Discussion :

[512banque]

Bonjour à tous,

J'aimerais gérer le suivi client/contacts de mon entreprise sous Access.

J'ai commencé à faire une base Access qui consistait au départ en une sorte de "gros répertoire" puis qui commence à s'améliorer pour consister en de la gestion de trésorerie basique.

J'ai ma table t01_contacts qui recense tous les contacts (dont les clients).
J'ai ma table t02_échanges qui recence toutes les actions planifiées, avec leur échéance, leur statut (réalisé ou non) ainsi qu'à qui incombe la responsabilité (client ou notre entreprise).

Cela permet de faire d'une pierre 2 coups : en une requête je sais toutes les actions que je dois réaliser vis-à-vis du contact, et toutes celles qu'il doit réaliser (envoi de courrier par ex).

Le point délicat réside dans le fait que la procédure de suivi client est toujours la même, et grâce à ma base actuelle, elle sera gérée "manuellement" : la secrétaire regarde le détail des échanges avec le client, jette un oeil à sa procédure et programme une action "relance" dans 1 semaine par exemple. Puis une fois qu'elle reçoit le document, elle programme une action "remerciement" manuellement. Et ce ne sont que deux exemples parmi d'autres, il y a également le suivi mensuel pour expliquer l'état d'avancée du projet, le mail de suivi client qui est envoyé 1 mois après la fin du projet, etc.

Mon souci est donc le suivant : comment déclencher des actions automatiquement ?

J'ai pensé à cette formule, mais je n'arrive pas à la mettre en oeuvre : je rajoute un champ "action-reference" dans la table t02_échanges, et lorsque je crée une action pour le contact (par ex: il nous a réglé l'intégralité des fonds), j'insère une référence (ex : PAIEMNT-TOTAL) dans le champ "action-clé". Ensuite, avec une requête mise à jour, j'insère une action répondant à des modalités précises en fonction de la référence qu'il trouve dans le champ action-clé. En l'occurence, s'il trouve PAIEMNT-TOTAL, il ajoute une nouvelle action nous incombant consistant à envoyer un courrier de remerciement dans 1 semaine.

Le souci que j'ai est que si je lance cette requête, elle risque d'ajouter l'action de remerciement à chaque fois, alors que j'aurai déjà envoyé mon courrier correspondant à PAIEMNT-TOTAL.

Je me suis donc dit : pourquoi ne pas rajouter un champ "traité" de type oui/non pour les actions ? Ensuite, lorsque la requete MAJ est exécutée, elle sélectionne toutes les actions ayant un champ "référence" non vide et la valeur "traité" égale à non, et qu'elle ajoute automatiquement les actions, elle met à jour ce champ en traité=oui.

Mon souci, purement et simplement, est que je ne sais absolument pas comment mettre en oeuvre la solution que j'ai trouvée.



Merci à vous pour votre aide.

[bernardmichel]

A mon avis, les champs oui/non peuvent représenter une bonne solution. Une autre alternative, plus souple serait d'insérer un champ "Date" qui, en fonction de la prestation fournie, s'incrémente de 2,5,7 ou x jours.
Chaque prestation serait répertoriée dans une table et dans cette table, j'ajouterais deux champs :
DélaiDeRelance (X jours)
ActionAMener(action-reference selon une liste déroulante.. référençant les diverses action à mener)

Ce "DélaiDeRelance" et cette "ActionAMener" seront récupérables dans une requête lancée soit sur commande manuelle, soit à l'ouverture de ton application.

Tu auras ainsi une automatisation du suivi de tes clients.

A+

Bernard.

[512banque]

Merci pour la réponse.

Donc si je résume,

Je garde ma table classique T02_echanges, et je liste toutes les actions-types dans une nouvelle table T03_actions_standard avec
id_action
reference_action
delai_action
action_a_mener

?

Ou bien je rajoute deux champs à T02_echanges existante, qui seraient :
delai_action
action_a_mener
?

Merci

[bernardmichel]

Pour réaliser ce type de suivi, je me baserais sur les tables suivantes :
1. tblClients (à l'image de t01_Contacts)
2. tblPrestations (Description exhaustive de toutes les composantes de chaque prestation)
3. tblActions (la troisième table que tu proposes dans ton dernier post)
4. tblEchanges :
........Id_Echange (NuméroAuto)
........Id_Client(Numérique Entier Long)
........Id_Action(Numérique Entier Long)
........Date
........Traité(Oui/Non)
........ ... puis les autres champs (intitulé, commentaire, etc...)

Ainsi, tu récupères dans un combobox (liste déroulante) le contenu de ta table "tblActions" que tu rattaches à "Id_Action"

J'espère avoir été clair dans mon explication ... ?