne aux habitants de cette ville afin d'y remédier ».

Lorsqu'il lui a été demandé comment il était possible de protéger les services, il a déclaré : « Il existe d'autres moyens de faire face à une pression financière de cette nature, et c'est le plan sur lequel nous travaillons en ce moment ». Il n'a pas donné plus de détails, mais le quotidien est persuadé que cela pourrait impliquer un raid sur les réserves ou la vente des actifs du conseil.

Puis, en juin, l’autorité locale dirigée par les travaillistes a révélé qu’elle devait payer jusqu’à 760 millions de livres sterling (890,43 millions d'euros) pour régler des revendications historiques en matière d’égalité salariale, mais qu’elle n’avait pas les ressources pour le faire. Toutefois, comme suite à la mise en œuvre d'un nouveau système informatique (Oracle dans le cas d'espèce), l'analyse a révélé des coûts supplémentaires importants que la municipalité devra payer.

Une information confirmée dans une déclaration des conseillers John Cotton et Sharon Thompson, respectivement leader et leader adjoint, qui ont indiqué que l’autorité était touchée par des difficultés financières dues à des problèmes liés à la mise en œuvre de son système informatique Oracle. Le conseil a demandé à l’Association des collectivités locales un soutien stratégique supplémentaire, selon le communiqué.

« Étant donné les sommes énormes en jeu, le conseil ne peut pas se permettre de payer cela avec les ressources existantes, y compris les réserves », a déclaré le conseil.

La piste de la fraude n'est pas écartée

Fiona Greenway, directrice des finances et responsable statutaire, a déclaré mercredi à la commission d'audit que le conseil ne saurait certainement jamais si une fraude avait été commise : « En ce qui concerne la séparation des tâches, le fait que la décision ait été prise quelque part de désactiver la seule chose qui pouvait nous donner l'assurance dans l'environnement de contrôle du système ERP signifie que je ne pourrai probablement jamais donner l'assurance à 100 % que la piste n'est tout simplement pas là », a-t-elle déclaré.

Greenway a ensuite déclaré que les fonctions d'audit d'Oracle n'avaient jamais été activées. « Je n'ai jamais - et j'ai fait ce travail pendant de nombreuses années - connu quelqu'un qui n'ait pas décidé d'activer une piste d'audit ».

Le système ERP Oracle Fusion du conseil municipal, qui a remplacé un système vieillissant du fournisseur allemand SAP, a été mis en service en avril 2022. Le coût de la mise en œuvre d'un système fonctionnel permettant aux auditeurs externes d'approuver les comptes devrait dépasser de plus de 100 millions de livres sterling les estimations initiales. En septembre de l'année dernière, le conseil municipal a été déclaré en faillite à cause de la mise en œuvre d'Oracle et d'une série de réclamations relatives à l'égalité salariale remontant à plusieurs années.

Greenway a déclaré qu'il serait difficile de produire des comptes pour les exercices 2022-2023 et 2023-24 « parce que la piste d'audit n'a été activée qu'en août [ou] septembre, ce qui signifie que nous avons au moins une demi-année de transactions sans piste d'audit et sans possibilité de tester la fraude dans ce système. C'est donc un problème ».

En octobre de l'année dernière, un rapport d'intérêt public de 12 pages des auditeurs externes Grant Thornton a mis en évidence des problèmes de sécurité et de gouvernance dès la mise en place du système. « Certains systèmes de sécurité informatique n'ont pas été mis en œuvre et la séparation des tâches dans le système est inadéquate », indiquait le rapport.

Meirion Jenkins, conseiller municipal et membre du comité d'audit, qui dirige également une entreprise de revente et de mise en œuvre de systèmes ERP Microsoft Dynamics 365, a déclaré : « En 40 ans de vente et de mise en œuvre de ces systèmes, [ni Fiona Greenway ni moi] n'avons jamais vu cette situation se produire auparavant. Et aucun de nous ne peut offrir d'explication sur les raisons pour lesquelles on déciderait [de ne pas mettre en œuvre les fonctionnalités d'audit]. C'est un mystère ».

Au début du mois, le conseiller Fred Grindrod, président du comité d'audit du conseil, a demandé pourquoi le système Oracle n'était toujours pas « sûr et conforme » en termes d'obligations légales et statutaires pour le nouvel exercice financier, ce qui, selon Grant Thornton, serait « absolument crucial ».

Les points clés de cette situation préoccupante

• Absence de piste d’audit : Le Conseil municipal n’a pas mis en place de mécanisme de suivi des transactions financières. En conséquence, il ne peut pas savoir si des fraudes ont été commises. La directrice des finances et responsable statutaire, Fiona Greenway, a déclaré que la décision de désactiver la piste d’audit signifie qu’elle ne pourra probablement jamais garantir à 100 % l’intégrité du système. Les fonctionnalités d’audit d’Oracle n’ont jamais été activées, ce qui est inhabituel selon elle.
• Problèmes de séparation des tâches : Le système ERP continue de rencontrer des difficultés avec les fonctionnalités de séparation des tâches. Ces fonctionnalités sont essentielles pour déterminer qui est autorisé légalement à consulter et à contrôler les transactions. L’absence de séparation des tâches rend le système vulnérable aux fraudes.
• Coûts exponentiels : Le coût de mise en œuvre d’un système fonctionnel permettant aux auditeurs externes de valider les comptes devrait dépasser de plus de 100 millions de livres sterling les estimations initiales. En septembre de l’année dernière, le Conseil municipal a été effectivement déclaré en faillite en raison de la mise en œuvre d’Oracle et d’une série de réclamations d’égalité des salaires remontant à plusieurs années, dont la facture a été estimée à 760 millions de livres sterling.
• Conséquences pour les comptes : La production des comptes pour les exercices 2022-2023 et 2023-2024 sera difficile, car la piste d’audit n’a été activée qu’en août ou septembre. Cela signifie qu’au moins six mois de transactions n’ont pas de piste d’audit, ce qui complique la détection des fraudes.

Réimplémenter Oracle ou chercher une autre solution ?

