Discussion :

[kitou71]

Bonjour à tous,

Je suis nouvelle sur ce forum. Je fais appel à vous car je tourne en rond depuis plusieurs jours. Voici mon pb: j'assume un secrétariat et dois gérer la liste des contacts de ma hiérarchie. Pour ce faire j'ai créé une base "contacts" dans access. Dans cette base, j'ai créé une table "contacts" qui contient tous les champs me permettant de saisir les informations multiples concernant chacun des contacts avec lesquels nous travaillons (nom, prénom, coordonnées tph, mail, adresse, assistant et ses coordonnées, etc...).
Figurent également dans cette table les champs concernant les réceptions auxquelles sont conviés ces contacts. J'ai donc intégré:
- un champ "rubrique" (qui correspond aux secteurs professionnels auxquels sont rattachés les contacts, sachant qu'un contact peut apparaitre dans plusieurs rubriques, les rubriques ont un ordre protocolaire bien précis je les ai numérotées afin que cet ordre soit apaprent),
- un champ "ordre protocolaire" qui correspond à la place protocolaire ou hiérarchique de chaque contact dans chaque rubrique.
- ainsi que des champs qui me permettront de sélectionner qui est est invité à quelle réception, seul ou accompagné, tenue, lieu de la réception, etc...

Voici mon pb: ma hiérarchie me demande à chaque réception d'éditer sous format papier pour elle, et de diffuser par mail sous un format aisément accessible pour les collaborateurs. Or la plupart d'entre eux n'ont accès qu'à excel.

J'ai donc envisagé de créer un document excel à partir de ma requête "liste d'invités". Ce document me permettrait de diffuser les listes aisément, des les imprimer également aisément. Mon pb est que malgré tous mes essais, je ne suis pas parvenue à établir un fichier excel qui me permette de saisir des modifications indifféremment à partir de excel et/ou de la base access via la requête "liste d'invités" ou directement via la table "contacts". "contacts" et "liste d'invités" acceptent et enregistrent sans pbs les modifications effectuées indifféremment dans l'une ou l'autre, ce qui est logique. par contre, cela ne fonctionne pas avec le document excel. J'ai créé ce dernier de la manière suivante: j'ai exporté le résultat de ma requête "liste d'invités", vers excel, puis à partir du nouveau document excel ainsi créé, ai créé un lien avec la rubrique "liste d'invité", pensant qu'ainsi je pourrai indifféremment saisir les modifications à partir d'excel ou d'access. mais cela ne fonctionne ni dans un sens, ni dans l'autre. J'ai appris à utiliser ces deux logiciels en tatonnant, j'ai donc d'immenses lacunes. Merci à ceux qui en auront le temps de m'aider à régler ce problème. Je vais avoir besoin d'éditer la liste dès la semaine prochaine...

par ailleurs, une fois que j'aurai résolu le pb de la liaison, l'existence de celle-ci posera-t-elle un pb lorsque j'enverrai le fichier excel par mail à mes collègues? Si ceux-ci effectuent des mises à jours sur la copie qu'ils auront reçu, je présume que n'ayant pas accès à mon fichier, cela ne modifiera pas le mien???

Merci d'avance à ceux qui pourront me guider de la façon la plus simple possible, je vous l'ai dit, je suis novice!!

Kitou71

[jj4822]

Bonjour.

Selon moi, une fois que le fichier excel existe, il faut, dans Access faire un lien vers le fichier Excel. Il est alors possible de modifier dans Excel ou dans Access sans probleme.
Par contre, les liens entre tables dans Access ne sont pas possible a faire dans Excel. Si une modification doit etre faite dans toutes les tables, soit on le fait dans chaque fichier excel separement soit on le fait exclusivement dans Access.

Pour la creation de la table liee, ca se passe lors de la creation de la table par import avec liaison. On a alors le choix entre importer une table d'un autre fichier Access, une feuille d'un fichier Excel etc.

J'espere avoir repondu a la question.

Cdlt

[Jeannot45]

et bienvenue

Beaucoup de questions dans un seul post (Ce qui n'est pas tout à fait dans les règles)

Je crois, à la lecture de ton problème que tu n'utilises qu'une seule table. Il se peut qu'une même information peut être utiliser par plusieurs autres.

J'ai appris à utiliser ces deux logiciels en tatonnant, j'ai donc d'immenses lacunes. Merci à ceux qui en auront le temps de m'aider à régler ce problème.

Afin de construire au mieux et partir sur de bonnes bases pour la suite, je te conseille la lecture de deux tutos très importants :Conception
Requetes et relation

Je vais avoir besoin d'éditer la liste dès la semaine prochaine...

Alors là faudra faire très vite

par ailleurs, une fois que j'aurai résolu le pb de la liaison, l'existence de celle-ci posera-t-elle un pb lorsque j'enverrai le fichier excel par mail à mes collègues? Si ceux-ci effectuent des mises à jours sur la copie qu'ils auront reçu, je présume que n'ayant pas accès à mon fichier, cela ne modifiera pas le mien???

Pour ce problème là, si tu souhaites que plusieurs personnes interviennent dans la base, tu devras aborder les problèmes de la mise en place de la base en réseau et tous les problèmes de sécurité y découlant

Bonne lecture et reviens vers nous si tu as de nouveau soucis.

Bon courage

[kitou71]

Selon moi, une fois que le fichier excel existe, il faut, dans Access faire un lien vers le fichier Excel. Il est alors possible de modifier dans Excel ou dans Access sans probleme.

merci d'avoir répondu si vite. J'ai déjà tenté de créer le lien de access vers excel. mais lorsque je fais des essais de modifications dans l'un, l'autre ne les prend pas...

[kitou71]

oui merci de ta réponse détaillée, et mille excuses pour avoir poser trop de questions en un seul post!!

Je suis déjà allée sur les tutos et vais tenter de les utiliser mais les codes, macros, etc me semblent quelque peu compliqués à mettre en place vu mon niveau débutant, et surtout en si peu de temps, c'est pour cela que je tentais de voir s'il n'existe pas une solution plus simple, vu que l'utilisation des fonctions "lier" ne veut pas fonctionner entre mon document excell et ma table d'origine...

[pier.antoine]

Bonjour.

Je pense qu'il est urgent de prendre son temps, de se poser, de mettre à plat ce qu'on veut, de voir ce qui est à faire en premier lieu.

Il faut partir d'une base propre et nette, et ensuite l'habiller, l'améliorer (des formulaires, des états, des interactions avec d'autres applications, une mise en réseau...)
Tous les à-côtés ne serviront à rien si la base est bancale au départ.

Or, à lire le premier message je rejoinds Jeannot45 : il y a un souci de conception quand je lis

Figurent également dans cette table les champs concernant les réceptions auxquelles sont conviés ces contacts. J'ai donc intégré:
- un champ "rubrique" (qui correspond aux secteurs professionnels auxquels sont rattachés les contacts, sachant qu'un contact peut apparaitre dans plusieurs rubriques, les rubriques ont un ordre protocolaire bien précis je les ai numérotées afin que cet ordre soit apaprent),
- un champ "ordre protocolaire" qui correspond à la place protocolaire ou hiérarchique de chaque contact dans chaque rubrique.
- ainsi que des champs qui me permettront de sélectionner qui est est invité à quelle réception, seul ou accompagné, tenue, lieu de la réception, etc...

C'est du relationnel, avec des liaisons, 1 à plusieurs, plusieurs à plusieurs...
bref plusieurs tables en perspectives.

Commençons par le début : définir vos besoins de base de données avec toutes les informations qu'il y faudrait intégrer.

L'utilisation d'excel, la mise en réseau, ce sera pour plus tard.

Pierre

[kitou71]

Je m'en suis rendue compte depuis hier et j'ai tenté de réfléchir à cela. Ce qu'il me faut c'est:

1/ une table qui contiendrait les informations générales concernant chacun des contacts (nom, prénom, fonction, organisme, adresse, coordonnées téléphoniques et mail, coordonnées du secrétariat éventuel, etc.). Cette table me permettra d'établir ensuite via des requêtes, des listes par organismes.

2/ une ou plusieurs autres tables qui ne concerneraient que la gestion des réceptions:
- nom, prénom; fonction et organisme des contacts invités
- des champs concernant les réceptions elles mêmes (type de réception, bouton invité/pas invité, accompagné / non accompagné, lieu de la réception, tenue, etc...)