S’exprimant devant le comité d’audit du conseil en février, les responsables ont déclaré que le conseil examinait toujours s’il fallait réimplémenter Oracle ou chercher une autre solution, alors que le corps public peine à stabiliser l’implémentation actuelle d’Oracle et à la rendre apte à déposer des comptes vérifiables avec un système de rapprochement bancaire fonctionnel.

Le conseiller municipal et membre du comité d’audit Meirion Jenkins a déclaré : « Il y a un moment dans une mise en œuvre où les entreprises diraient : "Nous allons arrêter, nous allons simplement accepter que nous ne voulons pas jeter de l’argent par les fenêtres. Nous allons mettre en place quelque chose d’autre" ». Il a ensuite demandé aux agents si le conseil - qui prévoit 300 millions de livres de coupes budgétaires globales - avait atteint ce stade.

Philip Macpherson, un responsable du programme Oracle récemment nommé pour le conseil, a déclaré : « Nous sommes en train de faire une analyse des options pour peser réellement le pour et le contre autour de cela, pour étayer le cas d’une réimplémentation [d’Oracle] et spécifier les résultats attendus par le conseil ».

Le plan actuel du conseil est de réimplémenter une nouvelle version d’Oracle, après que sa version fortement personnalisée d’Oracle pour la finance, les ressources humaines, les achats, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion de la relation client et la paie a été mise en service en avril 2022, malgré des avertissements « rouges » sur plusieurs aspects de la fonctionnalité. La personnalisation était contraire au plan initial du conseil, et en juin dernier, il a décidé de revenir à une solution Oracle plus « standard ».

Alors que le conseil municipal est confronté à l'incertitude concernant un projet Oracle doté d'un budget de 131 millions de livres sterling, il a annoncé qu'il augmenterait les impôts de 21 % au cours des deux prochaines années, dans le cadre des efforts visant à réduire le budget de 300 millions de livres sterling. Afin d'économiser de l'argent, le conseil prévoit de réduire l'éclairage public et de diminuer les collectes de déchets. Jusqu'à 600 suppressions d'emplois sont encore probables, selon les autorités locales.

Sources : Comité d'audit, budget du conseil municipal de Birmingham de 2021-2022 (au format PDF)

Et vous ?

Pensez-vous que le Conseil municipal de Birmingham aurait dû activer la piste d’audit dès le lancement du système Oracle ERP ? Pourquoi ou pourquoi pas ?
Quelles mesures correctives devraient être prises pour éviter de futurs échecs similaires dans d’autres projets informatiques ?
Comment évaluez-vous l’impact financier de cette situation sur le Conseil municipal et sur les contribuables ?
Quelles leçons pouvons-nous tirer de cette expérience pour améliorer la gestion des projets technologiques dans les administrations publiques ?

[Stéphane le calme]

Après une explosion des coûts d'un projet ERP Oracle qui a littéralement quadruplé,
le conseil de Birmingham accorde à Oracle 10 millions de livres sterling supplémentaires pour le réimplémenter « tel quel »

Le Conseil de la ville de Birmingham, en difficulté financière après une mise en œuvre désastreuse d’Oracle Fusion, a récemment octroyé à la société technologique Oracle un contrat de 10 millions de livres sterling pour des services professionnels supplémentaires.

La mise en œuvre d’un système ERP (Enterprise Resource Planning) est souvent un processus complexe et coûteux pour les organisations. Le Conseil de la ville de Birmingham, au Royaume-Uni, en a fait l’expérience de manière douloureuse lorsqu’il a décidé d’adopter Oracle Fusion, un logiciel ERP réputé. Cependant, les choses ne se sont pas déroulées comme prévu, et le Conseil a dû prendre des mesures extraordinaires pour sauver le projet.

Contexte

• Oracle Fusion : Oracle Fusion est une suite de logiciels d’entreprise qui intègre divers modules tels que la gestion financière, les ressources humaines, la chaîne d’approvisionnement et la gestion des projets. Il est conçu pour aider les organisations à rationaliser leurs opérations et à améliorer leur efficacité.
• Problèmes initiaux : Le projet d’implémentation d’Oracle Fusion au sein du Conseil de Birmingham a été marqué par des retards, des dépassements de budget et des problèmes techniques. Le coût initial du projet était de 20 millions de livres, mais il a rapidement doublé pour atteindre 40 millions de livres.

En mai 2023, le conseil municipal de Birmingham avait annoncé qu’il devrait payer jusqu’à 100 millions de livres sterling pour son système ERP Oracle, potentiellement une augmentation quadruple des dépenses initialement estimées, dans un projet souffrant de retards, de dépassements de coûts et d’un manque de contrôle.

Après avoir lutté avec le projet visant à remplacer SAP pour les fonctions centrales des ressources humaines et des finances depuis 2018, le projet ERP, baptisé Financial and People, a été examiné en 2019, 2020 et à nouveau en 2021, lorsque le coût total de mise en œuvre du projet a été estimé à 38,7 millions de livres sterling, « doublant le coût », a déclaré Robert Alden, chef conservateur, au conseil en avril 2023.

Le projet, baptisé Financial and People, était « crucial pour une organisation de la taille du conseil municipal de Birmingham », avait déclaré un porte-parole à l’époque.

Le nouveau chef du conseil municipal, John Cotton, a révélé qu'un « trou noir » massif doit maintenant être comblé dans le budget du conseil pour réparer le système défaillant, qui devrait enregistrer et automatiser chaque facture, achat et paiement de salaire par le conseil.

Le conseil a confirmé que le système Oracle lui-même n'est pas en faute, mais la manière dont son système a été mis en œuvre et intégré par l'autorité a déclenché d'énormes problèmes. Cotton a promis que les contribuables ne souffriraient pas de la crise, déclarant à BirminghamLive : « Nous ne prélèverons aucun argent sur la prestation de services de première ligne aux habitants de cette ville afin d'y remédier ».