Je dois pouvoir éditer une liste générale d'invités, qui servirait de "vivier" pour le choix des invités selon les réceptions. Je dois également pouvoir, lorsqu'une réception est déterminée et que je détiens tous les éléments la concernant, éditer une liste qui ne fera apparaitre que les contacts invités à cette dernière.

Une fois que tout cela sera en place, je voudrais pouvoir transmettre, selon les besoins, les listes d'invités à ma hiérarchie, sous format excell, par mail.

Cela vous semble plus "structuré"? Comment puis-je faire?

Merci des précieux conseils que vous pourrez me donner.

Kitou

[f-leb]

modélisons, modélisons... (voir tuto proposés plus haut)

Pour ce faire j'ai créé une base "contacts" dans access. Dans cette base, j'ai créé une table "contacts" qui contient tous les champs me permettant de saisir les informations multiples concernant chacun des contacts avec lesquels nous travaillons (nom, prénom, coordonnées tph, mail, adresse, assistant et ses coordonnées, etc...).
Figurent également dans cette table les champs concernant les réceptions auxquelles sont conviés ces contacts. J'ai donc intégré:
- un champ "rubrique" (qui correspond aux secteurs professionnels auxquels sont rattachés les contacts, sachant qu'un contact peut apparaitre dans plusieurs rubriques, les rubriques ont un ordre protocolaire bien précis je les ai numérotées afin que cet ordre soit apaprent),
- un champ "ordre protocolaire" qui correspond à la place protocolaire ou hiérarchique de chaque contact dans chaque rubrique.
- ainsi que des champs qui me permettront de sélectionner qui est est invité à quelle réception, seul ou accompagné, tenue, lieu de la réception, etc...

CONTACT----rattacher(ordreprotocolaire)----RUBRIQUE

CONTACT-----inviter-----RECEPTION

En plus des tables CONTACT, RUBRIQUE, RECEPTION tu auras les tables de jonction Rattacher(#idContact,#idRubrique, ordreprotocolaire,...)

puis inviter(#idContact, #idReception,...accompagné,..)

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

1
2
3
4
5
Inviter:
idcontact     idReception ......
   1                 1
   1                 2
   2                 1 etc...

le contact 1 est invité aux réceptions 1 et 2.
le contact 2 est aussi invité à la réception 1 etc...

voilà de quoi démarrer

c'est en modélisant qu'on devient euhhh...

[kitou71]

merci de ces explications. Je vais essayer.... et reviendrai vers le forum...

[kitou71]

Bonsoir à tous,

J'ai tenté de travailler toute la journée sur la création de ma base, en suivant vos conseils.Je vous donne le résultat de mes reflexions. J'espère que vous continuerez à me guider dans l'élaboration de cette base....

J'ai peaufiné la reflexion sur mes besoins: il me faut une base qui me permette à la fois de:
1/ détenir une liste à jour des contacts réguliers de ma hiérarchie, avec leurs coordonnées professionnelles (tph, mail, adresse, fax...) et personnelles (situation familiale, adresse dom, tph dom, etc...). Notez qu'il arrive qu'un contact ait plusieurs activités et donc travaille dans plusieurs organismes.

2/ pouvoir établir, à la demande, des listes d'invités lorsque des réceptions sont envisagées.
j'ai besoin d'une liste "générale d'invités" (ces invités sont par définition tous dans la liste des contacts) qui servira de vivier pour établir les listes concernant chaque réception en particulier. Cette liste générale doit, à la demande de mon boss, se présenter sous forme de rubriques hiérachisées, dont la hiérarchie peut évoluer d'une année sur l'autre en fonction de l'actualité du moment au sein de la boite. J'avais numéroté les rubriques pour qu'elles apparaissent dans l'autre que je voulais.
Dans chaque rubrique, les invités apparaissent également dans un ordre hiérarchique défini.
Certains invités peuvent apparaitre dans plusieurs rubriques, mais ils ne seront bien entendu invités qu'une fois. J'avais créé une numérotation unique pour à chaque invité.

Au final, voici ce que j'ai imaginé aujourd'hui, en tentant de suivre vos conseils de "dissociation" des données:

1/ une table contenant les informations professionnelles des contacts (id contact, nom, prénom, date de début et fin de mission, coordonnées, fonctions, organismes...)

1/ une table contenant les informations générales des organismes (id organisme, nom organisme, adresse, sdt, courriel générique, etc.)

1/ une table contenant les informations concernant le secrétariat de chq contact (id contact, nom de la secrétaire, tph, mail, etc)

1/ une table contenant les informations personnelles des contacts (id contact, adresse perso, tph person, etc.)

1/ une table contenant les informations concernant les conjoints des contacts (id contact, nom et prénom du conjoint, activité(s), coordonnées, etc)

Puis les tables concernant plus particulièrement la gestion des invitations, mais là je crois que je cafouille encore, je ne suis pas bien parvenue à définir comment obtenir ce dont j'ai besoin.

1/ une table contenant la liste des rubriques (pour les listes d'invités): chaque rubrique n'apparait donc qu'une fois (id rubrique, nom de la rubrique)

1/ une table concernant ce que j'ai appelé l'ordre protocolaire (le numéro hiérarchique que j'ai attribué à chaque contact qui apparait sur mes listes d'invités: tous les contacts n'ont donc pas un tel numéro, car tous ne sont pas inscrits sur les listes d'invités): (id contact, id rubrique, n°ordre protocolaire)

1/ une table concernant les réceptions: id réception, date, lieu, type de réception, tenue exigée, etcc...

1/ une table contenant les listes d'invités par rubrique pour une réception déterminée: id contact, id rubrique, id réception, case à cocher invité (oui/non)

Reste maintenant à organiser tout cela via des liaisons. J'ai tenté mais me suis emmêlée les pinceaux...

Si vous pouviez me guider dans le choix des liaisons, car j'ai beau essayer, malgré le tuto trouvé sur le site, j'ai du mal à comprendre comment choisir tel ou tel type de liaison, et du coup, çà ne fonctionne pas...

Merci d'avance à ceux qui pourront m'aider!!

Kitou

[f-leb]

Code :

Sélectionner tout - Visualiser dans une fenêtre à part

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                   -----------inviter(ordreprotocolaire)-----RECEPTION
                   |
|----------------| |                      |------rattacher----RUBRIQUE
|                | |                      |
|               CONTACT-------être---PROFESSIONNEL----employer---ORGANISME
|                | |                                                |
|-être conjoint--| |                                                |
                   |-------habiter-----ADRESSE-----situer-----------|
 
f-leb

très joli schéma, me suis bien emm.... à le dessiner

j'ai pas bien compris cette histoire d'ordre protocolaire.

[pier.antoine]

Bonjour.

Dans un premier temps, je pense qu'il faut se cantonner au problème des invitations, traiter ce qui concerne la relation entre les contacts et les réunions.

Tous ce qui concerne les contacts est intéressant, mais un peu accessoire. Sauf l'ordre protocolaire.

Si j'ai bien compris, quand on est invité à une réunion, on a un numéro d'ordre. Le but est d'arriver à une liste de contacts qui peuvent être invités, mais avec des priorités. D'abord ceux qu'il faut absolument invité, à la fin ceux qu'on invite pour boucher les trous.

La question est donc de savoir si cet ordre de priorité est fonction du contact.... ou de la réception.
Soit on l'intègre dans la table contact, soit dans celle que f-leb a nommer "inviter".

J'aurais tendance à pencher pour le second choix.

Pierre

[kitou71]

merci tout d'abord à vous deux de vous pencher sur mon pb!!!

1/ pour répondre à f-leb: a/s ordre protocolaire: en fait, je travaille dans une administration et les contacts que nous avons sont souvent de haut niveau (ministres, diplomates, chefs d'entreprises, etc...). Il y a donc un ordre protocolaire et/ou hiérarchique à respecter, pour ce qui est de la présentation des listes d'invités aux évènements que je dois délivrer à ma hiérarchie. Cela facilite les vérifications et effectivement, comme le dit Pier Antoine la priorité des contacts à inviter en fonction des évènements.

pardon de mon ignorance a/s lecture de ton tableau: je ne suis pas une spécialiste des schémas et ai donc du mal à comprendre: peux-tu m'en expliquer la lecture?? Et pour les liaisons, quelles propriétés choisir???