La décision controversée

Malgré les difficultés rencontrées, le Conseil a récemment octroyé à Oracle un contrat supplémentaire de 10 millions de livres sterling pour des services professionnels. Voici les raisons qui ont motivé cette décision :

• Réimplémentation « tel quel » : Plutôt que d’abandonner complètement le projet, le Conseil a choisi de réimplémenter Oracle Fusion « tel quel ». Cette décision a été prise après que les tentatives de personnalisation du logiciel ont échoué. Le Conseil espère que cette approche plus conservatrice permettra de minimiser les risques et d’accélérer la mise en œuvre.
• Nouveau partenaire de livraison : Le Conseil prévoit également de lancer un appel d’offres pour un nouveau partenaire de livraison Oracle. Ce partenaire sera chargé de mettre en œuvre la solution initiale d’ici mars 2026 et de gérer le service pendant trois à cinq ans.

Dans un avis d'attribution de contrat publié à la fin de la semaine dernière, le conseil municipal a déclaré que le contrat - d'une valeur de 9,987 millions de livres sterling - a commencé le 4 juin et devrait se terminer le 3 septembre 2026.

Le conseil municipal de Birmingham n'a pas réussi à entamer le nouvel exercice financier en avril avec un logiciel de comptabilité vérifiable après une mise en œuvre désastreuse d'Oracle Fusion, qui a été mis en service avec près de deux ans de retard et a fait passer le budget de 20 millions de livres à 40 millions de livres. Le coût total du projet pourrait désormais atteindre 131 millions de livres sterling, car il est prévu de réimplémenter complètement le logiciel « prêt à l'emploi », après que les efforts déployés pour élaborer une solution personnalisée ont échoué.

Le conseil municipal n'a pas réussi à mettre en place des fonctions de sécurité et d'audit dans le logiciel, ce qui signifie qu'il n'a aucun moyen de savoir si des fraudes ont eu lieu entre avril 2022 et septembre 2023.

Réactions et critiques

Cette décision controversée a suscité des réactions mitigées. Certains estiment que le Conseil aurait dû abandonner complètement Oracle Fusion et explorer d’autres options. D’autres soutiennent que la réimplémentation « tel quel » est la voie la plus sûre pour éviter de nouveaux retards et dépassements de budget.

Un certain nombre d'entreprises ont bénéficié d'un rôle de conseil pour aider le conseil à récupérer le projet. Il s'agit notamment d'Oracle Consulting, de Gartner, de PwC et de KPMG, ainsi que des partenaires initiaux Insight Direct et Evosys.

Outre le nouveau prix des services professionnels d'Oracle, le secteur technologique a encore du pain sur la planche, car le conseil municipal se prépare à réimplémenter Oracle tout en s'efforçant d'adapter le système actuel à ses besoins.

Le conseil est prêt à lancer un appel d'offres pour un nouveau partenaire de livraison d'Oracle pour « mettre à l'échelle, déployer et travailler avec le conseil pour mettre en œuvre la solution initiale d'ici mars 2026 et gérer le service pendant trois à cinq années supplémentaires ».

En mai, le comité des finances et des ressources du conseil a entendu que le plan de réimplémentation d'Oracle nécessiterait des changements importants dans l'entreprise. Le comité a été assuré que le conseil utiliserait des « barrières d'étape » pour contrôler le déploiement et « qu'il y avait un processus de gouvernance plus strict en place cette fois ».

Conclusion

L’affaire du Conseil de Birmingham met en lumière les défis complexes auxquels sont confrontées les organisations lorsqu’elles implémentent des systèmes ERP. Elle souligne également l’importance de la planification minutieuse, de la gestion des risques et de la transparence dans de tels projets. Espérons que le Conseil tirera des leçons de cette expérience pour garantir le succès futur de son système ERP.

Source : avis d'attribution de marché

Et vous ?

Quelles leçons pouvons-nous tirer de cette mise en œuvre désastreuse d’Oracle Fusion ? Les échecs de projets technologiques peuvent souvent fournir des enseignements précieux. Quelles erreurs ont été commises dans ce cas précis, et comment pouvons-nous les éviter à l’avenir ?
Comment les conseils municipaux peuvent-ils mieux gérer de tels projets technologiques ? La gestion de projets ERP (Enterprise Resource Planning) est complexe et nécessite une planification minutieuse. Quelles pratiques de gestion de projet peuvent être mises en place pour garantir le succès de telles implémentations ?
Quelles sont les alternatives à Oracle Fusion pour les administrations locales ? Il existe de nombreuses solutions ERP sur le marché. Quelles autres options les conseils municipaux devraient-ils envisager pour répondre à leurs besoins en matière de gestion financière et administrative ?

[smarties]

Je ne suis pas certain que changer de partenaire Oracle change beaucoup de chose.

Je ferais plus un appel d'offres pour un autre ERP (même si ça coûterait cher) afin de sortir d'Oracle... Odoo + développements personnalisés ?

[bmayesky]

Mes 2 cents dans cette histoire: les ERP (Oracle, SAP, ...) sont des logiciels à tout faire tant ils sont paramétrables et leurs concepts ont été abstraits. Et là, il est possible de créer des incohérences métiers majeures rendant l'ensemble du système complètement incohérent.
Je soupçonne fortement les différents services concernés d'avoir forcé l'implémentation de leur liste de Noël personnelles sans aucun pilotage central. Ce qui a donné un système inutilisable pare que incohérent sans que jamais l'éditeur ou les sociétés implémentant le logiciel ne soient inquiétées.

Voilà, voilà, c'est pour ça que dans les gros projets, il faut de l'AMOA ...

[Stéphane le calme]

Le Conseil de Birmingham pourrait être confronté à une facture de 12 millions de livres sterling au titre de l'audit manuel après le désastre du projet ERP Oracle,
la réimplémentation du système pourrait ne pas arriver avant mars 2026, soit quatre ans après le déploiement initial

Le Conseil de la ville de Birmingham est confronté à une facture de 12 millions de livres pour avoir effectué une vérification manuelle des comptes qui auraient dû être pris en charge par un système ERP Oracle installé en avril 2022. Ce projet ERP a été marqué par des problèmes, passant d’un logiciel SAP hérité à Oracle Fusion basé sur le cloud. Malheureusement, le projet retardé a laissé le conseil sans comptes audibles et a entraîné des coûts supplémentaires, passant d’environ 20 millions de livres à jusqu’à 131 millions de livres.

Les problèmes informatiques ont également contribué à la quasi-faillite du Birmingham City Council en septembre de l’année dernière.

Mark Stocks, responsable de la pratique du secteur public chez les auditeurs externes Grant Thornton, a déclaré aux conseillers que les fonctionnaires lui avaient dit que le nouveau système comptable « prêt à l'emploi » pourrait ne pas être prêt avant mars 2026, soit près de quatre ans après la mise en service du système personnalisé défaillant.

L'absence d'un système comptable opérationnel rendait la réalisation d'un audit complet coûteuse et longue, ont conclu les auditeurs après un travail exploratoire.

« Notre capacité à mener à bien ces deux audits - 22/23 et 23/24 - et à vous donner la garantie que vous attendez normalement est sérieusement limitée maintenant, en raison du système ERP et des calendriers que nous devrons probablement respecter », a-t-il déclaré.

Il a expliqué au comité d'audit du Conseil que la réalisation d'audits manuels pour ces années représenterait une tâche colossale.

« Les audits prendraient au moins un an pour une équipe complète, à temps plein, et je pense qu'ils coûteraient environ 3 millions de livres sterling par audit, ce qui nécessiterait d'investir dans le personnel du service financier. C'est une entreprise énorme que de réaliser ces audits sans un environnement de contrôle informatique et sans un environnement de processus d'entreprise », a-t-il déclaré.

Même si les auditeurs externes faisaient le travail, il n'y aurait aucune garantie qu'ils puissent signer les livres avec une opinion sans réserve.

« Il y a une forte probabilité que nous fassions tout ce travail et que vous vous retrouviez avec une opinion sans réserve. C'est un risque, et je suis prudent quand il s'agit de dépenser l'argent public de cette manière pour se retrouver dans la même situation », a-t-il déclaré.

Les problèmes liés au système ERP personnalisé étaient multiples, mais la gestion de la trésorerie, le rapprochement bancaire et les comptes clients étaient particulièrement préoccupants. Le conseil a acheté un logiciel tiers - CivicaPay/Civica Income Management - pour remplacer le système bancaire.

Stocks a déclaré que les fonctionnaires avaient travaillé dur pour améliorer le système Oracle actuel et qu'il n'avait pas « perdu ce message ».

Néanmoins, de graves problèmes subsistent. « Vous ne disposerez pas d'un système financier et d'un système de trésorerie pleinement opérationnels avant avril de l'année prochaine. Le grand livre financier pourrait n'être disponible qu'en avril 2026. C'est vraiment difficile du point de vue d'un responsable financier [et] c'est particulièrement difficile du point de vue d'un audit externe de tirer une conclusion sur vos comptes », a-t-il déclaré.

Richard Parkin, membre de la commission, a déclaré que cette évaluation donnait à réfléchir.

Une conclusion qui était prévisible

En février, l'autorité avait déjà alloué 5,3 millions de livres sterling dans le budget de l'année prochaine pour payer les solutions manuelles jugées nécessaires après que ses efforts pour passer de SAP à Oracle se soient soldés par un désastre coûteux.

Le conseil municipal de Birmingham, en faillite en raison d'une réclamation de 760 millions de livres sur l'égalité salariale, a alloué l'argent pour le budget 2024/25 dans un récent rapport au Cabinet. Le rapport indique que l'argent était nécessaire pour « les coûts d'assistance Oracle : Personnel des services transactionnels pour les solutions de contournement manuelles et les remplacements pour soutenir la libération des SME (Subject Matter Experts, littéralement experts en la matière) ».

Le conseil anglais en difficulté a alloué 25 millions de livres au projet global de réparation du système Oracle pour l'année prochaine, inclus dans les estimations globales du projet de 131 millions de livres, qui ont récemment augmenté par rapport à une prévision antérieure de 100 millions de livres. L'analyse de rentabilité initiale prévoyait 20 millions de livres pour les coûts du projet.

Dans le même temps, l'autorité publique augmente les impôts locaux de 21 %, supprime 600 emplois, réduit l'éclairage public et le ramassage des déchets, entre autres leviers qu'elle actionne pour réduire son déficit.

La municipalité affirme que les 5,3 millions de livres supplémentaires sont nécessaires pour des solutions manuelles, car le système Oracle Fusion, basé sur le cloud, a été mis en œuvre avec un certain nombre de personnalisations sur mesure, dont certaines n'ont pas fonctionné. Il peine toujours à produire des comptes vérifiables.

L'un des principaux coupables est le système de rapprochement bancaire (BRS), qui était censé enregistrer les paiements à destination et en provenance du conseil. Après la mise en service du nouveau logiciel en avril 2022, l'équipe des finances a constaté des erreurs dans le BRS, ce qui signifiait que les paiements à destination et en provenance du conseil devaient être enregistrés manuellement dans les comptes, « créant un retard administratif », selon un rapport au comité d'audit en mai 2023.

Un rapport de décembre 2023 des auditeurs officiels du conseil estime qu'une erreur dans une modification a conduit à des transactions non affectées d'une valeur nette de 74 millions de livres sterling. En février, il a été noté dans le rapport que le conseil dépensait 500 000 £ par mois pour embaucher du personnel temporaire afin de résoudre le problème.

Entre-temps, le Conseil envisage d'acheter d'autres logiciels pour résoudre ses problèmes à court terme.

« Un processus de spécification a été lancé pour le remplacement de BRS par une fonctionnalité Oracle standard soutenue par un logiciel spécialisé de gestion des revenus. De l'acquisition à la mise en œuvre, on estime que le remplacement du BRS prendra jusqu'à 12 mois une fois qu'il aura été approuvé. Il est probable qu'il n'y aura pas de système de trésorerie pleinement opérationnel avant le début de l'année 2025. Pendant cette période de passation de marché, des solutions de contournement manuelles devront encore être mises en œuvre », indique le rapport d'audit.