2/ pour Pier Antoine: en ce qui concerne l'ordre protocolaire, j'ai répondu en supra: il est lié à la fonction de chaque contact (ex: un chef d'entreprise apparaitra, dans la liste concernant son entreprise, avant son direction de l'administration ou son comptable).

Merci des compléments d'explications que vous pourrez me donner.

Kitou

[pier.antoine]

Re

Bien reçu pour l'ordre "protocole".
Et ces précisions me laissent penser que l'ordre protocolaire dépend, de la fonction ET de l'évènement.

Là, à brûle pourpoint je ne vois pas comment le régler.

Ce qu'il faudrait faire, c'est détaillé toutes les étapes de la réflexion qui amène à dire que l'ordre protocolaire de tel contact est X.

Pierre

[kitou71]

non parce que l'importance protocolaire est surtout utile pour la présentation des listes d'invités.

Les listes doivent être présentées ainsi:

rubriques: elles ont un ordre "protocolaire ou hiérarchique" défini:

ex de rubriques classées dans l'ordre souhaité:
00-présidence de la république
01-membres du gouvernement (= ministres)
02-membres du sénat
etc.

Puis dans chaque rubrique, les contacts invités ont un ordre protocolaire qui correspond à leur place dans la hiérarchie de l'organisme.

Ex:
rubrique 02 - sénat
n°ordre des contacts invités:
02-01 : président du sénat
02-02: directeur de cabinet
02-03: chef du protocole
etc.

La numérotation correspondant à la place de l'individu dans la hiéarchie ne bouge pas suivant les évènements:

ex: si lors d'une réception, certains ministres sont invités ainsi que cdertains de leurs collaborateurs, la liste se présentera ainsi

rubrique par ministère puis invités suivant leur place hiérarchique au sein du ministère

si lors d'un autre évènement, seuls certains conseillers sont invités, ils apparaitront dans la liste sous la rubrique de leur ministère de rattachement , suivant leur numéro d'ordre protocolaire. Ce numéro est attribué à la fonction et peut donc correspondre à des individus différents au fil du temps au gré des mutations des personnels concernés...

Ai-je été plus claire?

Kitou

[kitou71]

En y réfléchissant bien, je me demande si en fait, ce qui me pose pb ce ne sont pas plutôt les formules qui me permettront de faire le lien entre les différentes tables. Je m'explique:

un évènement X est organisé à une date précise. Disons que son Id unique sera le 01/2009. Je complète les champs de la table concernant les réceptions: date, lieu, motif, etc..

Il me faut ensuite pouvoir établir la liste des contacts invités à cet évènement X. Comment faire pour sélectionner les intéressés et les faire apparaitre sur une seule liste?

De plus, je dois présenter cette liste dans l'ordre hiérarchique des rubriques puis des numéros protocolaires (cf mon explication dans mon post précédent). Comment faire pour que tout cela apparaisse au final sur une liste faisant apparaitre rubriques, puis invités par ordre protocolaire dans chaque rubrique?

Comment faire également pour éditer une liste générale d'invités potentiels, sans enregistrer d'évènement précis??

J'espère que cela vous parait plus clair.

Kitou

[f-leb]

bonsoir,

En effet tu as beaucoup de problèmes et peu de temps. Je doute qu’on puisse résoudre tout ça d’ici Lundi. Tes données sont en plus hyper-sensibles, il ne faudrait pas se tromper dans le protocole lors de la réception chez l’ambassadeur (surtout s’il y a des ferrero rocher).

Néanmoins,

ex de rubriques classées dans l'ordre souhaité:
00-présidence de la république

La république est en jeu

Seulement cette seule histoire d’ordre protocolaire pourrait déjà faire l’objet d’une discussion acharnée.

De ce que je lis, un ordre protocolaire est relatif à une fonction dans un organisme :

rubriques: elles ont un ordre "protocolaire ou hiérarchique" défini:

ex de rubriques classées dans l'ordre souhaité:
00-présidence de la république
01-membres du gouvernement (= ministres)
02-membres du sénat
etc.

Puis dans chaque rubrique, les contacts invités ont un ordre protocolaire qui correspond à leur place dans la hiérarchie de l'organisme.