La décision controversée

Malgré les difficultés rencontrées, le Conseil a récemment octroyé à Oracle un contrat supplémentaire de 10 millions de livres sterling pour des services professionnels. Voici les raisons qui ont motivé cette décision :

• Réimplémentation « tel quel » : Plutôt que d’abandonner complètement le projet, le Conseil a choisi de réimplémenter Oracle Fusion « tel quel ». Cette décision a été prise après que les tentatives de personnalisation du logiciel ont échoué. Le Conseil espère que cette approche plus conservatrice permettra de minimiser les risques et d’accélérer la mise en œuvre.
• Nouveau partenaire de livraison : Le Conseil prévoit également de lancer un appel d’offres pour un nouveau partenaire de livraison Oracle. Ce partenaire sera chargé de mettre en œuvre la solution initiale d’ici mars 2026 et de gérer le service pendant trois à cinq ans.

Dans un avis d'attribution de contrat publié plus tôt ce mois-ci, le conseil municipal a déclaré que le contrat - d'une valeur de 9,987 millions de livres sterling - a commencé le 4 juin et devrait se terminer le 3 septembre 2026.

Le conseil municipal de Birmingham n'a pas réussi à entamer le nouvel exercice financier en avril avec un logiciel de comptabilité vérifiable après une mise en œuvre désastreuse d'Oracle Fusion, qui a été mis en service avec près de deux ans de retard et a fait passer le budget de 20 millions de livres à 40 millions de livres. Le coût total du projet pourrait désormais atteindre 131 millions de livres sterling, car il est prévu de réimplémenter complètement le logiciel « prêt à l'emploi », après que les efforts déployés pour élaborer une solution personnalisée ont échoué.

Le conseil municipal n'a pas réussi à mettre en place des fonctions de sécurité et d'audit dans le logiciel, ce qui signifie qu'il n'a aucun moyen de savoir si des fraudes ont eu lieu entre avril 2022 et septembre 2023.

Source : Birmingham (1, 2)

Et vous ?

Quelles leçons pouvons-nous tirer de l’échec de ce projet Oracle ?
Comment les responsables du conseil auraient-ils pu mieux gérer la transition vers le nouveau système ERP ?
Quelles sont les conséquences potentielles pour les contribuables et les services publics en raison de ce retard ?
Pensez-vous que les projets technologiques de grande envergure devraient être gérés différemment à l’avenir ?

[Mathis Lucas]

Le conseil municipal de Birmingham pourrait faire face à une perte de 216,5 millions de livres sterling à la suite à la débâcle du système Oracle
selon un nouveau rapport d'audit

Un nouveau rapport d'audit revoit à la hausse le montant total des pertes financières liées à la mise en œuvre du projet ERP Oracle du conseil municipal de Birmingham. Le coût total du désastre devrait atteindre 216,5 millions de livres sterling (280,4 millions de dollars) d'ici avril 2026. Les enquêtes ont révélé que l'échec de la migration vers Oracle Cloud est dû à une série de défaillances dans la gestion du projet. Les documents soulignent qu'il y a eu un manque systémique de leadership, les responsables du projet n'ayant pas écouté les préoccupations soulevées par un certain nombre de parties. Le fiasco a contribué à ruiner le conseil municipal de Birmingham.

Les pertes financières occasionnées par le projet ERP pourraient être bien plus importantes

Le conseil municipal de Birmingham prévoyait d'utiliser Oracle Cloud pour ses opérations financières et de ressources humaines, en vue d'un lancement en décembre 2020. Le projet consiste en la mise en service de la plateforme unique Oracle Fusion pour les finances, la paie, l'approvisionnement, les ressources humaines, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et la gestion de la relation client en remplacement d'un système SAP introduit pour la première fois en 1997. La date d'achèvement initiale de 2020 a ensuite été reportée à avril 2022, ce qui n'a pas non plus été respecté. Le suivi du projet a été rendu difficile.

En fin de compte, le coût du projet ERP est passé d'une estimation initiale 19 millions de livres (24 millions de dollars) à 38 millions de livres (48 millions de dollars), et à la suite des nombreux problèmes persistants, le conseil a annoncé en juin 2023 qu'il devrait dépenser 46,5 millions de livres (58,7 millions de dollars) supplémentaires pour rectifier les problèmes rencontrés. Il s'est finalement retrouvé avec un coût prévisionnel de 131 millions de livres sterling, y compris la réimplémentation. Cette débâcle a révélé la mauvaise gestion désastreuse dont ont fait preuve les responsables et suscité de nombreuses questions.

Mais l'histoire ne s'arrête pas là. Un nouveau rapport de l'Audit Reform Lab (un collectif d'universitaires, de consultants et d'activistes) basé à l'université de Sheffield, en Angleterre, estime que le coût réel du désastre de la mise en œuvre du système Oracle devrait s'élever à 216,5 millions de livres jusqu'en avril 2026, car les plans de dépenses de la municipalité s'appuyaient sur les économies attendues du système ERP, qu'elle a ensuite annulé en raison des problèmes successifs.

Aucune des économies directes prévues n'a été réalisée et, en outre, en raison de l'incapacité à contrôler les budgets, un montant important d'économies plus larges a dû être passé par pertes et profits. Au total, 69 millions de livres sterling d'économies en 2023/24 ont été annulés, ainsi que d'autres économies non spécifiées dans les années à venir.

Bon nombre des processus internes et des connaissances tacites qui avaient été utilisés auparavant pour produire des résultats financiers se sont effondrés, ne fournissant pas des solutions simples qui auraient permis de résoudre des problèmes de ce type.

Mais encore, le rapport (commandé par les syndicats GMB, Unison et Unite) affirme également que les problèmes liés à la mise en œuvre n'ont pas été divulgués aux membres élus et au grand public pendant plus d'un an. Le rapport indique : « il apparaît que la défaillance généralisée du système informatique Oracle, et les coûts associés s'élevant à des centaines de millions de livres, n'ont pas été divulgués de manière adéquate aux structures démocratiques multipartites du Conseil pendant environ treize mois, entre avril 2022 et mai 2023 ». Les enquêtes se poursuivent à divers niveaux pour comprendre la situation.

Le rapport demande une enquête publique sur le désastre financier, qui a provoqué la faillite du conseil après que la nouvelle d'une réclamation de 760 millions de livres sur l'égalité salariale a été divulguée. Le rapport affirme que ce chiffre a été divulgué prématurément et potentiellement surévalué, tandis que le rôle d'Oracle a été minimisé. Selon les auditeurs, l'absence d'un système comptable opérationnel rendait la réalisation d'un audit complet coûteuse et longue.

« Toute enquête ultérieure devrait poser des questions sérieuses sur les raisons pour lesquelles l'échec d'Oracle a été minimisé par la haute direction à l'époque ; et si cela était le résultat de l'intransigeance et de la mauvaise gestion, ou faisait partie d'une stratégie délibérée pour détourner le blâme, ou d'une autre raison », a déclaré le rapport. En réponse, John Cotton, président du conseil municipal de Birmingham, a fait valoir que les responsabilités sont partagées.

La mise en œuvre d’un système ERP (Enterprise Resource Planning) est souvent un processus complexe et coûteux pour les organisations. Le Conseil de la ville de Birmingham, au Royaume-Uni, en a fait l’expérience de manière douloureuse lorsqu’il a décidé d’adopter Oracle Fusion, un logiciel ERP réputé. Mais les choses ne se sont pas déroulées comme prévu, et le Conseil a dû prendre des mesures extraordinaires pour sauver le projet, des mesures fortement controversées.

Un simple projet ERP qui finit par ruiner l'un des plus grands conseils municipaux d'Europe

En septembre, le conseil municipal de Birmingham a émis un avis au titre de l'article 114, ce qui signifie en effet que le conseil se déclarait en faillite, et une enquête du Centre for Governance and Scrutiny a été lancée pour déterminer ce qui n'allait pas. Dans un rapport d'audit du conseil publié en avril 2024, le conseiller Fred Grindrod a expliqué que le comité d'audit avait été induit en erreur, citant la correspondance qui a suivi le rapport de novembre 2023 du Centre for Governance and Scrutiny. « Ce que cette chambre doit comprendre, c'est la gravité de la situation », a expliqué le conseiller dans le rapport d'audit.

Il a ajouté : « si la commission d'audit a été induite en erreur, alors chaque membre de cette chambre a été induit en erreur, un manquement au devoir de la part de certains de nos dirigeants, et c'est ce qui est arrivé à notre conseil ». Selon d'autres sources, des notes prises par un responsable du conseil soulignent des divergences dans le rapport du conseil au cabinet publié en juin 2023, révèlent les éléments clés du système Oracle qui ne fonctionnaient pas.

Selon le rapport du conseil, « certains éléments critiques d'Oracle ne fonctionnent pas de manière adéquate et cette défaillance a eu un impact principalement sur les opérations quotidiennes des finances et des ressources humaines », y compris le fait que les paiements qui devraient être automatiques étaient toujours effectués manuellement. C'est ce rapport qui a demandé les 46,5 millions de livres (58,7 millions de dollars) supplémentaires pour résoudre les problèmes urgents.

Les anomalies comprennent le fait que la faille dans la mise en œuvre du logiciel Oracle était connue avant même que le système ne soit mis en service en avril 2022. Les notes du gestionnaire montrent également que les dirigeants du conseil ont été invités à enquêter sur l'échec des communications entre la direction du programme, le comité de pilotage et les membres, pour savoir pourquoi l'équipe de direction ne semblait pas être au courant des problèmes liés à Oracle.

Mais le conseil a poursuivi la mise en œuvre de l'ERP Oracle bien qu'elle était consciente des défauts. En outre, les diapositives d'une présentation de mise en œuvre de l'ERP datant de 2019 révèlent que l'état de rapprochement bancaire d'Oracle ne gérait pas les fichiers bancaires mixtes débiteurs/non-débiteurs. La solution de contournement proposée nécessitait soit une intervention manuelle importante, soit une offre de plateforme en tant que service (PaaS) d'Evosys.

Evosys est le partenaire de mise en œuvre d'Oracle engagé par le conseil pour construire le nouveau système. Cela signifie que la connaissance du problème existait jusqu'à trois ans avant le déploiement. En novembre 2022, il a été rapporté que des personnes handicapées s'étaient retrouvées endettées à cause des problèmes informatiques. Le système empêchait les prélèvements automatiques d'être payés aux personnes ayant des demandes de prestations d'invalidité.

Cela affectait leur capacité à établir un budget et à prendre des décisions financières pour elles-mêmes. En fin de compte, un certain nombre de personnes se sont retrouvées endettées en essayant de payer leurs factures sans savoir que les prestations auxquelles elles avaient droit n'avaient jamais été versées. En avril 2024, il a été estimé que les processus manuels mis en œuvre par le conseil coûtaient au conseil environ 250 000 livres sterling par mois.

L’affaire du conseil municipal de Birmingham met en lumière les défis complexes auxquels sont confrontées les organisations lorsqu’elles implémentent des systèmes ERP. Elle souligne également l’importance de la planification minutieuse, de la gestion des risques et de la transparence dans de tels projets. Espérons que le conseil tirera des leçons de cette expérience pour garantir le succès futur de son système ERP.

Source : rapport d'audit (PDF)

Et vous ?

Quel est votre avis sur le sujet ?
Que pensez-vous du désastre financier auquel a abouti le projet ERP de la municipalité de Birmingham ?
Selon vous, pourquoi le conseil municipal de Birmingham a-t-il poursuivi le projet malgré les problèmes techniques relevés dès le départ ?
Que pensez-vous des nombreuses défaillances observées dans la gestion de ce projet ERP ? Quid des surcoûts ? Quelles leçons peut-on tirer de ce fiasco ?

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[Mathis Lucas]

Le système ERP Oracle bâclé du conseil municipal de Birmingham a attribué 2 milliards de livres sterling de transactions à la mauvaise année fiscale
laissant les employés corriger les erreurs manuellement

La mise en œuvre bâclée du logiciel Oracle Fusion par la municipalité de Birmingham continue de perturber la gestion financière et les opérations du conseil. Dans son dernier rapport au comité d'audit du conseil, le cabinet d'audit externe Grant Thornton a révélé que le système faisait des enregistrements comptables incorrectes. Les auditeurs ont constaté des risques importants dans la gestion de la trésorerie au cours des derniers exercices financiers, par exemple. Les allocations de trésorerie comptabilisées dans Oracle ont été enregistrées comme une transaction le même jour. La défaillance du système oblige les employés à corriger les erreurs manuellement.