Ex:
rubrique 02 - sénat
n°ordre des contacts invités:
02-01 : président du sénat
02-02: directeur de cabinet
02-03: chef du protocole
etc.

On pourrait codifier l’ordre en additionnant 200+2=202 (200 pour l’organisme et 2 pour le rang dans l’organisme) et créer une table :
ORDREPROTOCOLAIRE(#idFonction,# idOrganisme, CodeOrdre) référençant les tables FONCTION et ORGANISME.

Un contact pouvant exercer plusieurs fonctions dans différents organismes :
EXERCER(#idContact, #idFonction, #idOrganisme) référençant ORDREPROTOCOLAIRE et CONTACT.

Un contact pouvant être invité à différentes réceptions et une réception pouvant recevoir plusieurs invités :
INVITER(#idContact,#idReception, CodeOrdreInvité)

Un traitement devra déterminer CodeOrdreInvité à partir du codeOrdre si le contact exerce au moins une fonction.
(Un contact pouvant cumuler différents postes dans plusieurs organismes, quel est l’ordre protocolaire à retenir dans CodeOrdreInvité lors d’une réception ? Le plus élevé dans la hiérarchie ? )

Pour l’invité VIP pique-assiette de passage (un ancien président de la république par exemple), tu mettras le CodeOrdreInvité conforme au protocole.

J’aurais bien d’autres choses à dire (comme cette histoire de conjoint qui en cas d'erreur dans la modélisation de la B.D pourrait priver la réception de la présence de Carla B.S attention à l'incident diplomatique) mais il se fait tard …

[kitou71]

Merci pour ton message. Je vais y regarder de plus près dès demain!! Quand à la Présidence, c'était un exemple, je bosse pour une petite entreprise! C'était pour pimenter un peu plus l'exemple!! Mais le pb d'ordre protocolaire reste entier, puisque je dois tout de même "classer" les invités suivant leur ordre d'importance pour ma boite et suivant leur place dans leur propre boite. Je vois çà et te recontacte dès que j'ai pu y réfléchir tranquillement! Merci encore et bonne fin de soirée!
Kitou

[kitou71]

Bonjour !
Je me suis penchée sur ton dernier message. Pour les délais, j’ai fait du « bidouillage » en attendant (table avec doublons suivant le nombre d’apparition d’un même contact dans la liste générale des invités, avec changement des rubriques)

Si j’ai bien compris il faudra créer 6 tables :

1/ table CONTACTS : id contact, nom, prénom , …+ les infos sur le contact (coordonnées, secrétariat, etc.). Faut-il également y intégrer un champ / fonction exercée (quand il y en a plusieurs) et un champ par organisme ??

2/ table FONCTION : id fonction, descriptif des fonctions, je suppose également id contact, nom, prénom. ?? Autres champs ???

3/ table ORGANISME : id organisme, nom organisme, + champs infos sur organisme ??? (adresse, standard, etc… )

4/ table ORDRE PROTOCOLAIRE : id fonction, id organisme, code ordre (codification par adjonction de id organisme et numéro de rang du ct dans l’organisme). Autres champs ??

5/ table EXERCER : id contact, id fonction, id organisme. Autres champs ???

6/ table INVITER : id contact, id réception, code ordre invité (déterminé par un « traitement » ( ???)), autres champs ???

- Que devient alors la table RUBRIQUES (id rubrique, rubrique), dont j’ai besoin pour l’édition des listes ??

- Que devient la table RECEPTIONS : id réception, champs infos concernant réceptions (date, lieu, tenue, etc…) ???

- Dans ton message, que veux-tu dire par « reférençant » ???

[f-leb]

bjour,

...Quand à la Présidence, c'était un exemple, je bosse pour une petite entreprise! C'était pour pimenter un peu plus l'exemple!!

chuis très déçu là

rapidement (boulot,boulot...)

INVITER(#idContact,#idReception, CodeOrdreInvité)

clé primaire soulignée (ici sur 2 champs)
clé étrangère précédée d'un #.

La clé étrangère #idContact de la table INVITER référence la clé primaire idContact de la table CONTACT(idContact, nomContact,....) etc...

dans la fenêtre des relations access:

CONTACT-1--------∞-INVITER-∞-------1-RECEPTION