« Si la transaction à laquelle elle se rapporte date de l'année précédente, cela signifie que l'enregistrement des liquidités se fait dans la mauvaise année et que les enregistrements comptables sont incorrects. Au cours de l'exercice 23/24, des transactions d'un montant de 2 milliards de livres sterling ont été comptabilisées dans la mauvaise année, ce qui a nécessité une correction manuelle », indique le rapport de Grant Thornton. Les audits successifs ont révélé que les coûts prévus pour le projet Oracle ERP sont passés d'environ 20 millions de livres sterling à environ 131 millions de livres sterling.

Malgré les avertissements rouges de sa revue de projet, le conseil municipal de Birmingham a mis en service le remplacement de son système financier SAP vieillissant, un logiciel personnalisé datant de 1999. Le système a été mis en service avec des modifications et des problèmes sont apparus. Le conseil municipal prévoit maintenant de remettre en œuvre une version « prête à l'emploi » d'Oracle, tout en faisant de son mieux pour réparer le système actuel.

Dans leur dernier rapport, les auditeurs ont souligné la difficulté de conserver les compétences et les connaissances relatives à la mise en œuvre initiale : « depuis le début du programme, il y a eu une rotation importante du personnel. Aucun des membres du personnel actuel n'a participé à la mise en œuvre initiale du programme. Le conseil se concentre actuellement sur la résolution des problèmes à venir plutôt que sur la résolution des problèmes antérieurs ».

Il ajoute : « le conseil municipal de Birmingham disposait d'une équipe importante pour soutenir SAP. La taille actuelle de l'équipe Oracle est en évolution, car [le conseil] n'est pas sûr de ce à quoi ressemble une solution Oracle stable et donc du type d'assistance dont il aurait besoin ». Les fonctions de sécurité et d'audit du système Oracle n'avaient pas été mises en œuvre initialement, ce qui l'a empêchée de détecter des fraudes potentielles pendant environ 18 mois.

Les pertes financières occasionnées par le projet ERP pourraient être bien plus importantes

Le conseil municipal de Birmingham prévoyait d'utiliser Oracle Cloud pour ses opérations financières et de ressources humaines, en vue d'un lancement en décembre 2020. Le projet consistait en la mise en service de la plateforme unique Oracle Fusion pour les finances, la paie, l'approvisionnement, les ressources humaines, la gestion de la chaîne d'approvisionnement et la gestion de la relation client en remplacement d'un système SAP introduit pour la première fois en 1997. La date d'achèvement initiale de 2020 a ensuite été reportée à avril 2022, ce qui n'a pas non plus été respecté. Le suivi du projet a été rendu difficile.

En fin de compte, le coût du projet ERP est passé d'une estimation initiale 19 millions de livres (24 millions de dollars) à 38 millions de livres (48 millions de dollars), et à la suite des nombreux problèmes persistants, le conseil a annoncé en juin 2023 qu'il devrait dépenser 46,5 millions de livres (58,7 millions de dollars) supplémentaires pour rectifier les problèmes rencontrés. Il s'est finalement retrouvé avec un coût prévisionnel de 131 millions de livres sterling, y compris la réimplémentation. Cette débâcle a révélé la mauvaise gestion désastreuse dont ont fait preuve les responsables et suscité de nombreuses questions.

Mais l'histoire ne s'arrête pas là. Un nouveau rapport de l'Audit Reform Lab (un collectif d'universitaires, de consultants et d'activistes) basé à l'université de Sheffield, en Angleterre, estime que le coût réel du désastre de la mise en œuvre du système Oracle devrait s'élever à 216,5 millions de livres jusqu'en avril 2026, car les plans de dépenses de la municipalité s'appuyaient sur les économies attendues du système ERP, qu'elle a ensuite annulé en raison des problèmes successifs.

Aucune des économies directes prévues n'a été réalisée et, en outre, en raison de l'incapacité à contrôler les budgets, un montant important d'économies plus larges a dû être passé par pertes et profits. Au total, 69 millions de livres sterling d'économies en 2023/24 ont été annulés, ainsi que d'autres économies non spécifiées dans les années à venir.

Bon nombre des processus internes et des connaissances tacites qui avaient été utilisés auparavant pour produire des résultats financiers se sont effondrés, ne fournissant pas des solutions simples qui auraient permis de résoudre des problèmes de ce type.

Mais encore, le rapport (commandé par les syndicats GMB, Unison et Unite) affirme également que les problèmes liés à la mise en œuvre n'ont pas été divulgués aux membres élus et au grand public pendant plus d'un an. Le rapport indique : « il apparaît que la défaillance généralisée du système informatique Oracle, et les coûts associés s'élevant à des centaines de millions de livres, n'ont pas été divulgués de manière adéquate aux structures démocratiques multipartites du Conseil pendant environ treize mois, entre avril 2022 et mai 2023 ». Les enquêtes se poursuivent à divers niveaux pour comprendre la situation.

Le rapport demande une enquête publique sur le désastre financier, qui a provoqué la faillite du conseil après que la nouvelle d'une réclamation de 760 millions de livres sur l'égalité salariale a été divulguée. Le rapport affirme que ce chiffre a été divulgué prématurément et potentiellement surévalué, tandis que le rôle d'Oracle a été minimisé. Selon les auditeurs, l'absence d'un système comptable opérationnel rendait la réalisation d'un audit complet coûteuse et longue.

« Toute enquête ultérieure devrait poser des questions sérieuses sur les raisons pour lesquelles l'échec d'Oracle a été minimisé par la haute direction à l'époque ; et si cela était le résultat de l'intransigeance et de la mauvaise gestion, ou faisait partie d'une stratégie délibérée pour détourner le blâme, ou d'une autre raison », a déclaré le rapport. En réponse, John Cotton, président du conseil municipal de Birmingham, a fait valoir que les responsabilités sont partagées.

La mise en œuvre d’un système ERP (Enterprise Resource Planning) est souvent un processus complexe et coûteux pour les organisations. Le Conseil de la ville de Birmingham, au Royaume-Uni, en a fait l’expérience de manière douloureuse lorsqu’il a décidé d’adopter Oracle Fusion, un logiciel ERP réputé. Mais les choses ne se sont pas déroulées comme prévu, et le Conseil a dû prendre des mesures extraordinaires pour sauver le projet, des mesures fortement controversées.

Un simple projet ERP qui finit par ruiner l'un des plus grands conseils municipaux d'Europe

En septembre, le conseil municipal de Birmingham a émis un avis au titre de l'article 114, ce qui signifie en effet que le conseil se déclarait en faillite, et une enquête du Centre for Governance and Scrutiny a été lancée pour déterminer ce qui n'allait pas. Dans un rapport d'audit du conseil publié en avril 2024, le conseiller Fred Grindrod a expliqué que le comité d'audit avait été induit en erreur, citant la correspondance qui a suivi le rapport de novembre 2023 du Centre for Governance and Scrutiny. « Ce que cette chambre doit comprendre, c'est la gravité de la situation », a expliqué le conseiller dans le rapport d'audit.

Il a ajouté : « si la commission d'audit a été induite en erreur, alors chaque membre de cette chambre a été induit en erreur, un manquement au devoir de la part de certains de nos dirigeants, et c'est ce qui est arrivé à notre conseil ». Selon d'autres sources, des notes prises par un responsable du conseil soulignent des divergences dans le rapport du conseil au cabinet publié en juin 2023, révèlent les éléments clés du système Oracle qui ne fonctionnaient pas.

Selon le rapport du conseil, « certains éléments critiques d'Oracle ne fonctionnent pas de manière adéquate et cette défaillance a eu un impact principalement sur les opérations quotidiennes des finances et des ressources humaines », y compris le fait que les paiements qui devraient être automatiques étaient toujours effectués manuellement. C'est ce rapport qui a demandé les 46,5 millions de livres (58,7 millions de dollars) supplémentaires pour résoudre les problèmes urgents.

Les anomalies comprennent le fait que la faille dans la mise en œuvre du logiciel Oracle était connue avant même que le système ne soit mis en service en avril 2022. Les notes du gestionnaire montrent également que les dirigeants du conseil ont été invités à enquêter sur l'échec des communications entre la direction du programme, le comité de pilotage et les membres, pour savoir pourquoi l'équipe de direction ne semblait pas être au courant des problèmes liés à Oracle.

Mais le conseil a poursuivi la mise en œuvre de l'ERP Oracle bien qu'elle était consciente des défauts. En outre, les diapositives d'une présentation de mise en œuvre de l'ERP datant de 2019 révèlent que l'état de rapprochement bancaire d'Oracle ne gérait pas les fichiers bancaires mixtes débiteurs/non-débiteurs. La solution de contournement proposée nécessitait soit une intervention manuelle importante, soit une offre de plateforme en tant que service (PaaS) d'Evosys.

Evosys est le partenaire de mise en œuvre d'Oracle engagé par le conseil pour construire le nouveau système. Cela signifie que la connaissance du problème existait jusqu'à trois ans avant le déploiement. En novembre 2022, il a été rapporté que des personnes handicapées s'étaient retrouvées endettées à cause des problèmes informatiques. Le système empêchait les prélèvements automatiques d'être payés aux personnes ayant des demandes de prestations d'invalidité.

Cela affectait leur capacité à établir un budget et à prendre des décisions financières pour elles-mêmes. En fin de compte, un certain nombre de personnes se sont retrouvées endettées en essayant de payer leurs factures sans savoir que les prestations auxquelles elles avaient droit n'avaient jamais été versées. En avril 2024, il a été estimé que les processus manuels mis en œuvre par le conseil coûtaient au conseil environ 250 000 livres sterling par mois.

L’affaire du conseil municipal de Birmingham met en lumière les défis complexes auxquels sont confrontées les organisations lorsqu’elles implémentent des systèmes ERP. Elle souligne également l’importance de la planification minutieuse, de la gestion des risques et de la transparence dans de tels projets. Espérons que le conseil tirera des leçons de cette expérience pour garantir le succès futur de son système ERP.

Source : rapport du cabinet d'audit Grant Thornton

Et vous ?

Quel est votre avis sur l'échec du système Oracle du conseil municipal de Birmingham ?
Comment expliquer les nombreuses irrégularités observées dans la mise en œuvre de ce projet ERP ?
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[marsupial]

Je suis cette affaire de très loin. Mais ne serait-il pas possible de s'assoir sur la facture et de développer une autre solution plus fiable ? Parce-que donner du travail en plus à des fonctionnaires avec des bourdes à 2 milliards n'est absolument pas l'objectif d'un logiciel quel qu'il soit. Je pense que Birmingham viendra par répondre par l'affirmative à ma question car, comme pour Louvois qui a été abandonné et refait from scratch, il y a trop de risques d'erreurs qui vont finir par devenir ingérables. Peut-être Birmingham a-t-il l'espoir de rattraper ce fiasco.

Toujours est-il qu'ils ont détecté une erreur de 2 milliards de livres car c'était flagrant et qu'ils ont laissé passer de plus petits montants. En tous cas, aucune confiance possible et donc coûteux à l'utilisation à terme.

[SQLpro]

Il s'agit juste d'une erreur d'imputation comptable, comme si vous aviez mis votre argent sur votre compte épargne au lieu du compte courant. Il n'y a donc pas eu de perte financière nette à cause de cette erreur. Mais c'est très révélateur de la mauvaise qualité général du code Oracle... Et cela dure maintenant depuis près de 2 décennies !

A +

[AaâÂäÄàAaâÂäÄàAaâÂäÄ]

Il s'agit juste d'une erreur d'imputation comptable, comme si vous aviez mis votre argent sur votre compte épargne au lieu du compte courant. Il n'y a donc pas eu de perte financière nette à cause de cette erreur. Mais c'est très révélateur de la mauvaise qualité général du code Oracle... Et cela dure maintenant depuis près de 2 décennies !

Ça me rappelle mes début avec Oracle 8i où l'outil pour configurer le listener ne marchait pas (dixit le support)...